Gratis-Rechnungssoftware in der Schweiz: die Wahrheit (ein Gratis-Plan, kein falsches Versprechen)

Das Misstrauen ist berechtigt: Viele Tools werben mit „gratis" und blockieren dann genau dann, wenn Sie es brauchen, zum Beispiel beim Erstellen der QR-Rechnung oder nach einigen Rechnungen.

Drei Mechanismen tauchen immer wieder auf. Das winzige Kontingent: Der Gratis-Tarif von Magic Heidi beschränkt sich auf 3 Rechnungen und 3 Ausgaben, danach steigt der kostenpflichtige Tarif auf CHF 39/Monat (rund CHF 25/Monat bei jährlicher Abrechnung, also CHF 299/Jahr). Die getarnte Testversion: Bexio hat keinen dauerhaften Gratis-Plan, nur eine 30-tägige Testversion, mit einem Basic-Tarif ab rund CHF 35/Monat (jährliche Abrechnung) ab dem 1. März 2026. Die beschnittenen Funktionen: Zervant bietet ein Gratis-Angebot, das auf 5 Kunden und 5 Rechnungen pro Monat begrenzt ist, wobei Mahnungen und Online-Zahlung den kostenpflichtigen Angeboten vorbehalten sind.

Unsere Haltung ist einfach: Wir nennen 5 Rechnungen pro Monat, klar und ohne Verschleierung. Sie wissen genau, wo die Grenze liegt, bevor Sie sich registrieren.

Ein nützliches Gratis-Tool in der Schweiz muss eine konforme QR-Rechnung erstellen und die MwSt verwalten können, sonst nützt es in der Praxis wenig.

Die QR-Rechnung ist der Schweizer Zahlungsstandard. Seit dem 30. September 2022 werden die roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine nicht mehr akzeptiert: Nur noch die QR-Rechnung und eBill ermöglichen den Zahlungseinzug. Der Standard wird von der SIX Group definiert.

Bei der MwSt gelten 2026 folgende Sätze (ESTV/AFC): Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 % (Lebensmittel, Bücher, Medikamente) und Sondersatz für Beherbergung 3,8 %. Da die Steuerpflicht erst ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 obligatorisch ist, muss ein gutes Gratis-Tool sowohl Rechnungen ohne MwSt (unter der Schwelle) als auch Rechnungen mit MwSt verwalten können.

Das entscheidende Kriterium: Ist die QR-Rechnung im Gratis-Angebot enthalten? Genau hier steigen viele Tools aus.

Die QR-Rechnung kann eine QR-IBAN mit Referenz (Typ QRR) oder eine normale IBAN ohne Referenz verwenden. Der QR-Code enthält die Zahlungsinformationen: Zahlungsempfänger, Zahlungspflichtiger, Betrag und Referenz. Konkret nimmt der Zahlteil den unteren Bereich der A4-Seite ein (der Empfangsschein und der Zahlteil messen 105 mm in der Höhe auf 210 mm in der Breite), und der Swiss QR Code selbst misst 46 × 46 mm. Ohne QR-Rechnung kann Ihr Kunde nicht einfach per E-Banking bezahlen.

Prüfen Sie diesen Punkt immer, bevor Sie sich irgendwo registrieren: „eine Rechnung gratis erstellen" und „eine QR-Rechnung gratis erstellen" sind zwei verschiedene Dinge.

Gut zu wissen: Die QR-Rechnungsnorm hat sich weiterentwickelt (Version 2.3, in Kraft seit dem 21. November 2025, mit der Adresse im strukturierten Format). Während einer Übergangsphase akzeptieren die Banken weiterhin die alten Adressen; der strikte Wechsel zum strukturierten Format ist ab dem 30. September 2026 vorgesehen. Kein Grund zur Sorge: Ein aktuelles Tool verwaltet dieses Format für Sie.

Der Gratis-Tarif von Fele-facture kostet CHF 0 und erlaubt 5 Rechnungen pro Monat, ohne dass bei der Registrierung eine Kreditkarte verlangt wird.

Was enthalten ist: das Erstellen von Rechnungen nach Schweizer Norm, die MwSt-Verwaltung (mit oder ohne, je nach Ihrer Situation) und unsere beiden Alleinstellungsmerkmale. Sie diktieren Ihre Rechnung per Sprache, oder Sie fotografieren ein handgeschriebenes Blatt und die App verwandelt es in eine Rechnung. Das ist ein seltener Ansatz: Die meisten Konkurrenten können nur Ausgabenbelege scannen, aber keine Rechnung aus einer handgeschriebenen Notiz erstellen.

Das ist ein guter Ausgangspunkt für einen Selbstständigen, der startet, für eine Einzelfirma oder für jede Person mit wenigen Rechnungen pro Monat.

Das Gratis-Angebot hört bei 5 Rechnungen pro Monat auf. Darüber hinaus muss man auf einen kostenpflichtigen Tarif wechseln: Wir tun nicht so, als wäre es unbegrenzt.

Die QR-Rechnung ist im Gratis-Tarif nicht enthalten; sie gehört zum Pro-Tarif (CHF 29). Das ist eine bewusste und im Voraus angekündigte Entscheidung, statt einer bösen Überraschung beim Versand der Rechnung.

Wenn Sie regelmässig Rechnungen stellen und die QR-Rechnung jeden Monat brauchen, ist das Gratis-Angebot nichts für Sie: Setzen Sie direkt auf Pro.

Zusammenfassung: Manche Tools zeigen nach aussen ein grosszügigeres Gratis-Angebot, zielen aber auf KMU und bleiben komplex; Fele-facture setzt auf Einfachheit und Schnelligkeit.

Fele-facture: gratis mit 5 Rechnungen/Monat, Sprachdiktat und Foto eines handgeschriebenen Blatts, Daten auf dem Gerät gespeichert. Magic Heidi: gratis begrenzt auf 3 Rechnungen und 3 Ausgaben, danach CHF 39/Monat (rund CHF 25/Monat im Jahresabo). Zervant: gratis begrenzt auf 5 Kunden und 5 Rechnungen pro Monat, Mahnungen und Online-Zahlungen dem kostenpflichtigen Angebot vorbehalten. Bexio: kein dauerhafter Gratis-Plan, nur eine 30-tägige Testversion (Basic-Tarif ab rund CHF 35/Monat im Jahresabo ab März 2026). Prüfen Sie immer die aktuellen Bedingungen auf der Website jedes Anbieters, denn die Angebote ändern sich.

Für einen Sanitär- oder Elektroinstallateur, der einfach schnell eine saubere Rechnung verschicken will, ist die Komplexität der KMU-orientierten Tools ein Hindernis. Genau das ist die Nische von Fele-facture.

Selbstständiger, der startet, oder Einzelfirma mit wenigen Rechnungen: Fele-facture Gratis (5 Rechnungen/Monat, CHF 0, Sprache und Foto) genügt, um die Tätigkeit zu starten, ohne einen Franken auszugeben.

Handwerker oder Selbstständiger, der jede Woche Rechnungen stellt und die QR-Rechnung braucht: Verlieren Sie keine Zeit mit einem beschnittenen Gratis-Angebot, wechseln Sie direkt zu Pro (CHF 29, QR-Rechnung inbegriffen).

Klein-KMU, das eine umfassendere Verwaltung will (Projekte, Lieferanten, Buchhaltung): Ein KMU-orientiertes Tool kann passen, wenn Sie dessen Komplexität in Kauf nehmen; sonst bleibt Fele-facture im Alltag schneller.

Hüten Sie sich vor Bexio, das als „gratis" dargestellt wird: Es ist eine 30-tägige Testversion, kein echtes dauerhaftes Gratis-Angebot.

Wechseln Sie auf den kostenpflichtigen Tarif, sobald Sie 5 Rechnungen pro Monat überschreiten oder die QR-Rechnung bei jedem Versand brauchen.

Unsere Tarife: Handwerker CHF 15, Pro CHF 29 (QR-Rechnung inbegriffen), Unternehmen CHF 49. Diese Preise bleiben bewusst klar und tief gegenüber Konkurrenten, deren kostenpflichtige Angebote oft bei rund CHF 35 pro Monat beginnen.

Die Idee: gratis beginnen, prüfen, dass das Tool zu Ihnen passt, und erst dann auf einen höheren Tarif wechseln, wenn Ihr Volumen es wirklich rechtfertigt.

Der echte Unterschied von Fele-facture: eine Rechnung erstellen, indem Sie sie per Sprache diktieren oder ein handgeschriebenes Blatt fotografieren, in rund 30 Sekunden.

Sie notieren Ihre Stunden auf einem Zettel im Lieferwagen? Machen Sie das Foto, die App liest das Blatt und erstellt die Rechnung. Sie sind auf einer Baustelle, die Hände voll? Diktieren Sie. Das ist ein Ansatz, den wenige Tools für die Rechnungserstellung selbst bieten, und nicht nur für das Scannen von Ausgaben.

Es ist für die Praxis gemacht: Garagen, Sanitär- und Elektroinstallateure, Handwerker, die keine Zeit haben, Formulare auszufüllen.

Prinzip „keine gespeicherten Daten": Ihre Rechnungen bleiben auf Ihrem Gerät und nicht auf einem entfernten Server.

Das ist ein Vertrauensargument, das Gratis-Tools selten hervorheben. Für einen Schweizer Selbstständigen, der auf die Vertraulichkeit seiner Kunden und seiner Beträge achtet, zählt das.

Weniger Daten in der Cloud bedeutet weniger Angriffsfläche und eine Kontrolle, die in Ihren Händen bleibt.