Rechnungssoftware Schweiz: So wählen Sie richtig (und fakturieren 2026 korrekt)

Eine Rechnungssoftware für die Schweiz ist ein Tool, das Rechnungen gemäss den Schweizer Normen erstellt: die von SIX Group definierte QR-Rechnung und die eidgenössische MwSt. Genau das unterscheidet sie von einer französischen oder generischen Software.

Die Falle ist konkret. Ein ausländisches Tool kann zwar ein schönes PDF drucken, aber es erzeugt weder den Schweizer QR-Code noch das richtige Adressformat noch die von Ihrer Bank erwartete Zahlungsreferenz. Das Ergebnis: Ihr Kunde kann die Rechnung im E-Banking nicht scannen, die Zahlung zieht sich hin, und Sie rennen Ihrem Geld hinterher.

Drei Elemente sind spezifisch für die Schweiz: der QR-Zahlcode (die berühmte QR-Rechnung), die helvetischen MwSt-Sätze (8,1 %, 2,6 %, 3,8 %) und die Beträge in Schweizer Franken. Eine gute Software beherrscht alle drei nativ. Idealerweise ist sie auch mehrsprachig (Französisch, Deutsch, Italienisch), denn Ihre Kunden sitzen nicht alle in der Westschweiz.

Bevor Sie sich entscheiden, prüfen Sie diese sechs Punkte. Wenn ein Tool den ersten verfehlt, scheiden Sie es aus, egal wie der Rest aussieht.

1. SIX-konforme QR-Rechnung: erzeugt einen echten Schweizer QR-Code mit der Adresse im strukturierten Format. Nicht verhandelbar.

2. Automatische Schweizer MwSt: wendet je nach Leistung 8,1 %, 2,6 % oder 3,8 % an und kann auch ohne MwSt fakturieren, wenn Sie nicht steuerpflichtig sind.

3. Echte Einfachheit: nutzbar ohne Buchhaltungskenntnisse, vom Handy aus, auf der Baustelle oder in der Garage.

4. Mehrsprachig: Rechnungen auf Französisch, Deutsch und Italienisch je nach Kunde.

5. Schnelle Erstellung: in Sekunden statt in Minuten messen; vom Einsatzort aus fakturieren können.

6. Sicherheit und Datenhoheit: wissen, wo Ihre Daten liegen. Fele-facture behält die Rechnungen auf Ihrem Gerät, ohne zentrale Speicherung.

Die QR-Rechnung ist seit dem 30. September 2022 der obligatorische Zahlungsstandard in der Schweiz. Die alten orangen (ESR) und roten (ES) Einzahlungsscheine werden seit diesem Datum von den Schweizer Banken nicht mehr akzeptiert (Quelle: SIX Group). Wenn Ihre Software keine QR-Rechnung erzeugt, sind Ihre Rechnungen bereits veraltet.

Der Standard wird von SIX Group (Swiss Payment Standards) auf Basis der internationalen Norm ISO 20022 definiert und gilt für alle Schweizer Banken. Konkret enthält der QR-Code Ihre IBAN, den Betrag, die Referenz und die Adresse, sodass der Kunde mit einem Handgriff scannen und bezahlen kann.

Wichtige Neuerung: Seit dem 21. November 2025 schreibt die Norm QR-bill v2.3 die strukturierte Adresse vor (Typ S, mit Name, Strasse, Nummer, PLZ, Ort und Land in getrennten Feldern). Wir befinden uns in einer Übergangsphase: Die Banken werden ab dem 30. September 2026 Zahlungsaufträge mit einer nicht strukturierten Adresse (Typ K) zurückweisen (Quelle: SIX Group). Prüfen Sie, ob Ihre Software diese Aktualisierung vorgenommen hat, damit Sie zum Stichtag sorgenfrei sind.

Nicht zu verwechseln mit eBill: Die QR-Rechnung ist ein Zahlungsmittel (ein Code auf einem PDF oder Papier), während eBill, der in das E-Banking integrierte Dienst von SIX, die Rechnung direkt zur Freigabe per Klick in die Bank des Kunden sendet. Das sind zwei verschiedene und sich ergänzende Dinge.

In der Schweiz bestehen seit dem 1. Januar 2024 drei MwSt-Sätze nebeneinander, die 2026 unverändert sind: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 % (Lebensmittel, Medikamente, Bücher und Zeitungen, Produkte für die Monatshygiene seit dem 01.01.2025) und Sondersatz für Beherbergung 3,8 % (Quelle: ESTV, die Eidgenössische Steuerverwaltung AFC).

Die Software muss den richtigen Satz automatisch anwenden und den MwSt-Betrag klar auf der Rechnung ausweisen. Ein falscher Satz, und das wird am Jahresende zu einer buchhalterischen Korrektur.

Wichtiger Punkt für Selbstständige: Man wird mehrwertsteuerpflichtig, sobald der jährliche Umsatz aus steuerbaren Leistungen 100'000 CHF übersteigt. Darunter ist die Unterstellung freiwillig (Quelle: ESTV). Viele Handwerker und Selbstständige fakturieren daher ohne MwSt. Eine gute Software muss beide Fälle abdecken, ohne Sie zu zwingen, buchhalterische Häkchen zu setzen, die Sie nicht verstehen.

Der Schweizer Markt reicht von CHF 0 bis rund CHF 50 pro Monat. Mehrere Lösungen bieten eine Gratis- oder Freemium-Version an, in der Regel begrenzt in der Anzahl Rechnungen oder im Funktionsumfang, während vollständige Buchhaltungs-Tools eher am oberen Ende der Spanne liegen.

Fele-facture bewegt sich in dieser Spanne mit einer klaren Logik: Gratis zu CHF 0 (5 Rechnungen pro Monat), Handwerker zu CHF 15, Pro zu CHF 29 (QR-Rechnung inbegriffen) und Unternehmen zu CHF 49. Die Gratis-Stufe genügt, um zu starten und die Sprachfakturierung zu testen, ohne einen Franken auszugeben.

Unser ehrlicher Rat: Beginnen Sie mit dem Gratis-Plan, um die App kennenzulernen. Die QR-Rechnung ist ab dem Pro-Abo (CHF 29) inbegriffen – und bei der Anmeldung haben Sie 48 h im Vollpaket (QR inklusive, ohne Karte), um zu prüfen, dass eine QR-Rechnung bei der Bank Ihres ersten Kunden auch durchgeht. Steigen Sie erst dann höher, wenn Ihr Volumen es verlangt: CHF 50 pro Monat für eine vollständige Buchhaltung zu zahlen, ergibt nur Sinn, wenn Sie sie wirklich brauchen.

Seien wir ehrlich: Es gibt keine beste Software an sich, sondern nur das richtige Tool für Ihre Situation. Hier ist unsere ehrliche Einschätzung.

Bexio und KLARA sind am vollständigsten, wenn Sie eine integrierte Buchhaltung, mehrere Benutzer, Lohnverwaltung und die Anbindung an ein Treuhandbüro wollen. Wenn das Ihr Bedarf ist, sind sie besser als wir, und das sagen wir auch. Im Gegenzug sind sie teurer und aufwendiger in der Einarbeitung: Bexio startet zum Beispiel bei rund CHF 35 pro Monat für sein Basisangebot, ohne dauerhafte Gratisversion.

SmallInvoice und CashCtrl richten sich an KMU, die ein vollständiges Online-Verwaltungstool wollen, mit eingeschränkten Einstiegsangeboten. Magic Heidi ist ein mobiles Referenz-Tool für Selbstständige, mit QR-Rechnung, automatischer MwSt und Belegen per Foto; seine Vollversion liegt bei rund CHF 30 pro Monat (günstiger bei jährlicher Verrechnung).

Fele-facture richtet sich gezielt an die Selbstständigen und Handwerker in der Westschweiz, die den administrativen Aufwand hassen: Garagen, Sanitäre, Elektriker, Gärtner. Wir wollen kein Treuhandbüro ersetzen. Wir wollen eine 10-minütige Rechnung in 30 Sekunden verwandeln, per Sprache oder per Foto. Wenn Sie eine Buchhaltung mit mehreren Benutzern wollen, nehmen Sie Bexio. Wenn Sie schnell und sauber vom Einsatzort aus fakturieren wollen, probieren Sie uns aus.

Selbstständiger Einsteiger mit wenigen Rechnungen: Beginnen Sie mit einem Gratisangebot. Die Gratis-Stufe von Fele-facture (5 Rechnungen pro Monat, CHF 0) deckt die Anfänge bei Weitem ab, inklusive QR-Rechnung und Sprachfakturierung.

Handwerker im Einsatz (Garage, Sanitär, Elektrik, Gartenbau): Setzen Sie auf mobile Schnelligkeit und Erfassung ohne Tastatur. Das ist genau die Nische von Fele-facture, mit Sprachdiktat und Foto eines handgeschriebenen Arbeitsrapports. Das Handwerker-Abo zu CHF 15 ist genau dafür gemacht.

Etablierter Selbstständiger mit MwSt: Sie brauchen die automatische MwSt zu den drei Sätzen und die inbegriffene QR-Rechnung. Das Pro-Abo zu CHF 29 enthält die QR-Rechnung.

KMU mit Buchhaltung und mehreren Angestellten: Schauen Sie sich bei uns Unternehmen (CHF 49) für die Fakturierung an, oder ein vollständiges Buchhaltungs-Tool wie Bexio oder KLARA, wenn Sie alles zentralisieren wollen, Löhne inbegriffen.

Fele-facture gehört zu den wenigen Schweizer Lösungen, die drei Dinge kombinieren: eine Rechnung erstellen, indem man sie laut diktiert, eine Rechnung erstellen, indem man einen handgeschriebenen Zettel abfotografiert, und Ihre Daten auf Ihrem Gerät behalten statt auf einem zentralen Server.

Konkret: Sie kommen von einer Baustelle, diktieren Kundenname, Leistung und Betrag, und die SIX-konforme QR-Rechnung ist in rund dreissig Sekunden bereit. Oder Sie haben einen Rapport in ein Notizbuch gekritzelt: Sie fotografieren ihn, und die App macht daraus eine saubere Rechnung. Keine zeilenweise Erfassung, keine Tabelle.

Dass die Daten auf dem Gerät bleiben, zählt für alle, denen Vertraulichkeit wichtig ist: Ihre Rechnungen bleiben auf Ihrem Handy oder Computer, nicht auf einem zentralen Server. Andere Tools bieten das Belegfoto oder das Diktat getrennt an; nur wenige vereinen Sprache, Foto eines handgeschriebenen Zettels und Daten, die bei Ihnen bleiben.

Um regelkonform zu sein, muss eine Schweizer Rechnung heute das folgende Wesentliche vereinen.

SIX-konforme QR-Rechnung, mit Adresse im strukturierten Format (Typ S) seit der Norm v2.3 vom 21. November 2025: Das ist das von den Banken erwartete Zahlungsmittel, und die strukturierte Adresse wird bis zum Banken-Stichtag vom 30. September 2026 unverzichtbar. Zur Orientierung: Der QR-Rechnungs-Streifen am unteren Rand des A4 misst 105 mm in der Höhe und 210 mm in der Breite (Zahlteil 148 × 105 mm, Empfangsschein 62 × 105 mm, Swiss QR Code 46 × 46 mm).

Korrekte MwSt, falls Sie steuerpflichtig sind (ab 100'000 CHF steuerbarem Umsatz): der richtige Satz unter 8,1 %, 2,6 % und 3,8 %, klar ausgewiesen, mit Ihrer MwSt-Nummer. Wenn Sie nicht steuerpflichtig sind, wird die Rechnung einfach ohne MwSt erstellt.

Die Grundangaben: Ihre Koordinaten und IBAN, jene des Kunden, die Detaillierung der Leistungen, der Betrag in Schweizer Franken und das Datum. Als Referenzbehörden gelten die ESTV für die MwSt (estv.admin.ch) und SIX Group für die Zahlungsstandards (paymentstandards.ch).