Fattura elettronica in Svizzera: è obbligatoria, e in che forma?

Confederazione. Secondo l'AFC, conformemente alla decisione del Consiglio federale, i fornitori dell'Amministrazione federale devono ricorrere alla fatturazione elettronica per i contratti il cui valore supera 5000 franchi. Il Controllo federale delle finanze parla invece di contratti «di valore pari o superiore a 5000 franchi», obbligo in vigore dal 1° gennaio 2016 con una fase di transizione fino al 1° gennaio 2017 (verifica 16580): per un contratto di esattamente CHF 5000.– chieda all'ufficio. Secondo l'AFF l'obbligo non riguarda le fatture relative a piccole forniture, e la Confederazione riceve già circa il 90 % delle fatture per via elettronica, circa 687'000 delle 750'000 emesse ogni anno.

Assicurazione malattie. Dal 1° luglio 2026 l'art. 42 cpv. 3ter LAMal stabilisce che i fornitori di prestazioni trasmettono le fatture al debitore della rimunerazione per via elettronica: l'assicuratore nel sistema del terzo pagante, l'assicurato in quello del terzo garante (art. 42 cpv. 1 e 2). Su richiesta dell'assicurato, gli trasmettono gratuitamente la fattura in forma cartacea. Fornitori di prestazioni e assicuratori convengono uno standard uniforme valido in tutta la Svizzera; se non trovano un accordo entro due anni, lo stabilisce il Consiglio federale (disposizioni transitorie della modifica del 21 marzo 2025). Fele-facture non produce queste fatture sanitarie.

Cantoni, Comuni e altri committenti pubblici: la decisione del Consiglio federale riguarda i fornitori dell'Amministrazione federale. Un altro ente può fissare esigenze proprie; prima di fatturare, chieda in che forma vuole ricevere la fattura.

Tra imprese private e verso i privati, al di fuori dell'assicurazione malattie, nessuna legge federale generale impone eBill, un formato XML o Peppol. Un cliente può però chiederlo per contratto: è allora una questione commerciale.

Italia: secondo le FAQ dell'Agenzia delle Entrate sulle fatture transfrontaliere, l'obbligo di fatturazione elettronica riguarda esclusivamente le operazioni effettuate tra soggetti residenti o stabiliti. Un fornitore svizzero che non è né residente né stabilito in Italia non vi è soggetto.

Francia: dal 1° settembre 2026 ogni impresa stabilita in Francia deve poter ricevere fatture elettroniche; le grandi imprese e le imprese di dimensione intermedia (ETI) devono anche emetterle, le PMI e le microimprese al più tardi dal 1° settembre 2027 (DGFiP, scheda 1, aggiornata a giugno 2026). Un'impresa estera senza stabile organizzazione in Francia non rientra nella fatturazione elettronica. Se però effettua in Francia un'operazione per la quale deve essa stessa l'IVA francese, rientra nell'e-reporting (trasmissione dei dati delle transazioni all'amministrazione), dal 1° settembre 2027 per una PMI; le esportazioni ne sono escluse (DGFiP, webinar del 10 febbraio 2026). Per un lavoro in Francia, faccia verificare il Suo caso da un fiduciario.

Germania: l'obbligo di E-Rechnung riguarda le operazioni tra imprese «inländisch», con sede, direzione o stabile organizzazione coinvolta nell'operazione in Germania (BMF, FAQ, stato marzo 2026, domanda 3). Dal 1° gennaio 2025 queste imprese devono poter ricevere fatture elettroniche (domanda 12), nei formati della norma EN 16931 come XRechnung o ZUGFeRD dalla versione 2.0.1, esclusi i profili MINIMUM e BASIC-WL (domanda 7): un cliente tedesco può quindi chiederLe un formato.

In tutti e tre i Paesi il cliente può esigere un formato per contratto. Fele-facture non produce fatture strutturate (nessun XML: né il formato del SdI, né XRechnung, né ZUGFeRD); i suoi PDF esistono in italiano, francese, tedesco, inglese e spagnolo.

Il PDF per e-mail è il documento stesso: nessun formato è imposto. La fattura QR non è una fattura elettronica in senso stretto: è la sezione pagamento normata da SIX, stampata sul PDF o sulla carta, che il cliente scansiona, e nessuna legge impone di allegarne una. In PDF porta linee di taglio con le forbici, non la perforazione (veda la nostra guida alla carta perforata); per crearne una, veda la fattura QR.

eBill è un canale: la fattura arriva nell'e-banking del cliente, che la controlla e la approva. Secondo eBill (27 agosto 2026), il servizio conta quattro milioni di utenti registrati, più di 110 banche lo supportano, nel 2025 sono state elaborate 93 milioni di fatture e nel 2026 se ne attendono oltre 100 milioni.

La fattura strutturata trasmette dati leggibili dalla macchina, importati nel software contabile del cliente. Verso la Confederazione passa da PostFinance o Swisscom, o da una rete collegata come ABACUS, io-market, PENTAG o StepCom (AFF).

Il PDF per e-mail è gratuito per tutte le fatture destinate all'Amministrazione federale (AFF). Le regole: un solo file PDF per fattura, polizza di versamento e allegati compresi; in un'e-mail possono partire più PDF, al massimo 25 MB; il riferimento dell'ordinazione ricevuto dall'ufficio figura sempre nel PDF. Le firme digitali presenti nel PDF vengono riprese e restano valide.

L'indirizzo dipende dall'unità amministrativa, nella lista pubblicata dall'AFF. Al 13 ottobre 2026, 66 unità della lista rimandano allo stesso indirizzo centrale, PDF-Rechnung@efv.admin.ch; il Tribunale federale, il Tribunale amministrativo federale, il Tribunale penale federale, il Tribunale federale dei brevetti, armasuisse e la Difesa hanno ciascuno il proprio. Controlli la lista prima dell'invio.

Secondo l'AFF, dal 30 giugno 2023 l'Amministrazione federale non accetta più fatture PDF trasmesse tramite un fornitore di servizi: un PDF parte per e-mail. I dati strutturati passano da PostFinance, Swisscom o una rete collegata; la compilazione del modulo online di un fornitore di servizi è un'altra via, che l'AFF consiglia a chi invia poche fatture alla Confederazione.

Con Fele-facture il riferimento dell'ordinazione si stampa con un campo personalizzato: attivi «Personalizza la fattura» (disattivato per impostazione predefinita, disponibile in tutti i piani), poi aggiunga un campo chiamato «Riferimento dell'ordinazione», oppure rinomini un campo esistente come «N. contratto / pratica». Questa impostazione è salvata sul dispositivo.

Per un contribuente IVA, la fattura contiene «di regola» gli elementi dell'art. 26 cpv. 2 LIVA (il dettaglio è nella nostra guida alla fatturazione per indipendenti); sul supporto la legge non dice nulla. Dal 1° gennaio 2018, l'art. 122 OIVA rinvia, per la trasmissione e la conservazione dei giustificativi in forma non cartacea, agli art. 957–958f CO e all'ordinanza sui libri di commercio. La vecchia OelDI (RS 641.201.511) non è più in vigore (Fedlex).

Firma: l'AFC non vede la necessità di richiedere obbligatoriamente firme elettroniche qualificate in materia di IVA, e non è necessario un giustificativo con la firma elettronica qualificata di una persona fisica. Provenienza e inalterabilità possono dirsi comprovate solo se vengono rispettati i principi della tenuta regolare dei conti; la fattura cartacea, quella scansionata e quella elettronica sono equiparate (AFC). Nella procedura IVA si applica il principio del libero apprezzamento delle prove (art. 81 cpv. 3 LIVA).

Conservazione: i libri e i documenti contabili si conservano per dieci anni dalla fine dell'esercizio, su supporto cartaceo, elettronico o in forma analoga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e possano essere resi leggibili in ogni momento (art. 958f cpv. 1 e 3 CO). Per l'IVA, il contribuente li conserva fino alla scadenza del termine assoluto di prescrizione del credito fiscale, dieci anni dopo la fine del periodo fiscale (art. 70 cpv. 2 e 42 cpv. 6 LIVA); alcuni documenti relativi agli immobili, 20 anni (art. 70 cpv. 3 LIVA).

Come emittente, il collegamento all'infrastruttura eBill di SIX è possibile solo tramite un partner di rete certificato, e i Suoi clienti devono aver aggiunto la Sua azienda come emittente di fatture nel loro portale eBill (eBill, «Inviare fatture»). eBill usa l'IDI come identificativo dell'azienda (FAQ eBill).

Il prezzo lo fissa il partner di rete (FAQ eBill). Esempio rilevato il 13 ottobre 2026 presso PostFinance: CHF 0.40 per fattura fino a 1000 fatture al mese, 0.35 fino a 5000, 0.30 fino a 10'000, oltre su richiesta, prezzi netti IVA esclusa; la prima fascia comprende CHF 8.– di transazioni gratuite al mese. Senza software, PostFinance offre un portale semplice e gratuito per caricare le fatture PDF una per una e inviarle con eBill.

Per i privati eBill è gratuito, e le fatture approvate restano visibili 730 giorni dopo la scadenza nell'archivio della piattaforma (FAQ eBill). Per le aziende destinatarie, la ricezione di eBill non è ancora offerta da tutte le banche.

Trasformare una fattura QR in PDF in eBill è possibile presso PostFinance, a tre condizioni minime (scheda 460.287, 09.2025): l'emittente è registrato presso PostFinance e presso eBill; lo Swiss QR Code contiene la «procedura di pagamento alternativa eBill» (l'e-mail del destinatario per un privato, l'IDI o l'ID del destinatario per un'azienda); il file si chiama BillerID_TransactionID.pdf. Il codice Swico e l'ID del destinatario a 17 cifre servono solo all'invio B2B a clienti aziendali con un sistema contabile, «non tramite eBill». Lo Swiss QR Code di Fele-facture non contiene questa procedura alternativa: un PDF di Fele-facture non può quindi essere trasformato in eBill per questa via.

Fele-facture crea fatture e preventivi in PDF. Il pulsante «Invia» apre il menu di condivisione del telefono (e-mail, messaggistica); se il dispositivo non può condividere un file, spesso sul computer, apre il PDF in una scheda, e Lei lo allega alla Sua e-mail. «Stampa» apre la finestra di stampa sul computer e, sul telefono, il PDF da stampare. Esistono anche un PDF senza sezione pagamento QR e un'esportazione CSV della fattura. La sezione pagamento QR si stampa in italiano, francese, tedesco o inglese; per una fattura in spagnolo passa all'inglese.

Fele-facture non emette eBill, non è partner di rete eBill, non produce alcun file XML (né Peppol, né ZUGFeRD, né XRechnung, né fatture LAMal) e non invia alcuna fattura ai Suoi clienti dai propri server.

Piani: Gratuito, 5 fatture o preventivi al mese, PDF senza sezione pagamento QR. Fattura QR inclusa dal piano Indipendente (CHF 15/mese, 25 fatture o preventivi); Illimitato CHF 29/mese; annuale 150.– / 290.– (veda i prezzi). Prova completa di 48 ore dall'inserimento dell'IBAN, una volta per IBAN. La polizza richiede un IBAN CH o LI valido, il Suo nome, NPA e località, un importo dovuto superiore a 0 e un documento che non sia né un preventivo né una quietanza; in EUR su un QR-IBAN, niente polizza. Solo la polizza: generatore gratuito, senza account.