Software di fatturazione per imprese di pulizie: forfait ricorrenti, fine locazione e fattura QR in 30 secondi

Il cuore dell'attività sono i contratti ricorrenti: uffici, studi, vani scala e spazi comuni per le amministrazioni immobiliari, negozi, studi medici. Ogni mese la stessa fattura, o quasi, per ogni cliente — e la somma di questi «quasi» significa ore di inserimento manuale.

Accanto, il lavoro puntuale: pulizia di fine locazione con garanzia di riconsegna delle chiavi, pulizia dopo lavori, vetri, lavaggio della moquette, ripristini. Queste prestazioni si fanno spesso su preventivo, a volte con un acconto, e il cliente vuole la fattura il giorno stesso per il trasloco o per la riconsegna dell'appartamento.

Un software di fatturazione per imprese di pulizie deve quindi rifatturare il ricorrente in pochi secondi e produrre sul posto la fattura del lavoro puntuale. È il perimetro di Fele-facture — senza la gestione degli stipendi né della pianificazione del personale, che restano ad altri strumenti.

I suoi clienti ricorrenti sono nella rubrica clienti. Per la fattura del mese apre la scheda del cliente, preme «Fattura» — l'indirizzo è già compilato — e digita o detta la riga del mese («pulizia degli uffici, agosto 2026, forfait mensile»): la fattura QR parte. Pochi secondi per cliente, dal telefono o dal computer; lo storico del cliente le ricorda l'importo del mese precedente.

Preferisce dettare? «Fattura per l'amministrazione Bianchi, pulizia del vano scala dello stabile di via delle Alpi 4, mese di agosto, forfait 520 franchi». Fele-facture crea la riga, aggiunge l'IVA se è assoggettato e genera il codice QR che la contabilità dell'amministrazione immobiliare scansiona direttamente.

Le fatture non pagate dopo 30 giorni le vengono ricordate all'apertura dell'app: con molti piccoli clienti è ciò che evita le dimenticanze. I riepiloghi (giorno, settimana, mese, anno) danno il fatturato senza fogli di calcolo, e l'esportazione contabile CSV/Excel va al fiduciario.

Per una pulizia di fine locazione il cliente aspetta spesso la fattura il giorno della riconsegna dell'appartamento. Detta o fotografa il rapporto d'intervento: «pulizia completa appartamento di 3,5 locali, cucina, bagno, vetri, forfait 890 franchi, con garanzia di riconsegna delle chiavi». La fattura esce con il codice QR e il cliente la paga dal suo e-banking ancora prima di restituire le chiavi.

Il preventivo per un post-cantiere o un ripristino si prepara allo stesso modo, senza la sezione di pagamento QR; una volta accettato, si converte in fattura con un gesto, con la sua numerazione automatica. Un acconto versato viene dedotto dalla fattura finale; uno sconto si inserisce in percentuale sulla riga interessata.

I suoi documenti sono salvati e la seguono dal telefono al computer: la fattura emessa presso il cliente è in ufficio la sera stessa.

La fattura QR conforme allo standard SIX è lo standard di pagamento svizzero dal 30 settembre 2022. Fele-facture la genera con l'indirizzo in formato strutturato (tipo S) richiesto dalla versione 2.3 della norma dal 21 novembre 2025; le banche respingeranno gli indirizzi non strutturati a partire dal 30 settembre 2026 (fonte: SIX Group).

L'IVA all'aliquota normale dell'8,1 % si applica alle prestazioni di pulizia se è assoggettato all'IVA, il che è obbligatorio a partire da 100 000 CHF di fatturato annuo imponibile (fonte: AFC). Una microimpresa di pulizie che inizia fattura spesso senza IVA; l'app gestisce entrambi i casi e può scorporare l'IVA da un prezzo concordato IVA inclusa.

Le indicazioni obbligatorie (i suoi dati e l'IDI se è iscritto al registro di commercio, quelli del cliente, numero univoco, data, dettaglio delle prestazioni, totale in CHF, IBAN e QR) sono già previste dal modello. Le fatture vanno conservate 10 anni: l'esportazione e il salvataggio provvedono a questo.