Software di fatturazione per imprese di pulizie: forfait mensili, pulizia di fine locazione e fattura QR direttamente sul posto

Il cuore dell'attività sono i contratti ricorrenti: uffici, studi, vani scala e spazi comuni per le amministrazioni immobiliari, negozi, studi medici. Ogni mese la stessa fattura, o quasi, per ogni cliente — e la somma di questi «quasi» significa ore di inserimento manuale.

Accanto, il lavoro puntuale: pulizia di fine locazione con garanzia di riconsegna delle chiavi, pulizia dopo lavori, vetri, lavaggio della moquette, ripristini. Queste prestazioni si fanno spesso su preventivo, a volte con un acconto, e il cliente vuole la fattura il giorno stesso per il trasloco o per la riconsegna dell'appartamento.

Un software di fatturazione per imprese di pulizie deve quindi rifatturare il ricorrente in pochi secondi e produrre sul posto la fattura del lavoro puntuale. È il perimetro di Fele-facture — senza la gestione degli stipendi né della pianificazione del personale, che restano ad altri strumenti.

I suoi clienti ricorrenti sono nella rubrica clienti. Per la fattura del mese apre la scheda del cliente, preme «+ Nuova fattura» — l'indirizzo è ripreso dalla sua ultima fattura — e digita o detta la riga del mese («pulizia degli uffici, agosto 2026, forfait mensile»): la fattura è pronta da inviare. Pochi secondi per cliente, dal telefono o dal computer; lo storico del cliente le ricorda l'importo del mese precedente. La riga non viene ricopiata da un mese all'altro e nulla parte da solo: è lei a creare e inviare ogni fattura.

Preferisce dettare? «Fattura per l'amministrazione Bianchi, pulizia del vano scala dello stabile di via delle Alpi 4, mese di agosto, forfait 520 franchi». Da questa dettatura l'IA crea le righe (descrizione, quantità, prezzo unitario) e l'app calcola il totale. Se l'IVA è attiva (si attiva o si toglie fattura per fattura), l'app applica l'unica aliquota del suo profilo: l'IVA si aggiunge al totale, oppure viene scorporata dal prezzo se ha spuntato «I miei prezzi includono già l'IVA». Il codice QR, che la contabilità dell'amministrazione immobiliare scansiona per pagare, viene aggiunto solo a partire dal piano Indipendente (o durante la prova di 48 h), con un IBAN CH o LI e l'indirizzo completo del titolare del conto nel suo profilo.

Le fatture non pagate 30 giorni dopo la loro data le vengono ricordate all'apertura dell'app: con molti piccoli clienti è ciò che evita le dimenticanze. Con l'abbonamento Illimitato (e durante la prova di 48 h), i riepiloghi (giorno, settimana, mese, anno) danno il fatturato senza fogli di calcolo, e tutte le fatture dell'anno si esportano in una volta («Esporta Excel» nella pagina «Bilanci», in realtà un file CSV «factures_AAAA.csv»). Con tutti i piani, Gratuito compreso, ogni fattura si esporta in CSV: separatore «;», UTF-8 con BOM, una riga per articolo, date GG.MM.AAAA. Il file si apre in Excel; per importarlo in un software contabile (Crésus, Bexio, Banana…) di solito va adattato al formato di importazione di quel software.

Per una pulizia di fine locazione il cliente aspetta spesso la fattura il giorno della riconsegna dell'appartamento. Detta o fotografa il rapporto d'intervento: «pulizia completa appartamento di 3,5 locali, cucina, bagno, vetri, forfait 890 franchi, con garanzia di riconsegna delle chiavi». A partire dal piano Indipendente la fattura esce con il codice QR e il cliente la paga dal suo e-banking ancora prima di restituire le chiavi.

Il preventivo per un post-cantiere o un ripristino si prepara allo stesso modo, senza la sezione di pagamento QR; una volta accettato, si converte in fattura con un gesto, con la sua numerazione automatica. Un acconto versato viene dedotto dalla fattura finale; uno sconto si inserisce in percentuale sulla riga interessata.

Le sue fatture, i preventivi e le schede clienti sono salvati sul suo account (Supabase, UE) e sincronizzati tra i suoi dispositivi (telefono ↔ computer): la fattura emessa presso il cliente è in ufficio la sera stessa. Il salvataggio è attivo di default e si può disattivare in «Opzioni avanzate». Se perde, rompe o cambia telefono, li ritrova accedendo di nuovo allo stesso account; anche il profilo aziendale segue l'account. Tre cose restano sul dispositivo: le bozze, l'impostazione «Personalizza la fattura» (definizione dei campi personalizzati) e le scorciatoie delle prestazioni.

Una fattura di pulizia viene pagata prima quando il cliente vede subito a cosa corrisponde. Un'amministrazione immobiliare riceve decine di fatture al mese: la riga dovrebbe indicare lo stabile e il periodo. Un inquilino che lascia l'appartamento vuole ritrovare l'indirizzo e la data della pulizia di fine locazione.

In Fele-facture tutto questo si scrive nella descrizione della riga, dettata o digitata. Una frase che torna su ogni fattura (per esempio il termine di pagamento) si inserisce una volta per tutte nel campo «Condizioni di pagamento» del profilo (120 caratteri), che viene stampato su ogni fattura e ogni preventivo, tranne che su una quietanza (documento pagato sul posto).

Dal 30 settembre 2022 la fattura QR conforme allo standard SIX è l'unica polizza di versamento che le banche svizzere elaborano: le polizze arancioni e rosse sono state ritirate dal mercato quel giorno (fonte: PostFinance). Nessuna legge impone tuttavia di allegarne una: una fattura con IBAN resta valida. Dal telefono, Fele-facture produce la sezione di pagamento QR secondo lo standard SIX, con l'indirizzo in formato strutturato (tipo S), l'unico ammesso in una nuova fattura QR dal 22 novembre 2025 (versione 2.3 delle direttive; fonte: SIX Group, pagina «QR-bill»). Servono il piano Indipendente o superiore (o la prova di 48 h), un IBAN CH o LI e il suo indirizzo completo di beneficiario; altrimenti il PDF esce senza QR. Non possiamo garantire che ogni banca la accetti: SIX stessa precisa che uno Swiss QR Code stampato male può essere rifiutato.

UBS e la Banca Cantonale di Neuchâtel (BCN) rifiutano già il pagamento delle fatture QR con indirizzo non strutturato dal 1° ottobre 2026; la Banca Cantonale di Friburgo (BCF) rifiuta qualsiasi pagamento con indirizzo non strutturato dal 2 novembre 2026. Il 14 novembre 2026 entrano in vigore le direttive fattura QR 2.4 e gli Swiss Payment Standards 2026: l'indirizzo strutturato (o ibrido) diventa allora la regola per tutti i pagamenti secondo gli standard svizzeri. SIX precisa tuttavia che SIC non convaliderà gli indirizzi e che le banche possono ancora accettare l'indirizzo non strutturato al di fuori di questi standard (fonti: SIX Group, pagina «Swiss Payments», UBS, BCN, BCF).

Sul fronte IVA: è assoggettato chiunque gestisce un'impresa e realizza in un anno una cifra d'affari di almeno CHF 100'000 (in Svizzera e all'estero) da prestazioni non escluse dall'imposta; al di sotto si è esentati dall'assoggettamento (art. 10 cpv. 2 lett. a LIVA). Il momento in cui inizia dipende dalla situazione. Un'impresa di pulizie già esistente diventa assoggettata alla scadenza dell'esercizio in cui ha raggiunto la soglia. Un'impresa che avvia o amplia la sua attività lo è fin dall'inizio, se le circostanze lasciano presumere che raggiungerà CHF 100'000 entro dodici mesi (AFC, «Assoggettamento all'IVA»; art. 14 cpv. 3 LIVA). Per chi è assoggettato, l'aliquota normale dell'8,1 % si applica alle prestazioni di pulizia (AFC, «Imposta sul valore aggiunto (IVA)»).

Al di sotto di CHF 100'000 di cifra d'affari annua si è in linea di principio esentati dall'assoggettamento e si fattura senza IVA; chi non è iscritto nel registro dei contribuenti non ha nemmeno il diritto di indicare l'IVA sulle sue fatture (art. 27 cpv. 1 LIVA). Ci sono tre eccezioni: chi avvia l'attività e prevede di raggiungere CHF 100'000 entro dodici mesi è assoggettato fin dall'inizio (art. 14 cpv. 3); chi ha rinunciato all'esenzione (assoggettamento volontario, art. 11) fattura l'IVA; e un contribuente la cui cifra d'affari scende sotto la soglia resta assoggettato finché non lo ha notificato (art. 14 cpv. 5). Fele-facture gestisce entrambi i casi: l'IVA si attiva o si toglie fattura per fattura, all'unica aliquota del suo profilo (8,1 % di default), e l'app può scorporarla da un prezzo concordato IVA inclusa.

Il modello di fattura riporta i suoi dati, quelli del cliente, un numero univoco, la data, il dettaglio delle prestazioni, il totale in CHF e l'IBAN. Il codice QR vi figura solo a partire dal piano Indipendente (e durante la prova di 48 h): manca con il piano Gratuito e su una quietanza pagata sul posto. Non esiste un campo IDI separato: il modello stampa solo il numero IVA inserito nel profilo (campo «N° IVA (CHE-...)»), e solo quando l'IVA è attiva, nel profilo o sulla fattura. Chi non è assoggettato e ha un IDI non lo vede quindi stampato, a meno di scriverlo nel campo «Condizioni di pagamento», stampato su ogni fattura tranne la quietanza.

Se è assoggettato all'IVA, l'art. 26 LIVA chiede inoltre: l'indicazione della sua iscrizione nel registro dei contribuenti con il suo numero (CHE-XXX.XXX.XXX IVA); la data o il periodo della prestazione, se diversi dalla data della fattura; l'aliquota e l'importo dell'IVA. Solo la legge sull'IVA fissa un elenco di indicazioni, e riguarda solo gli assoggettati. Chi non è assoggettato non ha un elenco da rispettare, con due riserve: non deve indicare né aliquota né importo dell'IVA (art. 27 LIVA); e se è iscritto nel registro di commercio, la sua ditta deve figurare sulle fatture in modo completo e immutato (art. 954a CO). Nessuna legge impone invece la fattura QR né la numerazione: la prima è l'unica polizza di versamento che le banche elaborano, la seconda una buona pratica fortemente raccomandata.

Deve conservare le sue fatture per 10 anni dalla fine dell'esercizio (art. 958f CO), in una forma che resti leggibile e garantisca che non possano essere modificate senza che ciò si noti (art. 958f cpv. 3 CO; Olc art. 3 e 9). L'esportazione PDF e CSV di Fele-facture la aiuta a costituire questo archivio, ma la conservazione resta a suo carico: lo tenga al di fuori dell'applicazione.

Meglio dirlo qui che lasciarglielo scoprire: Fele-facture non tiene una contabilità in partita doppia, non gestisce né salari, né magazzino, né pianificazione di cantiere, e non ha una gestione fine dei diritti per utente. Non è un elenco di funzioni future: è un perimetro scelto.

Se Le serve uno di questi punti, la risposta giusta non siamo noi. Per la sola contabilità, CashCtrl ha un piano gratuito. Banana ha un piano Free limitato a 70 registrazioni, poi costa CHF 89 all'anno (Professional) o CHF 179 all'anno (Advanced, il piano che Banana destina agli assoggettati all'IVA). Con i salari, scelga un software paghe: per esempio Bexio (opzione a partire dal pacchetto Advanced), KLARA (modulo salari) o Crésus (modulo salari), tutti e tre certificati Swissdec. Per il monitoraggio del cantiere e i buoni di regia firmati sul telefono, SecretarIA. Il confronto dettagliato delle quattordici soluzioni svizzere è sulla nostra pagina « confronto ».

Quello che sappiamo fare, invece, sta in una frase: passare, dal campo, da una frase dettata o dalla foto di un buono di lavoro manoscritto a una fattura svizzera pronta da inviare, con la sezione di pagamento QR secondo lo standard SIX a partire dal piano Indipendente. Si detta o si fotografa, si controlla, si crea il PDF. Per il Suo fiduciario, ogni fattura si esporta singolarmente in CSV (apribile in Excel), in tutti i piani; l'esportazione cumulativa di tutte le fatture dell'anno (pagina «Bilanci», «factures_AAAA.csv») è riservata al piano Illimitato e alla prova di 48 h. L'app non produce alcun file .xlsx nativo.