Rechnungssoftware für Schreiner: Offerte nach Mass, Anzahlung bei Bestellung, Rechnung bei der Montage – aus der Werkstatt oder von der Baustelle

Eine Schreinerarbeit beginnt immer mit einer Offerte, die der Kunde vergleicht: Holzart, Masse, Oberfläche, Beschläge, Fertigung in der Werkstatt, Montage, Anfahrt. Der Kunde – Privatperson, Architekt, Liegenschaftsverwaltung, Generalunternehmer – will eine lesbare Aufstellung und einen Preis pro Position.

Ist die Offerte angenommen, finanziert die Anzahlung bei Bestellung (zum Beispiel 30 bis 50 %) das Material; der Restbetrag wird bei der Montage in Rechnung gestellt, und im Vertrag kann ein Rückbehalt bis zur Behebung der Mängel vereinbart werden. Neben den grösseren Arbeiten gibt es die kleinen Einsätze: eine Tür, die streift, ein Beschlag, der ersetzt werden muss, eine Arbeitsplatte, die anzupassen ist – schnell und in Regie verrechnet.

Eine Rechnungssoftware für Schreiner muss also die detaillierte Offerte ohne Neueingabe in eine Rechnung umwandeln, die erhaltene Anzahlung auf der Montagerechnung abziehen und es ermöglichen, den kleinen Einsatz gleich vor Ort zu verrechnen. Genau diesen Bereich deckt Fele-facture ab.

Sie diktieren: «Offerte für Frau Keller, Bücherregal nach Mass in Eiche massiv, Material und Fertigung 4'200 Franken, Beschläge 180 Franken, Montage ein Tag 850 Franken, Anfahrt 60 Franken». Die KI erstellt die Positionen (Bezeichnung, Menge, Einzelpreis), und die App berechnet den Gesamtbetrag. Ist die MWST aktiviert, wendet sie den einen Satz aus Ihrem Profil an, und Sie können sie Rechnung für Rechnung anwenden oder weglassen: Die MWST wird zum Total hinzugerechnet oder aus dem Preis herausgerechnet, wenn Sie «Meine Preise verstehen sich inklusive MWST» aktiviert haben. Eine Offerte hat keinen QR-Zahlteil; auf einer Rechnung erscheint der QR-Code erst ab dem Plan Selbstständig (oder während der 48-h-Testphase), mit einer IBAN aus CH oder LI und der vollständigen Adresse des Zahlungsempfängers.

Ihre Masse und Kalkulationen stehen schon auf einem Werkstattblatt? Fotografieren Sie es: Die App liest Kunde, Positionen, Mengen und Preise aus. Sie prüfen am Bildschirm, korrigieren eine Position und senden das PDF.

Die angenommene Offerte wird mit einem Fingertipp in eine Rechnung umgewandelt, mit Ihrer automatischen Nummerierung; Ihre wiederkehrenden Kunden (Architekten, Liegenschaftsverwaltungen, Generalunternehmer) sind im Kundenstamm hinterlegt, die Adresse ist vorausgefüllt.

Auf der Montagerechnung geben Sie die bei Bestellung geleistete Anzahlung im Feld «Anzahlung» an: Restbetrag und Betrag im QR-Code passen sich automatisch an. Ein Rabatt wird in Prozent auf der betreffenden Position erfasst, und Ihre Zahlungsbedingungen («zahlbar innert 30 Tagen») werden unter der IBAN aufgedruckt.

Einen kleinen Einsatz verrechnen Sie gleich vor Ort: «Rechnung für Herrn Huber, Einstellen von zwei Türen und Ersatz eines Türbands, eine Stunde à 95 Franken, Ersatzteil 25 Franken, Anfahrt 40 Franken». Der Kunde erhält das PDF, bevor Sie wegfahren, ab dem Plan Selbstständig mit QR-Code.

Rechnungen, die nach 30 Tagen nicht bezahlt sind, werden Ihnen beim Öffnen der App in Erinnerung gerufen; der Verlauf pro Kunde zeigt, was beglichen ist. Die Auswertungen des Umsatzes (heute, Woche, Monat, Jahr, frei wählbarer Zeitraum, Monat für Monat, MWST und Zahlungseingänge) sind dem Plan Unbegrenzt und der 48-h-Testphase vorbehalten; in den Plänen Gratis und Selbstständig zeigt die Seite Auswertungen einen Hinweis zum Upgrade. Für den Treuhänder lässt sich jede Rechnung einzeln als CSV exportieren (in Excel zu öffnen), in allen Plänen; der Sammelexport aller Rechnungen des Jahres (Seite Auswertungen, Datei «factures_JJJJ.csv») ist dem Plan Unbegrenzt und der 48-h-Testphase vorbehalten. Eine native .xlsx-Datei erzeugt die App nicht.

Ihre Rechnungen, Offerten und Kundendaten werden in Ihrem Konto gesichert (Supabase, in der EU) und zwischen Ihren Geräten synchronisiert (Handy ↔ Computer in der Werkstatt); die Sicherung ist standardmässig aktiv und lässt sich unter «Erweiterte Optionen» ausschalten. Verlieren, beschädigen oder wechseln Sie Ihr Handy, finden Sie alles wieder, sobald Sie sich mit demselben Konto anmelden, samt Ihrem Firmenprofil. Drei Dinge bleiben auf dem Gerät: die Entwürfe, die Einstellung «Rechnung anpassen» (Definition der eigenen Felder) und die Leistungs-Kürzel.

Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung nach SIX-Standard der einzige Einzahlungsschein, den die Schweizer Banken verarbeiten: Die orangen und roten Einzahlungsscheine wurden an diesem Tag vom Markt genommen. Kein Gesetz schreibt allerdings vor, einen beizulegen: Eine Rechnung mit IBAN bleibt gültig. Fele-facture erstellt die QR-Rechnung (ab Plan Selbstständig) mit der strukturierten Adresse (Typ S), die seit dem 22. November 2025 als einzige in einer neuen QR-Rechnung zulässig ist (Version 2.3 der Richtlinien). UBS und die Neuenburger Kantonalbank (BCN) nehmen QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse seit dem 1. Oktober 2026 nicht mehr zur Zahlung an; die Freiburger Kantonalbank (BCF) lehnt ab dem 2. November 2026 jede Zahlung mit unstrukturierter Adresse ab. Am 14. November 2026 treten die Richtlinien QR-Rechnung 2.4 und die Swiss Payment Standards 2026 in Kraft: Die strukturierte (oder hybride) Adresse wird dann für alle Zahlungen nach den Schweizer Standards zur Regel. SIX hält allerdings fest, dass SIC die Adressen nicht validiert und dass die Banken die unstrukturierte Adresse ausserhalb dieser Standards weiterhin akzeptieren können (Quellen: SIX Group, Seiten «QR-Rechnung» und «Swiss Payments»; PostFinance; UBS; BCN; BCF).

Die MWST zum Normalsatz von 8,1 % gilt für Schreinerarbeiten und Montagen, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind. Steuerpflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt und innerhalb eines Jahres im In- und Ausland einen Umsatz von mindestens CHF 100'000 aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind; darunter ist man befreit (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Ab wann das gilt, hängt von der Situation ab. Ein bestehendes Unternehmen wird nach Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem die Umsatzgrenze erreicht wurde. Wer eine Tätigkeit aufnimmt oder ausweitet, ist ab Beginn steuerpflichtig, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass innerhalb der folgenden zwölf Monate CHF 100'000 erreicht werden (ESTV, «MWST-Steuerpflicht»; Art. 14 Abs. 3 MWSTG).

Unter der Grenze stellen Sie also grundsätzlich ohne MWST in Rechnung, ausser in drei Fällen: Ein Unternehmen, das seine Tätigkeit aufnimmt und innerhalb von zwölf Monaten CHF 100'000 erwartet, ist ab Beginn steuerpflichtig (Art. 14 Abs. 3); wer auf die Befreiung verzichtet hat (freiwillige Steuerpflicht, Art. 11), stellt MWST in Rechnung; und wer steuerpflichtig ist und wieder unter die Grenze fällt, bleibt es, solange er dies nicht gemeldet hat (Art. 14 Abs. 5). Wer nicht im MWST-Register eingetragen ist, darf auf seinen Rechnungen ohnehin keine MWST ausweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Die App wendet den einen Satz aus Ihrem Profil an (standardmässig 8,1 %), MWST ja oder nein Rechnung für Rechnung, und kann die MWST aus einem vereinbarten Preis inklusive MWST herausrechnen.

Die Rechnungsvorlage enthält Ihre Kontaktdaten (und Ihre MWST-Nummer, wenn die Rechnung MWST ausweist), die Angaben des Kunden, eine eindeutige Nummer, das Datum, die Leistungsdetails, den Gesamtbetrag in CHF und die IBAN. Der QR-Code erscheint erst ab dem Plan Selbstständig (und während der 48-h-Testphase): Im Gratis-Plan und auf einer vor Ort bezahlten Quittung fehlt er. Sind Sie steuerpflichtig, verlangt Art. 26 MWSTG zusätzlich: den Hinweis auf Ihre Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen mit Ihrer Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST); das Datum oder den Zeitraum der Leistung, falls es vom Rechnungsdatum abweicht (die App hat dafür kein eigenes Feld: Geben Sie es im Rechnungskopf oder in der Bezeichnung an); den Steuersatz und den Steuerbetrag (bei Preisen inklusive MWST genügt der Satz).

Das MWSTG ist das einzige Gesetz, das eine Liste von Rechnungsangaben festlegt, und es betrifft nur Steuerpflichtige. Wer nicht steuerpflichtig ist, muss keine solche Liste einhalten, mit zwei Vorbehalten: Er darf weder Steuersatz noch Steuerbetrag ausweisen (Art. 27 MWSTG), und ist er im Handelsregister eingetragen, muss seine Firma vollständig und unverändert auf den Rechnungen stehen (Art. 954a OR), wie bei jedem eingetragenen Unternehmen, ob steuerpflichtig oder nicht. Eine eindeutige und fortlaufende Nummerierung schreibt kein Gesetz vor, sie ist aber dringend empfohlen.

Sie müssen Ihre Rechnungen während 10 Jahren ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahren (Art. 958f OR), in einer Form, die lesbar bleibt und gewährleistet, dass sie nicht unbemerkt verändert werden können (Art. 958f Abs. 3 OR; Art. 3 und 9 GeBüV). Der PDF- und CSV-Export von Fele-facture hilft Ihnen, dieses Archiv anzulegen, die Aufbewahrung bleibt aber Ihre Sache: Legen Sie es ausserhalb der App ab.

Sagen wir es hier, statt es Sie herausfinden zu lassen: Fele-facture führt keine doppelte Buchhaltung, macht weder Löhne noch Lager noch Baustellenplanung und hat keine feine Rechteverwaltung pro Benutzer. Das ist keine Liste künftiger Funktionen, sondern ein bewusst gewählter Umfang.

Brauchen Sie einen dieser Punkte, sind wir nicht die richtige Antwort. Für die Buchhaltung allein hat CashCtrl einen Gratis-Plan. Banana hat einen Gratis-Plan (Free) mit höchstens 70 Buchungen und kostet danach CHF 89 im Jahr (Professional) oder CHF 179 im Jahr (Advanced, der Plan, den Banana für MWST-pflichtige Unternehmen vorsieht). Mit Löhnen nehmen Sie eine Lohnsoftware: zum Beispiel Bexio (Option ab Paket Advanced), KLARA (Lohnmodul) oder Crésus (Lohnbuchhaltung), alle drei Swissdec-zertifiziert. Für Baustellenverfolgung und auf dem Handy unterschriebene Regierapporte SecretarIA. Der ausführliche Vergleich der vierzehn Schweizer Lösungen steht auf unserer Vergleichsseite.

Was wir dagegen können, passt in einen Satz: von einem gesprochenen Satz oder dem Foto eines handschriftlichen Arbeitsrapports zu einer normkonformen Schweizer QR-Rechnung, mit wenigen Handgriffen, direkt vom Einsatzort. Dazu der passende CSV-Export, der sich in Excel öffnen lässt: Rechnung für Rechnung in allen Plänen, oder das ganze Jahr auf einmal über die Auswertungen im Plan Unbegrenzt.