Rechnungssoftware für Handwerker in der Schweiz: auf der Baustelle Rechnung stellen, nicht abends im Büro

Ein Handwerker schreibt seine Rechnungen nicht am Schreibtisch vor dem Bildschirm, sondern zwischen zwei Einsätzen, im Lieferwagen oder abends, wenn der Tag vorbei ist. Die wahren Kosten der Rechnungsstellung sind nicht der Preis der Software, sondern die Zeit fürs Abtippen – und die Rechnungen, die man zu verschicken vergisst, weil man sie aufgeschoben hat.

Der Bedarf lässt sich in vier Punkten zusammenfassen: eine korrekte Rechnung (QR-Rechnung nach SIX-Standard, richtige MWST und, falls Sie steuerpflichtig sind, die vom Mehrwertsteuergesetz verlangten Angaben), eine schnelle Erstellung ohne Tastatur, eine einfache Übersicht darüber, wer bezahlt hat, und ein sauberer Export für den Treuhänder. Alles andere – Lagerverwaltung, Planung, Löhne – ist Sache eines ERP-Systems: sinnvoll für einen Betrieb mit 15 Personen, überdimensioniert für einen Selbstständigen oder ein Dreierteam.

Fele-facture konzentriert sich auf diese vier Punkte. Es ersetzt kein ERP-System; es beseitigt die verlorene Zeit zwischen der fertigen Arbeit und der verschickten Rechnung.

Drei Wege zur Rechnung, je nach Situation. Per Sprache: «Rechnung für Herrn Huber, Ersatz der Mischbatterie in der Küche, zwei Stunden Arbeit à 95 Franken und ein Ersatzteil à 180 Franken». Per Foto: Sie fotografieren den Arbeitsrapport oder das handgeschriebene Notizbuch, und die App liest Kunde, Leistungen, Mengen und Preise heraus. Per Tastatur: die klassische Eingabe. Das Feld «Bestehenden Kunden wählen…» öffnet die Liste der auf dem Gerät gespeicherten Kunden, und Sie filtern sie, indem Sie Name, Vorname, Ort oder PLZ eintippen. Diese Liste behält nur Ihre 20 letzten Kunden; ältere finden Sie über die Suche auf der Seite «Meine Kunden», die den ganzen Verlauf durchsucht.

In allen drei Fällen trägt die Rechnung Ihre automatische Nummerierung, die IBAN, sofern sie in Ihrem Profil erfasst ist, und Ihr Logo, wenn Sie eines hinzugefügt haben. Der QR-Code, den Ihr Kunde im E-Banking scannt, erscheint erst ab dem Plan Selbstständig (oder während der 48-h-Testphase): Im Gratis-Plan entsteht die Rechnung ohne QR, und eine vor Ort bezahlte Quittung hat weder IBAN noch QR. Sie können pro Position einen Rabatt gewähren, eine bereits geleistete Anzahlung abziehen und Ihre Zahlungsbedingungen angeben (zum Beispiel «zahlbar innert 30 Tagen»).

Die Offerte geht denselben Weg: Sie erstellen sie vor Ort, der Kunde nimmt an, und mit einem Fingertipp wird sie zur Rechnung – ohne dass Sie etwas neu eingeben müssen. Ist die Zahlungsfrist abgelaufen (30 Tage nach dem Rechnungsdatum), zeigt Ihnen die App die offene Rechnung beim Öffnen an. An den Kunden geht nichts automatisch: Die Zahlungserinnerung, eine fertige Nachricht mit der Rechnung als PDF, bereiten Sie mit einem Fingertipp vor und verschicken sie selbst.

Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung nach SIX-Standard der einzige Einzahlungsschein, den die Schweizer Banken verarbeiten: Die orangen und roten Einzahlungsscheine wurden an diesem Tag vom Markt genommen. Kein Gesetz schreibt allerdings vor, einen beizulegen: Eine Rechnung mit IBAN bleibt gültig. Fele-facture erstellt die QR-Rechnung (ab Plan Selbstständig) nach dem SIX-Standard, mit der strukturierten Adresse (Typ S), die seit dem 22. November 2025 als einzige in einer neuen QR-Rechnung zulässig ist (Version 2.3 der Richtlinien). UBS und die Neuenburger Kantonalbank (BCN) nehmen QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse seit dem 1. Oktober 2026 nicht mehr zur Zahlung an; die Freiburger Kantonalbank (BCF) lehnt ab dem 2. November 2026 jede Zahlung mit unstrukturierter Adresse ab. Am 14. November 2026 treten die Richtlinien QR-Rechnung 2.4 und die Swiss Payment Standards 2026 in Kraft: Die strukturierte (oder hybride) Adresse wird dann für alle Zahlungen nach den Schweizer Standards zur Regel. SIX hält allerdings fest, dass SIC die Adressen nicht validiert und dass die Banken die unstrukturierte Adresse ausserhalb dieser Standards weiterhin akzeptieren können (Quellen: SIX Group, UBS, BCN, BCF).

Die MWST zum Normalsatz von 8,1 % gilt für handwerkliche Leistungen, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind. Steuerpflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt und innerhalb eines Jahres im In- und Ausland einen Umsatz von mindestens CHF 100'000 aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind; darunter ist man befreit (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Ab wann das gilt, hängt von der Situation ab. Ein bestehendes Unternehmen wird nach Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem die Umsatzgrenze erreicht wurde. Wer eine Tätigkeit aufnimmt oder ausweitet, ist ab Beginn steuerpflichtig, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass innerhalb der folgenden zwölf Monate CHF 100'000 erreicht werden (ESTV, «MWST-Steuerpflicht»; Art. 14 Abs. 3 MWSTG). Unterhalb der Schwelle fakturiert man grundsätzlich ohne MWST. Den Satz legen Sie einmal im Profil fest, und pro Rechnung wählen Sie, ob MWST anfällt; sind Ihre Preise inklusive MWST angeschrieben, aktivieren Sie im Profil «Meine Preise verstehen sich inklusive MWST»: Dann rechnet die App die MWST heraus, statt sie aufzuschlagen.

Jede Rechnung von Fele-facture enthält Ihre Kontaktdaten (und Ihre MWST-Nummer, sofern erfasst, sobald Ihr Profil MWST-pflichtig ist oder die Rechnung MWST ausweist – auch auf einer Rechnung ohne MWST), Name und Adresse des Kunden, eine eindeutige Nummer, das Datum, die Aufstellung der Leistungen, das Total in der Währung Ihres Profils (CHF oder EUR) und, wenn Ihr Profil eine IBAN enthält, die IBAN (QR-Zahlteil ab Plan Selbstständig). Gesetzlich vorgeschriebene Angaben gibt es nur für Steuerpflichtige (Art. 26 MWSTG), und weder die Rechnungsnummer noch das Zahlungsmittel gehören dazu. Die App hat kein Feld «Datum der Leistung»: Weicht es vom Rechnungsdatum ab, geben Sie es im Rechnungskopf oder in der Bezeichnung an.

Ihre Rechnungen, Offerten und Kundendaten werden in Ihrem Konto gesichert (Supabase, in der EU) und zwischen Ihren Geräten synchronisiert (Handy ↔ Computer); die Sicherung ist standardmässig aktiv und lässt sich unter «Erweiterte Optionen» ausschalten. Verlieren, beschädigen oder wechseln Sie Ihr Handy, finden Sie alles wieder, sobald Sie sich mit demselben Konto anmelden, samt Ihrem Firmenprofil. Drei Dinge bleiben auf dem Gerät: die Entwürfe, die Einstellung «Rechnung anpassen» (Definition der eigenen Felder) und die Leistungs-Kürzel.

Ihre Rechnungen, ausgestellte wie erhaltene, sind Buchungsbelege und während zehn Jahren aufzubewahren (Art. 958f OR; für Selbstständige auch Art. 126 Abs. 3 DBG). Die CSV-Exporte von Fele-facture dienen dazu, Ihre Daten dem Treuhänder zu übergeben. Es gibt zwei: das CSV einer einzelnen Rechnung («Für meine Buchhaltung exportieren», in allen Plänen) und die Jahresliste «Excel-Export» der Auswertungen (Plan Unbegrenzt und 48-h-Testphase), die in Wirklichkeit ebenfalls ein CSV ist; eine echte .xlsx-Datei erzeugt die App nicht. Es sind veränderbare Textdateien, die die ausgestellte Rechnung nicht wiedergeben (weder Ihre Kontaktdaten noch den QR-Zahlteil): Für sich allein erfüllen sie die Aufbewahrungspflicht also nicht. Bewahren Sie die Rechnungen selbst so auf, wie Sie sie verschickt haben, auf Papier oder als archiviertes PDF, wie es die GeBüV verlangt (Art. 3 und 9).

Jeder Beruf hat seine Besonderheiten bei der Rechnungsstellung, und wir haben für jeden einen Leitfaden geschrieben: Die Garage fakturiert auf Basis eines Arbeitsrapports mit Ersatzteilen und Arbeitszeit; der Sanitär- und Heizungsinstallateur kombiniert Notfalleinsatz, Stundenansatz und Anfahrtspauschale; der Elektriker unterscheidet oft zwischen Installation und Anpassung an die geltenden Normen; der Maler und Gipser arbeitet mit Offerte, Anzahlung und Teilrechnungen nach Baufortschritt; der Schreiner fakturiert nach Offerte mit Anzahlung bei Bestellung; der Gärtner wechselt zwischen Baustellen und Unterhaltsverträgen; die Reinigungsfirma verrechnet wiederkehrende Pauschalen.

In jedem Fall bleibt die Basis dieselbe: konforme QR-Rechnung (ab Plan Selbstständig), Offerte, Anzahlung, Zahlungserinnerungen und CSV-Export jeder Rechnung.

Fehlt Ihr Beruf in der Liste (Plattenleger, Maurer, Schlosser, Dachdecker, Glaser, mobiler Coiffeur …), funktioniert es genau gleich: Fele-facture ist nicht an einen Beruf gebunden, sondern an eine Arbeitsweise – vor Ort, schnell, sauber.

Sagen wir es hier, statt es Sie herausfinden zu lassen: Fele-facture führt keine doppelte Buchhaltung, macht weder Löhne noch Lager noch Baustellenplanung und hat keine feine Rechteverwaltung pro Benutzer. Das ist keine Liste künftiger Funktionen, sondern ein bewusst gewählter Umfang.

Brauchen Sie einen dieser Punkte, sind wir nicht die richtige Antwort. Für die Buchhaltung allein hat CashCtrl einen Gratis-Plan. Banana hat einen Gratis-Plan (Free) mit höchstens 70 Buchungen und kostet danach CHF 89 im Jahr (Professional) oder CHF 179 im Jahr (Advanced, der Plan, den Banana für MWST-pflichtige Unternehmen vorsieht). Mit Löhnen nehmen Sie eine Lohnsoftware: zum Beispiel Bexio (Option ab Paket Advanced), KLARA (Lohnmodul) oder Crésus (Lohnbuchhaltung), alle drei Swissdec-zertifiziert. Für Baustellenverfolgung und auf dem Handy unterschriebene Regierapporte SecretarIA. Der ausführliche Vergleich der vierzehn Schweizer Lösungen steht auf unserer Vergleichsseite.

Was wir dagegen können, passt in einen Satz: von einem gesprochenen Satz oder dem Foto eines handschriftlichen Arbeitsrapports zu einer normkonformen Schweizer QR-Rechnung, mit wenigen Handgriffen, direkt vom Einsatzort. Dazu der passende CSV-Export, der sich in Excel öffnen lässt: Rechnung für Rechnung in allen Plänen, oder das ganze Jahr auf einmal über die Auswertungen im Plan Unbegrenzt.