QR-Rechnung Schweiz: So erstellen Sie eine konforme QR-Rechnung

Die QR-Rechnung (QR-Rechnung) ist das offizielle Format der maschinenlesbaren Schweizer Rechnungen. Sie enthält einen Swiss QR Code (ein Quadrat mit dem Schweizerkreuz in der Mitte), der alle Zahlungsdaten zusammenfasst: Die Kundin oder der Kunde scannt oder erfasst, und die Bank erledigt den Rest.

Konkret ersetzt eine QR-Rechnung den alten Einzahlungsschein. Am unteren Rand der A4-Seite befindet sich ein abtrennbarer Streifen von 105 mm Höhe und 210 mm Breite, durch eine Perforationslinie getrennt: links der Empfangsschein (62 × 105 mm), rechts der Zahlteil (148 × 105 mm, Format A6). Der Swiss QR Code misst 46 × 46 mm.

Es ist das standardisierte Format für Zahlungen in Schweizer Franken (CHF) und Euro (EUR) über das Schweizer Bankensystem. Es entspricht der internationalen Norm ISO 20022. Quelle: SIX Group (six-group.com).

Die QR-Rechnung hat die Schweizer Einzahlungsscheine abgelöst: Seit dem 30. September 2022 werden die alten roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine vom nationalen Bankenverkehr nicht mehr akzeptiert.

Mit anderen Worten: Wenn Sie noch mit einem alten Einzahlungsschein fakturieren, wird Ihre Bank ihn nicht mehr verarbeiten. Die QR-Rechnung ist heute das standardisierte Mittel, um eine in der Schweiz zahlbare Rechnung auszustellen.

Die technischen Regeln entwickeln sich weiter. Die Implementation Guidelines QR-bill der SIX Group sind zur Version 2.4 (veröffentlicht am 24. Februar 2026) übergegangen, wobei die Version 2.3 (21. November 2025) parallel bis November 2027 weiterhin gültig bleibt. Wichtiger Punkt: Seit dem 21. November 2025 darf im QR-Code nur noch die Adresse im strukturierten Format („Typ S“) verwendet werden; die Banken werden Zahlungen mit unstrukturierter Adresse („Typ K“) erst ab dem 30. September 2026 zurückweisen, wegen der Übergangsfrist. Quelle: SIX Group.

Der Zahlteil einer QR-Rechnung muss enthalten: die Währung und den Betrag, die Kontonummer (IBAN oder QR-IBAN), die Begünstigte oder den Begünstigten, die Angaben zur Zahlungspflichtigen oder zum Zahlungspflichtigen (die Kundschaft), eine allfällige Referenz und ein Mitteilungsfeld von bis zu 140 Zeichen. Der QR-Code enthält genau dieselben Informationen wie der daneben gedruckte Text.

Eine QR-Rechnung ist aber auch eine Rechnung im steuerlichen Sinn. Über den Zahlteil hinaus geben Sie an: Ihren Namen oder Ihre Firma und die vollständige Adresse; Ihre UID-Nummer im Format CHE-XXX.XXX.XXX (mit dem Zusatz MwSt, wenn Sie steuerpflichtig sind); das Ausstellungsdatum; das Leistungsdatum, falls es abweicht; die klare Beschreibung jeder Position mit Menge; den Betrag, den Satz und den MwSt-Betrag separat.

Gute Nachricht: Da der Zahlteil schwarz-weiss ist, drucken Sie ihn selbst auf einem Standarddrucker aus, ohne vorgedruckte Formulare zu bestellen. Quelle: SIX Group, ESTV (AFC).

Direkte Antwort: In den allermeisten Fällen genügt Ihre normale Bank-IBAN. Sie brauchen keine QR-IBAN. Das ist eine der häufigsten Verwechslungen bei Einsteigern, die glauben, sie müssten bei ihrer Bank eine anfordern.

Die QR-IBAN ist eine spezielle IBAN, deren 3. Block einer Institutsidentifikation im Bereich 30000–31999 entspricht. Sie dient ausschliesslich dazu, eine strukturierte QR-Referenz mit 27 Ziffern zu verwenden, nützlich für den automatischen Abgleich bei der Massenfakturierung.

Die goldene Regel, die niemals verletzt werden darf: Eine QR-IBAN gehört zu einer QR-Referenz (27 Ziffern), eine normale IBAN gehört zu einer SCOR-Referenz oder zu keiner Referenz. Beides zu vermischen (normale IBAN + QR-Referenz oder QR-IBAN + SCOR) führt dazu, dass die Bank die Rechnung zurückweist. Die QR-IBAN kann bei der Bank gratis angefordert werden, wenn man sie wirklich braucht. Quelle: SIX Group, UBS, PostFinance.

Es gibt genau drei Möglichkeiten, und Ihre Wahl hängt von Ihrer IBAN ab.

1) Die QR-Referenz: 27 Ziffern mit einer Prüfziffer. Sie ersetzt die alte ESR-Referenz. Sie verlangt eine QR-IBAN. Nützlich, wenn Sie jede eingegangene Zahlung automatisch identifizieren möchten.

2) Die SCOR-Referenz (Creditor Reference, Format ISO 11649): Sie beginnt mit RF und funktioniert mit Ihrer normalen IBAN. Sie ist sogar international verwendbar.

3) Ohne Referenz: die einfachste, mit einer normalen IBAN vollkommen gültig. Die Kundschaft identifiziert die Zahlung über das Mitteilungsfeld (z. B. Rechnungsnummer). Bei Rechnungen in EUR sind nur die Kombinationen IBAN + SCOR-Referenz und IBAN + unstrukturierte Mitteilung möglich. Quelle: SIX Group.

Hier ist, was nur wenige Tools bieten. Mit Fele-facture müssen Sie nicht auf der Tastatur tippen. Sie diktieren Ihre Rechnung per Sprache oder fotografieren einen handschriftlichen Zettel, und die konforme QR-Rechnung wird als PDF erstellt, bereit zum Versand.

Der Sanitärinstallateur, der von einer Baustelle kommt, diktiert aus seinem Lieferwagen: Kunde, Leistung, Betrag. Der Elektriker fotografiert den vor Ort hingekritzelten Arbeitsrapport. In 30 Sekunden ist die QR-Rechnung fertig, ohne ins Büro zurückzukehren.

Fele-facture schlägt Ihnen die richtige Kombination aus IBAN und Referenz vor, um die Rückweisung durch die Bank zu vermeiden, wendet den MwSt-Satz an und erzeugt den Zahlteil in den normierten Massen der SIX-Norm. Ihre Daten bleiben auf Ihrem Gerät: keine gespeicherten Daten. Das Erstellen von Rechnungen startet gratis (Gratis-Abo zu CHF 0, bis zu 5 Rechnungen/Monat als PDF); die QR-Rechnung ist ab dem Pro-Abo enthalten, und Sie können sie während der bei der Anmeldung geschenkten 48-Stunden-Vollversion gratis testen. Tipp: Lassen Sie Ihre erste QR-Rechnung über eine echte Kundenzahlung laufen, um Ihre Bankkonfiguration zu validieren.

Geben Sie die MwSt separat an, wenn Sie steuerpflichtig sind. Die 2026 geltenden Schweizer Sätze sind: 8,1 % (Normalsatz), 2,6 % (reduzierter Satz) und 3,8 % (Sondersatz Beherbergung). Quelle: ESTV (estv.admin.ch).

Zur Information: Das Parlament hat 2026 eine Erhöhung zur Finanzierung der 13. AHV-Rente beschlossen (Normalsatz von 8,1 auf 8,5 %, Beherbergung von 3,8 auf 4,0 %; der reduzierte Satz bliebe bei 2,6 %). Diese Erhöhung ist nicht definitiv: Sie muss in eine Volksabstimmung (voraussichtlich am 29. November 2026) und träte erst 2028 in Kraft. Bis dahin bleiben die Sätze von 2026 anwendbar.

Wenn Ihr jährlicher Umsatz unter CHF 100'000 liegt, sind Sie in der Regel nicht mehrwertsteuerpflichtig: Sie müssen dann weder MwSt noch eine UID-/MwSt-Nummer auf der Rechnung angeben.

Zu beachten: Seit dem 1. Januar 2025 muss die MwSt-Abrechnung zwingend online über das Portal der ESTV (ESTV SuisseTax) übermittelt werden. Das betrifft Ihre Deklaration, nicht die QR-Rechnung selbst, aber es ist gut zu wissen.

1) Eine QR-IBAN mit einer SCOR-Referenz kombinieren oder eine normale IBAN mit einer QR-Referenz. Das ist eine häufige Ursache für Rückweisungen. Beachten Sie die Regel: QR-IBAN mit QR-Referenz, normale IBAN mit SCOR oder ohne Referenz.

2) Eine QR-IBAN anfordern, ohne sie zu brauchen, und sich dann bei der Referenz vertun. Bleiben Sie bei Ihrer normalen IBAN, wenn Sie keine Massenfakturierung haben.

3) Eine QR-Referenz auf eine Rechnung in EUR setzen: unmöglich, in Euro sind nur SCOR oder die unstrukturierte Mitteilung zulässig.

4) Steuerliche Angaben vergessen (UID, Leistungsdatum, MwSt separat), was Ihre Kundschaft daran hindern kann, die Vorsteuer abzuziehen.

5) Einen Zahlteil in den falschen Massen oder in Farbe drucken. Er muss schwarz-weiss bleiben, im normierten Format (148 × 105 mm). Fele-facture erledigt diese Punkte automatisch.

Einmal erstellt, ist Ihre QR-Rechnung ein PDF. Sie drucken sie auf Standard-A4-Papier (idealerweise perforiert, um das Abtrennen des Empfangsscheins zu erleichtern) oder senden sie direkt per E-Mail an Ihre Kundschaft.

Die Kundin oder der Kunde bezahlt durch Scannen des Swiss QR Code mit der Banking-App (E-Banking oder mobil) oder durch manuelles Erfassen von IBAN und Referenz. Die Schweizer Banken erkennen das Format.

Mit Fele-facture passt der gesamte Ablauf (per Sprache oder Foto erstellen, PDF erzeugen, versenden) in weniger als eine Minute. Sie fakturieren vor Ort, Sie kassieren schneller ein.