Fatturazione per indipendenti in Svizzera: la guida completa (e aggiornata)

Ecco cosa deve tenere a mente prima di creare la sua prima fattura in Svizzera.

1. Ha il diritto di fatturare fin dall'avvio della sua attività, anche senza numero IVA. Lo statuto di indipendente in ditta individuale si dichiara presso la sua cassa di compensazione AVS cantonale.

2. Al di sotto di 100'000 CHF di cifra d'affari annua, non è assoggettato all'IVA e fattura senza IVA.

3. Una fattura svizzera ha delle indicazioni obbligatorie: i suoi dati di contatto, quelli del cliente, un numero di fattura univoco, la data, la descrizione precisa della prestazione, l'importo totale in CHF e un mezzo di pagamento.

4. La fattura QR è lo standard di pagamento in vigore in Svizzera dal 30 settembre 2022, in sostituzione delle vecchie polizze di versamento.

5. Deve conservare tutte le sue fatture per 10 anni (cartacee o elettroniche).

Sì. Non appena esercita un'attività indipendente (ditta individuale), può emettere fatture ai suoi clienti, siano essi privati o aziende.

Per essere riconosciuto come indipendente, deve affiliarsi a una cassa di compensazione AVS del suo Cantone (per esempio l'OCAS a Ginevra). È questa cassa che convalida il suo statuto e riscuote i suoi contributi AVS/AI/IPG. Questa procedura si effettua fin dall'avvio effettivo dell'attività.

L'iscrizione al registro di commercio è obbligatoria solo a partire da 100'000 CHF di cifra d'affari annua per una ditta individuale. Al di sotto, resta facoltativa. È al momento di questa iscrizione che le viene attribuito il numero IDE (formato CHE-XXX.XXX.XXX).

In Svizzera non esiste uno statuto di lavoratore autonomo come in Francia: l'equivalente è l'indipendente in ditta individuale.

Una fattura svizzera valida deve comportare un insieme di informazioni precise, fondate sul Codice delle obbligazioni (CO) e sulla legge sull'IVA (LIVA).

Lato emittente: il suo nome o ragione sociale, il suo indirizzo completo, e il suo numero IDE nel formato CHE-XXX.XXX.XXX se è iscritto al registro di commercio.

Lato cliente: il suo nome (o ragione sociale) e il suo indirizzo.

Lato fattura: una data di emissione, un numero di fattura univoco e sequenziale, la descrizione precisa della prestazione (quantità, prezzo unitario), l'importo totale espresso in CHF, e le modalità di pagamento (IBAN e fattura QR).

Se è assoggettato all'IVA, deve inoltre far figurare il suo numero IVA nel formato CHE-XXX.XXX.XXX IVA (o MWST), l'aliquota applicata e l'importo dell'IVA separato dall'importo al netto d'imposta.

Tutto dipende dalla sua cifra d'affari. La soglia di assoggettamento all'IVA in Svizzera è di 100'000 CHF di cifra d'affari annua mondiale proveniente da prestazioni imponibili. Al di sotto, non è assoggettato e fattura senza IVA. Al di sopra, deve immatricolarsi e fatturare l'IVA. Questa soglia resta valida nel 2026. Fonte: Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC/ESTV).

Attenzione al timing: l'obbligo di assoggettamento inizia non appena è prevedibile che raggiungerà i 100'000 CHF nei 12 mesi a venire. Non deve attendere di aver superato la soglia.

Le aliquote IVA svizzere in vigore nel 2026 sono: 8,1 % (aliquota normale), 2,6 % (aliquota ridotta per derrate alimentari, libri, medicinali) e 3,8 % (aliquota speciale alloggio). Sono queste le aliquote che si applicano alle sue fatture oggi.

Un aumento per finanziare la 13a rendita AVS è stato votato dal Parlamento (aliquota normale portata all'8,5 %, alloggio al 4,0 %, l'aliquota ridotta restando al 2,6 %), ma non è definitivo: deve ancora passare davanti al popolo il 29 novembre 2026 ed entrerebbe in vigore solo nel 2028. In chiaro: nulla cambia per le sue fatture nel 2026.

È semplice: fattura l'importo della sua prestazione senza aggiungere l'IVA, e non indica alcun numero IVA.

Per evitare ogni confusione (in particolare per un cliente professionale che si chiederebbe perché non c'è IVA da recuperare), si raccomanda di aggiungere un'indicazione chiara sulla fattura, per esempio: « IVA non applicabile – impresa non assoggettata ».

Questa indicazione segnala al cliente che non potrà dedurre l'IVA su questa fattura, il che è normale dato che lei non la fattura. Finché la sua cifra d'affari resta sotto i 100'000 CHF, la sua fattura è perfettamente conforme senza IVA.

Buono a sapersi: anche se non assoggettato, può immatricolarsi volontariamente all'IVA se le conviene (per esempio per recuperare l'IVA sui suoi acquisti).

La fattura QR è lo standard di pagamento in vigore in Svizzera dal 30 settembre 2022. Le vecchie polizze di versamento arancioni (PVR/PV) e rosse non sono più emesse né trattate da questa data.

Concretamente, una fattura QR comprende una sezione di pagamento e una ricevuta, con uno Swiss QR Code che contiene l'IBAN (o il QR-IBAN), l'importo e il riferimento. Il suo cliente scansiona questo codice con la sua applicazione bancaria e il pagamento è precompilato, senza errori di immissione.

Lato formato, la fattura QR occupa una banda di 105 mm di altezza per 210 mm di larghezza in fondo al foglio A4: a sinistra la ricevuta (62 × 105 mm), a destra la sezione di pagamento (148 × 105 mm), con lo Swiss QR Code di 46 × 46 mm al centro. Queste dimensioni sono normate e vanno rispettate affinché la fattura sia scansionabile.

Un'evoluzione è in corso: dal 21 novembre 2025, la norma v2.3 impone l'indirizzo nel formato strutturato (« tipo S »). Le banche lasciano un periodo transitorio e cominceranno a rifiutare i pagamenti con indirizzo non strutturato solo a partire dal 30 settembre 2026. Se genera le sue fatture con uno strumento aggiornato, questo aspetto è gestito automaticamente.

Per un indipendente, generare manualmente una fattura QR conforme è laborioso. È una delle ragioni per cui uno strumento di fatturazione diventa rapidamente utile: produce il QR-code a partire dal suo IBAN e applica la norma corretta. Fonte: SIX (six-group.com), AFC.

Il numero di fattura deve essere univoco e sequenziale. Non può riutilizzare uno stesso numero, né lasciare buchi incoerenti. Un sistema semplice basta: 2026-001, 2026-002, ecc.

La data della fattura è obbligatoria. Serve da punto di partenza per il termine di pagamento.

Lato termine: senza indicazione esplicita, una fattura è in linea di principio pagabile immediatamente, alla ricezione (art. 75 CO). In pratica, lo standard svizzero tra aziende è « pagabile a 30 giorni ». Indichi dunque sempre un termine chiaro, per esempio « Pagabile entro 30 giorni », per evitare malintesi.

Non indicare un termine non rende invalida la sua fattura, ma apre la porta ai ritardi e alle discussioni.

Deve conservare tutte le sue fatture, emesse come ricevute, per 10 anni (CO art. 958f).

La conservazione può essere su supporto cartaceo o elettronico. Un dossier digitale ben organizzato (PDF classificati per anno) basta.

Questo obbligo vale fin dalla sua prima fattura, anche se è agli inizi e fattura poco. In caso di controllo, deve poter ritrovare ogni documento.

Un idraulico indipendente a Losanna, non assoggettato all'IVA, interviene per un danno d'acqua. La sua fattura elenca: « Trasferta (1 × 90 CHF) », « Manodopera 2h (2 × 110 CHF) », « Guarnizione e raccordo (1 × 35 CHF) », totale 345 CHF, indicazione « IVA non applicabile – impresa non assoggettata », IBAN e fattura QR, pagabile a 30 giorni.

Un consulente indipendente assoggettato all'IVA fattura un incarico: « Consulenza strategica, 3 giorni (3 × 1'200 CHF) » = 3'600 CHF al netto d'imposta, IVA 8,1 % = 291,60 CHF, totale 3'891,60 CHF. Indica il suo numero CHE-XXX.XXX.XXX IVA.

Un elettricista in cantiere vuole evitare di perdere un'ora la sera a digitare le sue fatture. Detta direttamente la sua prestazione a voce, oppure fotografa il bollettino di lavoro manoscritto che ha compilato sul posto, e la fattura con QR si genera automaticamente.

Il punto in comune di questi tre casi: righe chiare, un totale in CHF, un mezzo di pagamento (QR) e la giusta indicazione IVA secondo lo statuto.

Un modello Word o Excel può togliere d'impiccio per una prima fattura, ma mostra rapidamente i suoi limiti: non genera la fattura QR, bisogna rinumerare a mano (rischio di doppione), e ricalcolare l'IVA ogni volta.

Un software di fatturazione automatizza tutto ciò: numerazione sequenziale, calcolo dell'IVA, generazione dello Swiss QR Code, conservazione dei documenti. Per un indipendente da solo, la posta in gioco è soprattutto il guadagno di tempo e la conformità alla norma.

Esistono diverse soluzioni in Svizzera (Bexio, SmallInvoice, Magic Heidi, Zervant, ecc.), con tariffe e filosofie varie. La scelta giusta dipende dal suo volume di fatture e dal suo bisogno di semplicità.

Fele-facture è un'applicazione svizzera che crea fatture QR conformi alla norma SIX in 30 secondi, a voce o fotografando un foglio manoscritto. È uno dei rari strumenti a proporre questi due modi di immissione.

Detta la sua prestazione (« trasferta 90 franchi, due ore di manodopera a 110 ») e la fattura si compone da sola, con il QR-code e il totale corretto in CHF. In cantiere, fotografa il bollettino di lavoro che ha compilato a mano: l'applicazione lo legge e lo trasforma in fattura.

Fele-facture gestisce per lei la numerazione, l'indicazione IVA secondo il suo statuto, il termine di pagamento e la fattura QR. Come per ogni strumento, le consigliamo di verificare il risultato con la sua prima fattura reale. Lato riservatezza: le sue fatture restano sul suo dispositivo (zero dati memorizzati).

Il piano Gratuito (CHF 0) permette di emettere fino a 5 fatture al mese. I piani a pagamento iniziano a CHF 15 (Artisan), con la fattura QR inclusa fin dal piano Pro a CHF 29.

Credere di non poter fatturare senza numero IVA: falso, fattura senza IVA finché è sotto i 100'000 CHF.

Dimenticare la fattura QR: un IBAN scritto in fondo alla pagina non basta più dal 30 settembre 2022.

Riutilizzare o saltare numeri di fattura: la numerazione deve essere univoca e sequenziale.

Non indicare un termine di pagamento e stupirsi dei ritardi: precisi « 30 giorni ».

Buttare le proprie vecchie fatture: deve tenerle 10 anni.

Attendere di aver superato i 100'000 CHF per iscriversi all'IVA: l'obbligo inizia non appena la soglia è prevedibile sui 12 mesi.