Rechnung stellen als Selbstständiger in der Schweiz: der komplette (und aktuelle) Leitfaden

Das müssen Sie wissen, bevor Sie Ihre erste Rechnung in der Schweiz erstellen.

1. Sie dürfen ab dem Start Ihrer Tätigkeit Rechnungen stellen, auch ohne MwSt-Nummer. Der Status als Selbstständiger mit Einzelfirma wird bei Ihrer kantonalen AHV-Ausgleichskasse angemeldet.

2. Unter 100'000 CHF Jahresumsatz sind Sie nicht MwSt-pflichtig und stellen Rechnungen ohne MwSt.

3. Eine Schweizer Rechnung hat Pflichtangaben: Ihre Angaben, jene des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Datum, die genaue Beschreibung der Leistung, den Gesamtbetrag in CHF und ein Zahlungsmittel.

4. Die QR-Rechnung ist seit dem 30. September 2022 der geltende Zahlungsstandard in der Schweiz und ersetzt die alten Einzahlungsscheine.

5. Sie müssen alle Ihre Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren (in Papierform oder elektronisch).

Ja. Sobald Sie eine selbstständige Tätigkeit (Einzelfirma) ausüben, dürfen Sie Ihren Kunden Rechnungen ausstellen, egal ob es sich um Privatpersonen oder Unternehmen handelt.

Um als Selbstständiger anerkannt zu werden, müssen Sie sich einer AHV-Ausgleichskasse Ihres Kantons anschliessen (zum Beispiel der OCAS in Genf). Diese Kasse bestätigt Ihren Status und erhebt Ihre AHV/IV/EO-Beiträge. Dieser Schritt erfolgt ab dem effektiven Start der Tätigkeit.

Der Eintrag ins Handelsregister ist für eine Einzelfirma erst ab 100'000 CHF Jahresumsatz obligatorisch. Darunter bleibt er freiwillig. Bei diesem Eintrag wird Ihnen die UID-Nummer (Format CHE-XXX.XXX.XXX) zugeteilt.

In der Schweiz gibt es keinen Status als Kleinunternehmer wie in Frankreich: Das Pendant ist der Selbstständige mit Einzelfirma.

Eine gültige Schweizer Rechnung muss eine Reihe genauer Angaben enthalten, die sich auf das Obligationenrecht (OR) und das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) stützen.

Seitens Aussteller: Ihr Name oder Ihre Firma, Ihre vollständige Adresse und Ihre UID-Nummer im Format CHE-XXX.XXX.XXX, sofern Sie im Handelsregister eingetragen sind.

Seitens Kunde: sein Name (oder seine Firma) und seine Adresse.

Seitens Rechnung: ein Ausstellungsdatum, eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer, die genaue Beschreibung der Leistung (Menge, Einzelpreis), der Gesamtbetrag in CHF und die Zahlungsmodalitäten (IBAN und QR-Rechnung).

Wenn Sie MwSt-pflichtig sind, müssen Sie zusätzlich Ihre MwSt-Nummer im Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST (oder TVA), den angewendeten Satz und den vom Nettobetrag getrennt ausgewiesenen MwSt-Betrag aufführen.

Das hängt ganz von Ihrem Umsatz ab. Die Schwelle für die MwSt-Pflicht in der Schweiz liegt bei 100'000 CHF weltweitem Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen. Darunter sind Sie nicht pflichtig und stellen Rechnungen ohne MwSt. Darüber müssen Sie sich registrieren und die MwSt in Rechnung stellen. Diese Schwelle gilt auch 2026. Quelle: Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV/AFC).

Achtung beim Timing: Die MwSt-Pflicht beginnt, sobald absehbar ist, dass Sie in den kommenden 12 Monaten 100'000 CHF erreichen werden. Sie müssen nicht warten, bis Sie die Schwelle überschritten haben.

Die 2026 geltenden Schweizer MwSt-Sätze sind: 8,1 % (Normalsatz), 2,6 % (reduzierter Satz für Lebensmittel, Bücher, Medikamente) und 3,8 % (Sondersatz Beherbergung). Diese Sätze gelten heute für Ihre Rechnungen.

Eine Erhöhung zur Finanzierung der 13. AHV-Rente wurde vom Parlament beschlossen (Normalsatz auf 8,5 %, Beherbergung auf 4,0 %, der reduzierte Satz bleibt bei 2,6 %), aber sie ist nicht definitiv: Sie muss am 29. November 2026 noch dem Volk vorgelegt werden und würde erst 2028 in Kraft treten. Klar gesagt: Für Ihre Rechnungen 2026 ändert sich nichts.

Das ist einfach: Sie verrechnen den Betrag Ihrer Leistung, ohne MwSt hinzuzufügen, und Sie geben keine MwSt-Nummer an.

Um jede Verwirrung zu vermeiden (insbesondere bei einem geschäftlichen Kunden, der sich fragen würde, warum es keine MwSt zum Zurückfordern gibt), empfiehlt es sich, einen klaren Hinweis auf der Rechnung anzubringen, zum Beispiel: „MwSt nicht anwendbar – Unternehmen nicht MwSt-pflichtig".

Dieser Hinweis zeigt dem Kunden, dass er auf dieser Rechnung keine MwSt abziehen kann, was normal ist, da Sie sie nicht in Rechnung stellen. Solange Ihr Umsatz unter 100'000 CHF bleibt, ist Ihre Rechnung ohne MwSt einwandfrei konform.

Gut zu wissen: Auch wenn Sie nicht pflichtig sind, können Sie sich freiwillig der MwSt unterstellen, wenn Ihnen das nützt (zum Beispiel um die MwSt auf Ihren Einkäufen zurückzufordern).

Die QR-Rechnung ist seit dem 30. September 2022 der geltende Zahlungsstandard in der Schweiz. Die alten orangen (BVR/ESR) und roten Einzahlungsscheine werden seit diesem Datum nicht mehr ausgegeben oder verarbeitet.

Konkret umfasst eine QR-Rechnung einen Zahlteil und einen Empfangsschein, mit einem Swiss QR Code, der die IBAN (oder die QR-IBAN), den Betrag und die Referenz enthält. Ihr Kunde scannt diesen Code mit seiner Banking-App und die Zahlung ist vorausgefüllt, ohne Eingabefehler.

Was das Format betrifft, nimmt die QR-Rechnung ein Feld von 105 mm Höhe auf 210 mm Breite am unteren Rand des A4-Blatts ein: links der Empfangsschein (62 × 105 mm), rechts der Zahlteil (148 × 105 mm), mit dem Swiss QR Code von 46 × 46 mm in der Mitte. Diese Masse sind normiert und müssen eingehalten werden, damit die Rechnung scannbar ist.

Eine Weiterentwicklung ist im Gang: Seit dem 21. November 2025 schreibt die Norm v2.3 die Adresse im strukturierten Format („Typ S") vor. Die Banken gewähren eine Übergangsfrist und beginnen erst ab dem 30. September 2026, Zahlungen mit unstrukturierter Adresse abzulehnen. Wenn Sie Ihre Rechnungen mit einem aktuellen Tool erstellen, wird dieser Punkt automatisch berücksichtigt.

Für einen Selbstständigen ist es mühsam, eine konforme QR-Rechnung von Hand zu erstellen. Das ist einer der Gründe, weshalb ein Rechnungs-Tool schnell nützlich wird: Es erzeugt den QR-Code aus Ihrer IBAN und wendet die richtige Norm an. Quelle: SIX (six-group.com), ESTV.

Die Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein. Sie dürfen dieselbe Nummer nicht wiederverwenden und keine unstimmigen Lücken lassen. Ein einfaches System genügt: 2026-001, 2026-002 usw.

Das Rechnungsdatum ist obligatorisch. Es dient als Ausgangspunkt für die Zahlungsfrist.

Zur Frist: Ohne ausdrücklichen Hinweis ist eine Rechnung grundsätzlich sofort, bei Erhalt zahlbar (Art. 75 OR). In der Praxis ist der Schweizer Standard zwischen Unternehmen „zahlbar innert 30 Tagen". Geben Sie also immer eine klare Frist an, zum Beispiel „Zahlbar innert 30 Tagen", um Missverständnisse zu vermeiden.

Keine Frist anzugeben macht Ihre Rechnung nicht ungültig, öffnet aber die Tür zu Verzögerungen und Diskussionen.

Sie müssen alle Ihre Rechnungen, ausgestellte wie erhaltene, 10 Jahre lang aufbewahren (OR Art. 958f).

Die Aufbewahrung kann in Papierform oder elektronisch erfolgen. Ein gut organisierter digitaler Ordner (nach Jahr abgelegte PDFs) genügt.

Diese Pflicht gilt ab Ihrer ersten Rechnung, auch wenn Sie am Anfang stehen und wenig verrechnen. Bei einer Kontrolle müssen Sie jedes Dokument wiederfinden können.

Ein selbstständiger Sanitärinstallateur in Lausanne, nicht MwSt-pflichtig, rückt wegen eines Wasserschadens aus. Seine Rechnung führt auf: „Anfahrt (1 × 90 CHF)", „Arbeitszeit 2 Std. (2 × 110 CHF)", „Dichtung und Anschluss (1 × 35 CHF)", Total 345 CHF, Hinweis „MwSt nicht anwendbar – Unternehmen nicht MwSt-pflichtig", IBAN und QR-Rechnung, zahlbar innert 30 Tagen.

Ein selbstständiger Berater, der MwSt-pflichtig ist, verrechnet einen Auftrag: „Strategieberatung, 3 Tage (3 × 1'200 CHF)" = 3'600 CHF netto, MwSt 8,1 % = 291,60 CHF, Total 3'891,60 CHF. Er gibt seine Nummer CHE-XXX.XXX.XXX MWST an.

Ein Elektriker auf der Baustelle will es vermeiden, abends eine Stunde mit dem Tippen seiner Rechnungen zu verlieren. Er diktiert seine Leistung direkt per Sprache oder fotografiert den handgeschriebenen Arbeitsrapport, den er vor Ort ausgefüllt hat, und die Rechnung mit QR wird automatisch erstellt.

Die Gemeinsamkeit dieser drei Fälle: klare Positionen, ein Total in CHF, ein Zahlungsmittel (QR) und der richtige MwSt-Hinweis je nach Status.

Eine Word- oder Excel-Vorlage kann für eine erste Rechnung aushelfen, stösst aber schnell an ihre Grenzen: Sie erzeugt keine QR-Rechnung, man muss von Hand neu nummerieren (Risiko von Doppelungen) und jedes Mal die MwSt neu berechnen.

Eine Rechnungssoftware automatisiert all das: fortlaufende Nummerierung, MwSt-Berechnung, Erzeugung des Swiss QR Code, Aufbewahrung der Dokumente. Für einen Selbstständigen, der alleine arbeitet, geht es vor allem um Zeitgewinn und Normkonformität.

In der Schweiz gibt es mehrere Lösungen (Bexio, SmallInvoice, Magic Heidi, Zervant usw.), mit unterschiedlichen Tarifen und Philosophien. Die richtige Wahl hängt von Ihrem Rechnungsvolumen und Ihrem Bedürfnis nach Einfachheit ab.

Fele-facture ist eine Schweizer App, die in 30 Sekunden QR-Rechnungen erstellt, die der SIX-Norm entsprechen – per Sprache oder durch Fotografieren eines handgeschriebenen Papiers. Es ist eines der seltenen Tools, das diese beiden Eingabemodi bietet.

Sie diktieren Ihre Leistung („Anfahrt 90 Franken, zwei Stunden Arbeitszeit zu 110") und die Rechnung baut sich von selbst auf, mit dem QR-Code und dem richtigen Total in CHF. Auf einer Baustelle fotografieren Sie den Arbeitsrapport, den Sie von Hand ausgefüllt haben: Die App liest ihn und wandelt ihn in eine Rechnung um.

Fele-facture übernimmt für Sie die Nummerierung, den MwSt-Hinweis je nach Ihrem Status, die Zahlungsfrist und die QR-Rechnung. Wie bei jedem Tool empfehlen wir Ihnen, das Ergebnis mit Ihrer ersten echten Rechnung zu überprüfen. Zum Datenschutz: Ihre Rechnungen bleiben auf Ihrem Gerät (keine Daten gespeichert).

Der Gratis-Plan (CHF 0) erlaubt das Ausstellen von bis zu 5 Rechnungen pro Monat. Die kostenpflichtigen Pläne beginnen bei CHF 15 (Artisan), wobei die QR-Rechnung ab dem Pro-Plan zu CHF 29 inbegriffen ist.

Glauben, man könne ohne MwSt-Nummer keine Rechnungen stellen: falsch, Sie stellen Rechnungen ohne MwSt, solange Sie unter 100'000 CHF sind.

Die QR-Rechnung vergessen: Eine unten auf der Seite hingeschriebene IBAN genügt seit dem 30. September 2022 nicht mehr.

Rechnungsnummern wiederverwenden oder überspringen: Die Nummerierung muss eindeutig und fortlaufend sein.

Keine Zahlungsfrist angeben und sich dann über Verzögerungen wundern: Geben Sie „30 Tage" an.

Alte Rechnungen wegwerfen: Sie müssen sie 10 Jahre aufbewahren.

Warten, bis man 100'000 CHF überschritten hat, um sich der MwSt zu unterstellen: Die Pflicht beginnt, sobald die Schwelle über 12 Monate absehbar ist.