E-Rechnung in der Schweiz: Pflicht oder nicht, und in welcher Form?

Bund. Laut ESTV sind die Lieferanten der Bundesverwaltung gemäss Beschluss des Bundesrats verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen, sofern der Vertragswert 5000 Franken übersteigt. Die Eidgenössische Finanzkontrolle spricht von einer Pflicht «ab einem Vertragswert von 5000 Franken», verpflichtend seit dem 1. Januar 2016 mit einer Übergangsphase bis zum 1. Januar 2017 (Prüfung 16580): Bei einem Vertrag über genau CHF 5000.– fragen Sie bei der Amtsstelle nach. Kleinbeschaffungen sind laut EFV von der Pflicht ausgenommen; der Bund erhält bereits mehr als 90 Prozent seiner Rechnungen elektronisch, rund 687'000 von rund 750'000 pro Jahr.

Krankenversicherung. Seit dem 1. Juli 2026 gilt Art. 42 Abs. 3ter KVG: Der Leistungserbringer hat die Rechnungen dem Schuldner in elektronischer Form zu übermitteln. Schuldner ist im System des Tiers payant der Versicherer, im System des Tiers garant die versicherte Person (Art. 42 Abs. 1 und 2). Auf Verlangen der versicherten Person übermittelt er ihr die Rechnung kostenlos in Papierform. Leistungserbringer und Versicherer vereinbaren einen gesamtschweizerisch einheitlichen Standard; einigen sie sich nicht innerhalb von zwei Jahren, legt ihn der Bundesrat fest (Übergangsbestimmungen zur Änderung vom 21. März 2025). Fele-facture erstellt solche Gesundheitsrechnungen nicht.

Kantone, Gemeinden und andere öffentliche Auftraggeber: Der Bundesratsbeschluss betrifft die Lieferanten der Bundesverwaltung. Eine andere Verwaltung kann eigene Vorgaben machen; fragen Sie vor der Rechnungsstellung nach, in welcher Form sie die Rechnung will.

Zwischen privaten Unternehmen und gegenüber Privatpersonen schreibt ausserhalb der Krankenversicherung kein allgemeines Bundesgesetz eBill, ein XML-Format oder Peppol vor. Ihre Kundschaft kann es aber vertraglich verlangen: Dann ist es eine geschäftliche Frage.

Deutschland: Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmässig eine E-Rechnung zu verwenden (BMF, FAQ, Stand März 2026). Als inländisch gilt ein Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte in Deutschland (Frage 3): Ein Schweizer Lieferant ohne Niederlassung in Deutschland ist nicht verpflichtet. Ist er dort umsatzsteuerlich registriert, hat aber keine feste Niederlassung, kann er laut BMF in der Rechnung darauf hinweisen, um zu begründen, warum er keine E-Rechnung stellt.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer (Frage 12): Deshalb kann Ihre deutsche Kundschaft eine verlangen. Zulässig sind Formate nach der Normenreihe EN 16931, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Frage 7). Für deutsche Rechnungssteller gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen sie statt einer E-Rechnung eine Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF ausstellen, bei einem Vorjahresumsatz bis 800'000 Euro bis Ende 2027 (Frage 11).

Frankreich: Seit dem 1. September 2026 muss jedes in Frankreich niedergelassene Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; grosse und mittelgrosse Unternehmen (GE und ETI) müssen sie auch ausstellen, KMU und Kleinstunternehmen spätestens ab dem 1. September 2027 (DGFiP, Fiche 1, Stand Juni 2026). Ein ausländisches Unternehmen ohne feste Niederlassung in Frankreich fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht. Erbringt es aber einen in Frankreich steuerbaren Umsatz, für den es selbst die französische MWST schuldet, fällt es unter das E-Reporting (Übermittlung der Transaktionsdaten an die Steuerverwaltung), für KMU ab dem 1. September 2027; Exporte sind ausgenommen (DGFiP, Webinar vom 10. Februar 2026). Für einen Auftrag in Frankreich lassen Sie Ihren Fall von einer Treuhänderin oder einem Treuhänder prüfen.

Italien: Die Pflicht zur elektronischen Rechnung betrifft nur Umsätze zwischen in Italien ansässigen oder niedergelassenen Personen (Agenzia delle Entrate): Ein Schweizer Lieferant ohne Niederlassung in Italien fällt nicht darunter.

In allen drei Ländern kann die Kundschaft ein Format vertraglich verlangen. Fele-facture erstellt keine strukturierte Rechnung (kein XML, also weder XRechnung noch ZUGFeRD); die PDFs gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch und Spanisch.

Das PDF per E-Mail ist das Dokument selbst: Ein Format ist nicht vorgeschrieben. Die QR-Rechnung ist keine E-Rechnung im engeren Sinn, sondern der von SIX normierte Zahlteil, auf das PDF oder auf Papier gedruckt, den die Kundschaft scannt; kein Gesetz schreibt vor, einen beizulegen. Als PDF trägt sie Trennlinien mit Scherensymbol, keine Perforation (siehe unseren Ratgeber QR-Rechnung drucken); wie Sie eine erstellen, steht im Leitfaden zur QR-Rechnung.

eBill ist ein Kanal: Die Rechnung kommt im E-Banking der Kundschaft an, die sie prüft und freigibt. Laut eBill (27. August 2026) zählt der Dienst vier Millionen registrierte Nutzerinnen und Nutzer, mehr als 110 Banken unterstützen ihn, 2025 wurden 93 Millionen Rechnungen verarbeitet, für 2026 werden über 100 Millionen erwartet.

Die strukturierte Rechnung übermittelt maschinenlesbare Daten, die ins Buchhaltungsprogramm der Kundschaft importiert werden. An den Bund läuft sie über PostFinance oder Swisscom oder über ein daran angeschlossenes Netzwerk wie ABACUS, io-market, PENTAG oder StepCom (EFV).

Das PDF per E-Mail ist für alle Rechnungen an die Bundesverwaltung kostenlos (EFV). Die Regeln: eine einzige PDF-Datei pro Rechnung, inklusive Einzahlungsschein und Beilagen; pro E-Mail dürfen mehrere PDF-Dateien mitgehen, insgesamt höchstens 25 MB; die Bestellreferenz der Amtsstelle steht immer im PDF. Digitale Signaturen im PDF werden übernommen und bleiben gültig.

Die Adresse hängt von der Verwaltungseinheit ab und steht in der Liste der EFV. Am 13. Oktober 2026 verweisen 66 Einheiten dieser Liste auf dieselbe zentrale Adresse, PDF-Rechnung@efv.admin.ch; das Bundesgericht, das Bundesverwaltungsgericht, das Bundesstrafgericht, das Bundespatentgericht, armasuisse und die Verteidigung haben je eine eigene. Prüfen Sie die Liste vor dem Versand.

Laut EFV nimmt die Bundesverwaltung seit dem 30. Juni 2023 keine PDF-Rechnungen mehr via Service-Provider entgegen: Ein PDF geht per E-Mail. Strukturierte Daten laufen über PostFinance, Swisscom oder ein angeschlossenes Netzwerk; die Erfassung im Online-Formular eines Providers ist ein weiterer Weg, den die EFV empfiehlt, wenn Sie dem Bund nur wenige Rechnungen stellen.

Mit Fele-facture drucken Sie die Bestellreferenz über ein eigenes Feld: Aktivieren Sie «Rechnung anpassen» (standardmässig ausgeschaltet, in allen Abos verfügbar) und fügen Sie ein Feld «Bestellreferenz» hinzu, oder benennen Sie ein bestehendes Feld wie «Vertrags-/Dossier-Nr.» um. Diese Einstellung wird auf dem Gerät gespeichert.

Für MWST-Pflichtige enthält die Rechnung «in der Regel» die Angaben von Art. 26 Abs. 2 MWSTG (Einzelheiten in unserem Ratgeber Rechnung für Selbstständige); zum Träger sagt das Gesetz nichts. Seit dem 1. Januar 2018 verweist Art. 122 MWSTV für die Übermittlung und Aufbewahrung papierloser Belege auf Art. 957–958f OR und die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Die frühere ElDI-V (SR 641.201.511) ist nicht mehr in Kraft (Fedlex).

Signatur: Die ESTV verlangt im Bereich der Mehrwertsteuer keine qualifizierte elektronische Signatur, und ein Beleg muss nicht mit der elektronischen Unterschrift einer natürlichen Person versehen sein. Ursprung und Unverändertheit müssen nachweisbar sein; dieser Nachweis gilt als erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung eingehalten sind. Papierrechnung, gescannte Papierrechnung und elektronische Rechnung sind gleichgestellt (ESTV). Im Mehrwertsteuerverfahren gilt der Grundsatz der freien Beweiswürdigung (Art. 81 Abs. 3 MWSTG).

Aufbewahrung: Geschäftsbücher und Buchungsbelege werden zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres aufbewahrt, auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise, soweit die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 1 und 3 OR). Für die MWST bewahren Steuerpflichtige sie bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung auf, zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 70 Abs. 2 und 42 Abs. 6 MWSTG); bestimmte Unterlagen zu Liegenschaften 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG).

Als Rechnungssteller können Sie sich nur über einen zertifizierten Netzwerkpartner an die eBill-Infrastruktur von SIX anschliessen, und Ihre Kundschaft muss Ihr Unternehmen im eBill-Portal als Rechnungssteller hinzugefügt haben (eBill, «Rechnungen versenden»). eBill verwendet die UID als Kennung Ihres Unternehmens (FAQ eBill).

Die Preise legt der Netzwerkpartner fest (FAQ eBill). Beispiel PostFinance, Stand 13. Oktober 2026: CHF 0.40 pro Rechnung bis 1000 Rechnungen pro Monat, 0.35 bis 5000, 0.30 bis 10'000, darüber auf Anfrage, Nettopreise exkl. MWST; die erste Preisstufe enthält CHF 8.– Gratis-Transaktionen pro Monat. Ohne Software bietet PostFinance ein einfaches, kostenloses Portal, über das Sie PDF-Rechnungen einzeln hochladen und als eBill versenden.

Für Privatkundinnen und -kunden ist eBill kostenlos; freigegebene Rechnungen bleiben 730 Tage nach Fälligkeit in der Ablage der Plattform sichtbar (FAQ eBill). Den eBill-Empfang für Firmen bietet noch nicht jede Bank an.

Eine QR-Rechnung als PDF in eine eBill umwandeln geht bei PostFinance unter drei Mindestbedingungen (Merkblatt 460.287, 09.2025): Der Rechnungssteller ist bei PostFinance und bei eBill registriert; der Swiss QR Code enthält das «alternative Zahlverfahren eBill» (E-Mail-Adresse bei Privatkundschaft, UID oder Empfänger-ID bei Firmen); die Datei heisst BillerID_TransactionID.pdf. Swico-Code und 17-stellige Empfänger-ID braucht es nur für den B2B-Versand an Firmenkunden mit Buchhaltungssystem, «nicht via eBill». Der Swiss QR Code von Fele-facture enthält dieses alternative Verfahren nicht: Ein PDF von Fele-facture lässt sich auf diesem Weg also nicht in eine eBill umwandeln.

Fele-facture erstellt Rechnungen und Offerten als PDF. Die Schaltfläche «Senden» öffnet das Teilen-Menü des Handys (E-Mail, Messenger); kann das Gerät keine Datei teilen, oft am Computer, öffnet sie das PDF in einem Tab, und Sie hängen sie selbst an Ihre E-Mail an. «Drucken» öffnet am Computer den Druckdialog und auf dem Handy das PDF zum Drucken. Es gibt auch ein PDF ohne QR-Zahlteil und einen CSV-Export der Rechnung. Den QR-Zahlteil druckt die App auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch; bei einer Rechnung auf Spanisch wechselt er ins Englische.

Fele-facture stellt keine eBill aus, ist kein eBill-Netzwerkpartner, erzeugt keine XML-Datei (weder Peppol noch ZUGFeRD, XRechnung oder KVG-Rechnung) und verschickt keine Rechnung von seinen Servern an Ihre Kundschaft.

Abos: Gratis mit 5 Rechnungen oder Offerten pro Monat, PDF ohne QR-Zahlteil. QR-Rechnung inbegriffen ab Selbstständig (CHF 15/Monat, 25 Rechnungen oder Offerten); Unbegrenzt CHF 29/Monat; im Jahresabo 150.– / 290.– (siehe Preise). 48-Stunden-Test aller Funktionen ab Eingabe der IBAN, einmal pro IBAN. Der Zahlteil setzt eine gültige IBAN aus CH oder LI, Ihren Namen, Ihre PLZ und Ihren Ort, einen offenen Betrag über 0 und ein Dokument voraus, das weder Offerte noch Quittung ist; in EUR auf einer QR-IBAN gibt es keinen Zahlteil. Zahlteil allein: kostenloser Generator, ohne Konto.