Rechnung stellen als Selbstständiger in der Schweiz: der komplette (und aktuelle) Leitfaden
Ja, Sie dürfen Ihren Kunden ab dem ersten Tag Ihrer selbstständigen Tätigkeit in der Schweiz Rechnungen stellen, auch ohne MWST-pflichtig zu sein. Eine klare Schweizer Rechnung nennt Ihre Angaben, jene des Kunden, das Datum, die Beschreibung der Leistung und den Betrag in CHF. Eine eindeutige Nummer und die QR-Rechnung, der einzige Einzahlungsschein, den die Schweizer Banken verarbeiten, sind dringend empfohlen, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die gesetzliche Liste der Rechnungsangaben (Art. 26 MWSTG) gilt nur für Mehrwertsteuerpflichtige; wer nicht pflichtig ist, darf keine MWST ausweisen und muss, falls im Handelsregister eingetragen, seine Firma so angeben, wie sie eingetragen ist. Unter 100'000 CHF Jahresumsatz stellen Sie grundsätzlich Rechnungen ohne MWST. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen jede Regel, mit konkreten Beispielen.
Aktualisiert am
QR-Rechnung kostenlos erstellen: die kurze Antwort
Den QR-Zahlteil erstellen Sie kostenlos und ohne Konto mit dem QR-Rechnung-Generator: Name, strukturierte Adresse (Strasse, PLZ und Ort in getrennten Feldern) und IBAN eingeben, auf Wunsch den Betrag, dann das PDF herunterladen. Eine vollständige Rechnung mit Positionen, MWST und integriertem QR erstellt die App ab dem Abo Selbstständig (CHF 15/Monat); sobald Sie Ihre IBAN erfassen, testen Sie 48 Stunden lang alles gratis, ohne Zahlungskarte.
Rechnungen stellen als Selbstständiger in der Schweiz: das Wesentliche in 5 Punkten
Das müssen Sie wissen, bevor Sie Ihre erste Rechnung in der Schweiz erstellen.
1. Sie dürfen ab dem Start Ihrer Tätigkeit Rechnungen stellen, auch ohne MWST-Nummer. Den Status als Selbstständiger beantragen Sie bei Ihrer AHV-Ausgleichskasse (jener Ihres Kantons oder, wenn Sie Mitglied sind, jener Ihres Berufsverbands); im Baugewerbe und im Transport braucht es zuerst das grüne Licht der Suva.
2. Unter 100'000 CHF Jahresumsatz sind Sie grundsätzlich von der MWST-Pflicht befreit und stellen Rechnungen ohne MWST. Drei Ausnahmen: der Start einer Tätigkeit mit 100'000 CHF absehbarem Umsatz in 12 Monaten, die freiwillige Unterstellung und die steuerpflichtige Person, die unter die Schwelle fällt und sich nicht abmeldet.
3. Eine klare Schweizer Rechnung nennt Ihre Angaben, jene des Kunden, das Datum, die genaue Beschreibung der Leistung und den Gesamtbetrag in CHF. Eine eindeutige Rechnungsnummer und ein Zahlungsmittel sind dringend empfohlen; eine gesetzlich festgelegte Liste von Rechnungsangaben gibt es nur für Mehrwertsteuerpflichtige (Art. 26 MWSTG). Wer nicht pflichtig ist, darf keine MWST ausweisen und muss, falls im Handelsregister eingetragen, seine Firma so angeben, wie sie eingetragen ist.
4. Seit dem 30. September 2022, als die orangen und roten Einzahlungsscheine abgelöst wurden, ist die QR-Rechnung nach SIX-Standard der einzige Einzahlungsschein, den die Schweizer Banken verarbeiten. Kein Gesetz verlangt aber, einen beizulegen: Eine Rechnung mit IBAN bleibt gültig.
5. Sie müssen Ihre Rechnungen, ausgestellte wie erhaltene, 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahren, auf Papier oder elektronisch in einer Form, die ihre Integrität sichert (Art. 958f OR und GeBüV).
QR-Zahlteil gratis: welche Möglichkeiten
Wer gerade startet, muss für die QR-Rechnung nicht sofort zahlen. Drei Wege kosten nichts, aber nicht alle liefern einen QR-Zahlteil. Für alle gilt: Die Adresse im QR-Code muss strukturiert sein (Typ S), also Strasse, PLZ und Ort in getrennten Feldern. Übersicht, Stand 7. Oktober 2026:
| Möglichkeit | Kosten | QR-Zahlteil | Wofür es reicht |
|---|---|---|---|
| QR-Rechnung-Generator ohne Konto | CHF 0, ohne Anmeldung | Ja, als PDF (Zahlteil und Empfangsschein) | Gelegentliche Zahlungsaufforderung; keine Positionen, keine MWST, nichts wird gespeichert |
| Gratis-Abo der App | CHF 0, ohne Zahlungskarte | Nein | Bis 5 Rechnungen pro Monat als PDF, per Sprache, Foto oder Tastatur |
| 48-Stunden-Test | CHF 0, ohne Zahlungskarte | Ja | Alle Funktionen; beginnt mit der Erfassung der IBAN, einmal pro Firma |
| Abo Selbstständig | CHF 15/Monat (CHF 150/Jahr) | Ja, in die Rechnung integriert | 25 Rechnungen pro Monat; Unbegrenzt: CHF 29/Monat (CHF 290/Jahr) |
Darf man als Selbstständiger in der Schweiz Rechnungen stellen?
Ja. Sobald Sie eine selbstständige Tätigkeit (Einzelfirma) ausüben, dürfen Sie Ihren Kunden Rechnungen ausstellen, egal ob es sich um Privatpersonen oder Unternehmen handelt.
Um als Selbstständiger anerkannt zu werden, schliessen Sie sich einer AHV-Ausgleichskasse an: jener Ihres Wohnsitzkantons oder des Kantons, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat (zum Beispiel in Genf der kantonalen Ausgleichskasse beim OCAS), oder der Verbandsausgleichskasse Ihres Berufsverbands, wenn Sie Mitglied eines Gründerverbands sind (Art. 64 AHVG und Art. 117 Abs. 2 AHVV). Diese Kasse prüft im Einzelfall, ob Ihre Tätigkeit im Sinne der AHV selbstständig ist, und erhebt Ihre AHV/IV/EO-Beiträge (Art. 63 AHVG). Im Baugewerbe (Maler, Maurer …) und im Transport erteilt zuerst die Suva den Status als Selbstständiger; die Anmeldung bei der AHV folgt danach (SECO, KMU-Portal). Diese Schritte erfolgen ab dem effektiven Start der Tätigkeit.
Eine Einzelfirma muss ins Handelsregister eingetragen werden, sobald sie im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von mindestens 100'000 CHF erzielt hat; ausgenommen sind die Angehörigen der freien Berufe sowie Landwirte, falls sie kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben. Unterhalb der Schwelle ist der Eintrag freiwillig (Art. 931 OR). Die UID-Nummer (Format CHE-XXX.XXX.XXX) erhalten Sie mit diesem Eintrag, aber auch mit der Anmeldung bei der MWST oder der AHV (UID-Register des Bundesamts für Statistik).
In der Schweiz gibt es keinen Sonderstatus wie den französischen «auto-entrepreneur»: Das Pendant ist der Selbstständige mit Einzelfirma.
Pflichtangaben einer Rechnung in der Schweiz: was Art. 26 MWSTG verlangt, was empfohlen ist
Nur das Mehrwertsteuergesetz legt eine Liste von Rechnungsangaben fest (Art. 26 MWSTG), und sie gilt nur für Mehrwertsteuerpflichtige. Wer nicht pflichtig ist, muss keine Liste einhalten, mit zwei Vorbehalten. Er darf weder MWST-Satz noch MWST-Betrag angeben (Art. 27 MWSTG). Und wenn er im Handelsregister eingetragen ist, muss seine Firma auf den Rechnungen vollständig und unverändert erscheinen (Art. 954a OR). Im Übrigen ist die folgende Checkliste die gute Praxis: Sie macht eine Rechnung klar, beweiskräftig und einfach zu bezahlen.
Seitens Aussteller: Ihr Name oder Ihre Firma, Ihre vollständige Adresse und Ihre UID-Nummer im Format CHE-XXX.XXX.XXX, falls Sie eine haben.
Seitens Kunde: sein Name (oder seine Firma) und seine Adresse.
Seitens Rechnung: ein Ausstellungsdatum, eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer (dringend empfohlen, gesetzlich nicht vorgeschrieben), die genaue Beschreibung der Leistung (Menge, Einzelpreis), der Gesamtbetrag in CHF und die Zahlungsmodalitäten (IBAN und QR-Rechnung).
Wenn Sie MWST-pflichtig sind, verlangt Art. 26 Abs. 2 MWSTG in der Regel: Ihren Namen und Ort, mit dem Hinweis, dass Sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind, und Ihrer Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST); Namen und Ort des Kunden; Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen; Art, Gegenstand und Umfang der Leistung; das Entgelt; den anwendbaren Steuersatz und den MWST-Betrag. Ist die MWST im Preis inbegriffen, genügt die Angabe des Steuersatzes, und ein separater Nettobetrag ist nicht verlangt. Die vollständige Adresse bleibt gute Praxis; das Gesetz verlangt nur den Ort.
Rechnungsvorlage für Selbstständige in der Schweiz: ein vollständiges Beispiel, Feld für Feld
So sieht eine vollständige Rechnung einer selbstständigen Person in der Schweiz aus, von oben nach unten. Die Angaben sind fiktiv: Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen. Eine Rechnung aus Word oder Excel mit diesen Feldern ist gültig; es fehlt ihr nur der QR-Zahlteil, den Sie separat mit einem Gratis-Generator erstellen.
| Feld der Rechnung | Beispiel (fiktive Angaben) | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Absender | Luca Beispiel, selbstständiger Maler, Beispielstrasse 1, 8000 Zürich | Name und vollständige Adresse; UID-Nummer (CHE-…), falls Sie eine haben |
| Kunde | Sophie Muster, Fiktivweg 4, 8032 Zürich | Name oder Firma, und Adresse |
| Datum und Nummer | 7. Oktober 2026 · Rechnung Nr. 2026-014 | Eindeutig und fortlaufend, ohne Lücken und Doppel: gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen |
| Leistungen | Malerarbeiten Wohnzimmer, 10 Std. × CHF 85 = CHF 850; Material, 1 × CHF 150 = CHF 150 | Beschreibung, Menge und Einzelpreis jeder Position; Datum oder Zeitraum der Leistung |
| Total | CHF 1'000 | Betrag in CHF |
| MWST, wenn nicht pflichtig | „MWST nicht anwendbar – Unternehmen nicht MWST-pflichtig“ | Nicht im MWST-Register eingetragen (grundsätzlich unter 100'000 CHF Umsatz): keine MWST und keine MWST-Nummer; der Hinweis ist empfohlen, nicht vorgeschrieben |
| MWST, wenn pflichtig | CHE-XXX.XXX.XXX MWST · 8,1 % auf CHF 1'000 = CHF 81.00 · Total CHF 1'081.00 | MWST-Nummer (Nachweis des Registereintrags), Satz und MWST-Betrag; ist die MWST im Preis inbegriffen, genügt der Satz (Art. 26 MWSTG) |
| Zahlungsfrist | Zahlbar innert 30 Tagen | Ohne vereinbarte Frist kann die Zahlung sofort gefordert werden (Art. 75 OR); in Verzug ist die Kundschaft erst nach einer Mahnung, ausser bei vereinbartem Verfalltag (Art. 102 OR) |
| Zahlung | IBAN und QR-Rechnung: Zahlteil und Empfangsschein unten auf der Seite | Seit dem 22.11.2025 muss die Adresse im QR-Code strukturiert sein (Strasse, PLZ und Ort getrennt) |
Muss ich die MWST auf meine Rechnung setzen? Die Schwelle von 100'000 CHF
Das hängt ganz von Ihrem Umsatz ab. Die Schwelle für die MWST-Pflicht in der Schweiz liegt bei 100'000 CHF Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen, im In- und Ausland erzielt. Darunter sind Sie grundsätzlich von der Steuerpflicht befreit und stellen Rechnungen ohne MWST; darüber müssen Sie sich im MWST-Register eintragen und die MWST in Rechnung stellen. Diese Schwelle gilt auch 2026. Drei Fälle fallen nicht unter die Regel «unter der Schwelle keine MWST»: der Start einer Tätigkeit mit 100'000 CHF absehbarem Umsatz in 12 Monaten (siehe unten), die freiwillige Unterstellung (Art. 11 MWSTG) und die steuerpflichtige Person, deren Umsatz unter die Schwelle sinkt: Sie bleibt pflichtig, solange sie sich nicht abmeldet (Art. 14 Abs. 5 MWSTG). Quelle: Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV/AFC).
Achtung beim Timing, es hängt von Ihrer Lage ab. Wer eine Tätigkeit aufnimmt (oder ausweitet), ist ab Beginn steuerpflichtig, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass in den folgenden 12 Monaten 100'000 CHF erreicht werden. Ein bereits tätiges Unternehmen wird erst nach Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem es die Schwelle erreicht hat; vorher muss es sich nicht anmelden. Quelle: ESTV, Seite «MWST-Steuerpflicht».
Die 2026 geltenden Schweizer MWST-Sätze sind: 8,1 % (Normalsatz), 2,6 % (reduzierter Satz für Lebensmittel, Bücher, Medikamente) und 3,8 % (Sondersatz Beherbergung). Diese Sätze gelten heute für Ihre Rechnungen.
Eine Erhöhung zur Finanzierung der 13. AHV-Rente wurde vom Parlament beschlossen (Normalsatz auf 8,5 %, Beherbergung auf 4,0 %, der reduzierte Satz bleibt bei 2,6 %), aber sie ist nicht definitiv: Sie muss am 29. November 2026 noch dem Volk vorgelegt werden und würde erst 2028 in Kraft treten. Klar gesagt: Für Ihre Rechnungen 2026 ändert sich nichts.
Rechnung ohne MWST: so stellen Sie sie aus, wenn Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig sind
Das ist einfach: Sie verrechnen den Betrag Ihrer Leistung, ohne MWST hinzuzufügen, und Sie geben keine MWST-Nummer an.
Das schreibt das Gesetz sogar vor: Wer nicht im Register der Mehrwertsteuerpflichtigen eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen, also weder einen MWST-Satz noch einen MWST-Betrag angeben. Wer es trotzdem tut, schuldet die ausgewiesene Steuer, ausser die Rechnung wird korrigiert oder dem Bund ist glaubhaft kein Steuerausfall entstanden (Art. 27 MWSTG).
Um jede Verwirrung zu vermeiden (insbesondere bei einem geschäftlichen Kunden, der sich fragen würde, warum es keine MWST zum Zurückfordern gibt), empfiehlt es sich, einen klaren Hinweis auf der Rechnung anzubringen, zum Beispiel: „MWST nicht anwendbar – Unternehmen nicht MWST-pflichtig".
Dieser Hinweis zeigt dem Kunden, dass er auf dieser Rechnung keine MWST abziehen kann, was normal ist, da Sie sie nicht in Rechnung stellen. Solange Sie nicht im MWST-Register eingetragen sind, ist eine Rechnung ohne MWST die einzige konforme. Unter 100'000 CHF zu bleiben genügt aber nicht immer: Starten Sie mit einem in 12 Monaten absehbaren Umsatz in dieser Höhe, sind Sie ab Beginn pflichtig und müssen sich anmelden.
Gut zu wissen: Auch unter der Schwelle können Sie auf die Befreiung verzichten und sich freiwillig unterstellen (Art. 11 MWSTG), zum Beispiel um die MWST auf Ihren Einkäufen zurückzufordern; dann stellen Sie die MWST in Rechnung. Umgekehrt bleibt eine steuerpflichtige Person, deren Umsatz unter 100'000 CHF sinkt, pflichtig, solange sie sich bei der ESTV nicht abmeldet (Art. 14 Abs. 5 MWSTG).
Die QR-Rechnung: warum sie unverzichtbar geworden ist
Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung nach SIX-Standard der einzige Einzahlungsschein, den die Schweizer Banken verarbeiten: Die orangen (ESR) und roten (ES) Einzahlungsscheine wurden an diesem Tag abgelöst. Kein Gesetz verlangt aber, einer Rechnung einen beizulegen: Eine Rechnung mit IBAN bleibt gültig.
Konkret umfasst eine QR-Rechnung einen Zahlteil und einen Empfangsschein, mit einem Swiss QR Code, der die IBAN (oder die QR-IBAN), den Betrag und die Referenz enthält. Ihr Kunde scannt diesen Code mit seiner Banking-App und die Zahlung ist vorausgefüllt, ohne Eingabefehler.
Was das Format betrifft, nimmt die QR-Rechnung ein Feld von 105 mm Höhe auf 210 mm Breite am unteren Rand des A4-Blatts ein. Links liegt der Empfangsschein (62 × 105 mm), rechts der Zahlteil (148 × 105 mm). Im Zahlteil steht der Swiss QR Code von 46 × 46 mm, mit einem Schweizerkreuz in der Mitte, in der linken Spalte unter dem Titel, mit 5 mm Rand; der Bereich «Angaben» nimmt die rechte Seite ein. Diese Masse sind normiert und müssen eingehalten werden, damit die Rechnung scannbar ist.
Seit dem 22. November 2025 lässt die Norm (Version 2.3) in neuen QR-Rechnungen nur noch die strukturierte Adresse («Typ S») zu. Alte QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse nahmen UBS und die Neuenburger Kantonalbank (BCN) nur bis zum 30. September 2026 zur Zahlung an. Andere Banken haben die Zurückweisung von Zahlungen mit unstrukturierter Adresse erst ab dem 2. November 2026 angekündigt (Freiburger Kantonalbank, die präzisiert, dass die Regel für QR-Rechnungen schon seit 2025 gilt) oder ab dem 14. November 2026 (Banque Cantonale du Jura; bei der BCV für jedes Ausführungsdatum nach dem 14. November 2026). Ab dem 14. November 2026 ist die strukturierte Adresse für alle Zahlungen nach Schweizer Standard Pflicht. Wenn Sie Ihre Rechnungen mit einem aktuellen Tool erstellen, wird dieser Punkt automatisch berücksichtigt.
Für einen Selbstständigen ist es mühsam, eine konforme QR-Rechnung von Hand zu erstellen. Das ist einer der Gründe, weshalb ein Rechnungs-Tool schnell nützlich wird: Es erzeugt den QR-Code aus Ihrer IBAN und wendet die richtige Norm an. Quellen: SIX Group (Implementation Guidelines QR-Rechnung 2.3, Style Guide QR-Rechnung, Seite «QR-Rechnung» auf six-group.com), PostFinance für die Ablösung der alten Einzahlungsscheine, UBS, BCN, BCF, BCJ und BCV für die Bankdaten.
Rechnungsnummer, Datum und Zahlungsfrist: die Fallstricke
Kein Gesetz schreibt eine Rechnungsnummer vor, aber eine eindeutige und fortlaufende Nummer ist dringend empfohlen: Sie dient als Nachweis und erleichtert Kontrollen. Verwenden Sie nie dieselbe Nummer zweimal und vermeiden Sie Lücken. Ein einfaches System genügt: 2026-001, 2026-002 usw.
Kein Gesetz schreibt Nicht-Steuerpflichtigen ein Rechnungsdatum vor, in der Praxis ist es aber unverzichtbar. Bei Steuerpflichtigen verlangt Art. 26 Abs. 2 Bst. c MWSTG Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen. Das Rechnungsdatum setzt die Zahlungsfrist nur in Gang, wenn Ihre Bedingungen es vorsehen («zahlbar innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum»). In Fele-facture wird die Fälligkeit, die die App verfolgt (Erinnerung, Status «Überfällig»), auf 30 Tage ab Rechnungsdatum berechnet.
Zur Frist: Ist die Zeit der Erfüllung weder vereinbart (auch mündlich) noch durch die Natur des Geschäfts bestimmt, kann die Zahlung sofort gefordert werden (Art. 75 OR). In Verzug kommt die Kundschaft aber erst durch eine Mahnung, ausser es wurde ein bestimmter Verfalltag vereinbart (Art. 102 OR). Kein Gesetz legt eine Standardfrist fest; als Anhaltspunkt sieht die SIA-Norm 118 (Art. 190), auf der die meisten Bauverträge beruhen, 30 Tage vor. Geben Sie also immer eine klare Frist an, zum Beispiel «Zahlbar innert 30 Tagen», um Missverständnisse zu vermeiden.
Keine Frist anzugeben macht Ihre Rechnung nicht ungültig, öffnet aber die Tür zu Verzögerungen und Diskussionen.
Wie lange muss man seine Rechnungen aufbewahren? Die 10-Jahres-Regel
Sie müssen alle Ihre Rechnungen, ausgestellte wie erhaltene, 10 Jahre lang ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahren (Art. 958f Abs. 1 OR).
Sie können Ihre Rechnungen auf Papier oder elektronisch aufbewahren, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Auf einem veränderbaren Informationsträger (Festplatte, USB-Stick, Cloud) verlangt die GeBüV zusätzlich vier Voraussetzungen, die alle erfüllt sein müssen (Art. 9 Abs. 1 Bst. b): ein technisches Verfahren, das die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleistet (z. B. eine digitale Signatur), einen unverfälschbaren Nachweis des Speicherzeitpunkts (z. B. einen Zeitstempel), die Einhaltung der zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz dieses Verfahrens sowie festgelegte und dokumentierte Abläufe, deren Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log files) ebenfalls aufbewahrt werden. Ein einfacher Ordner mit nach Jahr abgelegten PDFs genügt also für sich allein nicht. Archivieren Sie mit einer konformen Lösung (fragen Sie Ihre Treuhänderin oder Ihren Treuhänder) oder bewahren Sie ein Papierexemplar auf.
Diese Pflicht gilt ab Ihrer ersten Rechnung, auch wenn Sie am Anfang stehen und wenig verrechnen. Bei einer Kontrolle müssen Sie jedes Dokument wiederfinden können.
Konkrete Beispiele: Sanitärinstallateur, Berater, Elektriker
Ein selbstständiger Sanitärinstallateur in Lausanne, nicht MWST-pflichtig, rückt wegen eines Wasserschadens aus. Seine Rechnung führt auf: „Anfahrt (1 × 90 CHF)", „Arbeitszeit 2 Std. (2 × 110 CHF)", „Dichtung und Anschluss (1 × 35 CHF)", Total 345 CHF, Hinweis „MWST nicht anwendbar – Unternehmen nicht MWST-pflichtig", IBAN und QR-Rechnung, zahlbar innert 30 Tagen.
Ein selbstständiger Berater, der MWST-pflichtig ist, verrechnet einen Auftrag: „Strategieberatung, 3 Tage (3 × 1'200 CHF)" = 3'600 CHF netto, MWST 8,1 % = 291,60 CHF, Total 3'891,60 CHF. Er gibt seine Nummer CHE-XXX.XXX.XXX MWST an, die seinen Eintrag im MWST-Register belegt.
Ein Elektriker auf der Baustelle will es vermeiden, abends eine Stunde mit dem Tippen seiner Rechnungen zu verlieren. Er diktiert seine Leistung direkt per Sprache oder fotografiert den handgeschriebenen Arbeitsrapport, den er vor Ort ausgefüllt hat, und die Rechnung mit QR wird automatisch erstellt.
Die Gemeinsamkeit dieser drei Fälle: klare Positionen, ein Total in CHF, ein Zahlungsmittel (QR) und der richtige MWST-Hinweis je nach Status.
Word-Vorlage oder Rechnungssoftware: was wählen?
Eine Word- oder Excel-Vorlage kann für eine erste Rechnung aushelfen, erzeugt aber keinen QR-Zahlteil: Den müssen Sie separat mit einem Generator erstellen. Die Nummerierung führen Sie von Hand (Risiko von Doppelungen). In Word rechnen Sie auch die MWST von Hand; eine Excel-Vorlage kann sie per Formel berechnen, wenn sie richtig eingerichtet ist.
Eine Rechnungssoftware automatisiert all das: fortlaufende Nummerierung, MWST-Berechnung, Erzeugung des Swiss QR Code, Aufbewahrung der Dokumente. Für einen Selbstständigen, der alleine arbeitet, geht es vor allem um Zeitgewinn und Normkonformität.
In der Schweiz gibt es mehrere Lösungen (Bexio, SmallInvoice, Magic Heidi, Zervant usw.), mit unterschiedlichen Tarifen und Philosophien. Die richtige Wahl hängt von Ihrem Rechnungsvolumen und Ihrem Bedürfnis nach Einfachheit ab.
Seine Rechnung per Sprache oder Foto mit Fele-facture erstellen
Auf dem Handy erstellt Fele-facture Ihre Rechnungen und Offerten per Sprache, durch Fotografieren eines handgeschriebenen Papiers oder per Tastatur, in wenigen Schritten: diktieren oder fotografieren, prüfen, PDF erstellen. Es ist eines der seltenen Tools, das Sprache und Foto als Eingabemodi bietet.
Sie diktieren Ihre Leistung („Anfahrt 90 Franken, zwei Stunden Arbeitszeit zu 110") und die Rechnung baut sich von selbst auf, mit dem richtigen Total in CHF. Auf einer Baustelle fotografieren Sie den Arbeitsrapport, den Sie von Hand ausgefüllt haben: Die App liest ihn und wandelt ihn in eine Rechnung um, die Sie vor dem Erstellen prüfen.
Der QR-Zahlteil folgt dem SIX-Standard, mit strukturierter Adresse (seit dem 22.11.2025 als einzige zulässig). Dafür braucht es das Abo Selbstständig oder höher (oder den 48-Stunden-Test), eine Schweizer oder Liechtensteiner IBAN (CH/LI) und die vollständige Adresse des Kontoinhabers im Profil; sonst entsteht das PDF ohne QR. Fele-facture kann nicht garantieren, dass jede Bank jeden Zahlteil annimmt: SIX hält selbst fest, dass ein fehlerhaft gedruckter Swiss QR Code zurückgewiesen werden kann. Wie bei jedem Tool empfehlen wir Ihnen deshalb, das Ergebnis mit Ihrer ersten echten Rechnung zu überprüfen.
Fele-facture übernimmt für Sie die Nummerierung und die MWST (mit oder ohne, je nach Ihrem Status). Die Zahlungsfrist ist auf 30 Tage festgelegt, und kein Bildschirm erlaubt, sie zu ändern. Sie dient der Erinnerung in der App, dem Status «Überfällig» unter «Meine Dokumente», der Fälligkeit im CSV-Export und dem Gültigkeitsdatum der Offerte. Auf der Rechnung wird keine Fälligkeit gedruckt, ausser Sie schreiben sie ins Feld «Zahlungsbedingungen (optional)». Auch den Hinweis zur Nicht-Steuerpflicht druckt Fele-facture nicht automatisch; Sie können ihn aber in dieselben Zahlungsbedingungen schreiben, die auf jede Rechnung gedruckt werden.
Zur Sicherheit: Ihre Rechnungen, Offerten und Kundenkarten werden in Ihrem Konto gesichert (Supabase, Hosting in Frankfurt, AWS-Region eu-central-1) und zwischen Ihren Geräten synchronisiert (Handy ↔ Computer). Die Sicherung ist standardmässig aktiv; Sie können die Online-Sicherung Ihrer Rechnungen unter «Erweiterte Optionen» ausschalten. Verlieren, zerbrechen oder wechseln Sie Ihr Handy, finden Sie alles wieder, sobald Sie sich mit demselben Konto anmelden; auch Ihr Firmenprofil ist an das Konto gebunden. Drei Dinge bleiben auf dem Gerät: die Entwürfe, die Einstellung «Rechnung anpassen» (Definition der eigenen Felder) und die Leistungs-Kurzbefehle. Ihre Dokumente sind an Ihr Konto gebunden; wir verkaufen sie nicht und nutzen sie nicht für Werbung.
Achtung: Das Gesetz verpflichtet Sie, Ihre Geschäftsbücher und Buchungsbelege, darunter Ihre ausgestellten und erhaltenen Rechnungen, zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren (Art. 958f Abs. 1 OR). Diese Pflicht bleibt bei Ihnen, auch wenn Sie die Sicherung ausschalten oder das Tool wechseln.
Das Gratis-Abo (CHF 0) erlaubt das Ausstellen von bis zu 5 Rechnungen pro Monat, ohne QR-Zahlteil. Die kostenpflichtigen Pläne beginnen bei CHF 15 (Selbstständig), QR-Rechnung ab diesem Abo inbegriffen; Unbegrenzt zu CHF 29 bietet zusätzlich unbegrenzte Rechnungen und Auswertungen.
Die häufigen Fehler von Selbstständigen, die anfangen
Glauben, man könne ohne MWST-Nummer keine Rechnungen stellen: falsch. Solange Sie nicht im MWST-Register eingetragen sind, stellen Sie Rechnungen ohne MWST; das ist grundsätzlich unter 100'000 CHF Jahresumsatz der Fall.
Die QR-Rechnung weglassen: Eine Rechnung mit IBAN allein ist gültig, aber Ihre Kundschaft muss die Zahlung dann von Hand erfassen; den QR-Code scannt sie in Sekunden.
Rechnungsnummern wiederverwenden oder überspringen: Das Gesetz verbietet es nicht, aber eine eindeutige und fortlaufende Nummerierung ist Ihr bester Nachweis bei einer Kontrolle.
Keine Zahlungsfrist angeben und sich dann über Verzögerungen wundern: Geben Sie „30 Tage" an.
Alte Rechnungen wegwerfen: Sie müssen sie 10 Jahre aufbewahren.
Beim Start die MWST vergessen: Lassen die Umstände schon zu Beginn der Tätigkeit 100'000 CHF in den ersten 12 Monaten erwarten, ist man ab dem ersten Tag steuerpflichtig. Wer bereits tätig ist, wird erst nach Ablauf des Geschäftsjahres pflichtig, in dem die Schwelle erreicht wurde.
Was Nutzerinnen und Nutzer sagen
Am 29. August 2026 hatten fünf Personen die App im Google Play Store bewertet, alle mit 5 Sternen (abgelesen in der Play Console). Drei von ihnen haben einen Kommentar hinterlassen, sichtbar auf der öffentlichen Store-Seite, die noch keine Durchschnittsbewertung anzeigt. Das ist wenig, und wir zeigen lieber die echte Zahl als eine Floskel: Die App ist seit Juli 2026 veröffentlicht. Wortlaut unverändert.
« simple »
« superbe découverte, aide beaucoup au quotidien et permet un gain de temps considérable ! je recommande »
« Très simple d'utilisation, ça vas me faire gagner énormément de temps. »
Quellen
- Mehrwertsteuer (MWST): seit 1. Januar 2024 geltende Sätze und Umsatzgrenze von 100'000 CHF — Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) (abgerufen am )
- MWST-Steuerpflicht (Beginn der Steuerpflicht, freiwillige Unterstellung, Abmeldung) — Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) (abgerufen am )
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 10, 11 und 14 (Steuerpflicht), Art. 26 (Rechnung) und Art. 27 (unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis) — Schweizerische Eidgenossenschaft, Fedlex (abgerufen am )
- Obligationenrecht (OR), Art. 75 und 102 (Fälligkeit und Verzug), Art. 931 (Eintragung ins Handelsregister), Art. 954a (Firmengebrauch) und Art. 958f (zehnjährige Aufbewahrung) — Schweizerische Eidgenossenschaft, Fedlex (abgerufen am )
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 9 (zulässige Informationsträger) — Schweizerische Eidgenossenschaft, Fedlex (abgerufen am )
- AHV-Gesetz (AHVG), Art. 63 und 64 (Aufgaben der Ausgleichskassen, Kassenzugehörigkeit) — Schweizerische Eidgenossenschaft, Fedlex (abgerufen am )
- AHV-Verordnung (AHVV), Art. 117 (zuständige Ausgleichskasse für Selbstständigerwerbende) — Schweizerische Eidgenossenschaft, Fedlex (abgerufen am )
- Entreprise individuelle : pour se lancer en solo (Status als Selbstständiger, Rolle der Suva; auf Französisch) — Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO), KMU-Portal (abgerufen am )
- Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung, Version 2.3 — SIX Group (abgerufen am )
- Style Guide QR-Rechnung (Masse, Swiss QR Code 46 × 46 mm, Schweizerkreuz) — SIX Group (abgerufen am )
- QR-Rechnung (seit 22. November 2025 nur noch strukturierte Adresse zulässig) — SIX Group (abgerufen am )
- QR-Rechnung (ersetzt seit 30. September 2022 die roten und orangen Einzahlungsscheine) — PostFinance (abgerufen am )
- Strukturierte Adressen in Zahlungsaufträgen — UBS (abgerufen am )
- Strukturierte Adressen für die QR-Rechnung (auf Französisch) — Banque Cantonale Neuchâteloise (abgerufen am )
- Einführung der strukturierten Adressen in Zahlungen und Daueraufträgen (auf Französisch) — Freiburger Kantonalbank (abgerufen am )
- Strukturierte Adresse (auf Französisch) — Banque Cantonale du Jura (abgerufen am )
- Haben Sie die Adresse in Ihren Zahlungen korrekt erfasst? (auf Französisch) — Banque Cantonale Vaudoise (abgerufen am )
- Weisung über die Zahlungsfristen, erläuternder Bericht (SIA-Norm 118, Art. 190: 30 Tage; auf Französisch) — Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren (KBOB) (abgerufen am )
Häufige Fragen
Wie erstelle ich als Selbstständiger eine QR-Rechnung kostenlos?+
Den QR-Zahlteil allein erstellen Sie kostenlos und ohne Konto mit dem Generator (fele-facture.ch/de/qr-rechnung-generator): Name, strukturierte Adresse (Strasse, PLZ, Ort), IBAN und auf Wunsch den Betrag eingeben, PDF herunterladen. Für eine vollständige Rechnung mit Positionen und integriertem QR gibt es in der App 48 Stunden Vollzugang ohne Zahlungskarte, sobald Sie Ihre IBAN erfassen (einmal pro Firma); danach ist die QR-Rechnung ab dem Abo Selbstständig (CHF 15/Monat) enthalten.
Darf ich einem Kunden Rechnungen stellen, ohne in der Schweiz MWST-pflichtig zu sein?+
Ja. Unter 100'000 CHF Jahresumsatz sind Sie grundsätzlich von der Steuerpflicht befreit und stellen Rechnungen ohne MWST; solange Sie nicht im MWST-Register eingetragen sind, dürfen Sie gar keine MWST ausweisen (Art. 27 MWSTG). Drei Fälle sind Ausnahmen: Wer eine Tätigkeit mit 100'000 CHF absehbarem Umsatz in 12 Monaten startet, ist ab Beginn pflichtig; wer sich freiwillig unterstellt, stellt MWST in Rechnung; und eine steuerpflichtige Person, deren Umsatz unter die Schwelle sinkt, bleibt pflichtig, solange sie sich nicht abmeldet. Es empfiehlt sich, der Klarheit halber den Hinweis „MWST nicht anwendbar – Unternehmen nicht MWST-pflichtig" anzubringen. Ihre Rechnung bleibt einwandfrei gültig.
Welcher Hinweis gehört auf eine Rechnung ohne MWST?+
Empfohlen, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben, ist ein kurzer Satz wie «MWST nicht anwendbar – Unternehmen nicht MWST-pflichtig». Er erklärt einem Geschäftskunden, warum er auf dieser Rechnung keine Vorsteuer abziehen kann. Vorgeschrieben ist nur, was fehlen muss: Wer nicht im MWST-Register eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen, also weder MWST-Satz noch MWST-Betrag angeben (Art. 27 MWSTG). In Fele-facture druckt das PDF diesen Hinweis nicht von selbst: Schreiben Sie ihn unter «Profil», Rubrik «Zahlung», ins Feld «Zahlungsbedingungen (optional)» (höchstens 120 Zeichen), zum Beispiel «Zahlbar innert 30 Tagen. MWST nicht anwendbar – Unternehmen nicht MWST-pflichtig.» Der Text steht dann unter der IBAN auf jeder Rechnung und Offerte, nicht aber auf einer Quittung. Zur Quittung, ohne QR-Zahlteil, wird ein Dokument, wenn Sie bei «Vor Ort bezahlt?» Bar, Karte oder TWINT wählen; das Diktat kann diese Wahl vorschlagen, aber der Bildschirm zeigt sie vor der Bestätigung immer an, und Sie können sie ändern. Eine Rechnung nachträglich unter «Meine Dokumente» als bezahlt zu markieren, macht daraus keine Quittung. Werden Sie später MWST-pflichtig, löschen Sie den Satz wieder, denn er wird auch auf Rechnungen mit MWST gedruckt.
Was sind die Pflichtangaben einer Rechnung in der Schweiz?+
Eine gesetzliche Liste gibt es nur im Mehrwertsteuergesetz, für Mehrwertsteuerpflichtige (Art. 26 Abs. 2 MWSTG). In der Regel: Ihr Name und Ort, mit dem Hinweis auf Ihren Eintrag im Register der steuerpflichtigen Personen und Ihrer Nummer CHE-XXX.XXX.XXX MWST; Name und Ort des Kunden; Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen; Art, Gegenstand und Umfang der Leistung; das Entgelt; Steuersatz und MWST-Betrag (ist die MWST im Preis inbegriffen, genügt der Satz). Wer nicht pflichtig ist, hat keine gesetzliche Liste, mit zwei Vorbehalten: weder MWST-Satz noch MWST-Betrag (Art. 27 MWSTG) und, bei einem Eintrag im Handelsregister, die Firma vollständig und unverändert (Art. 954a OR). Im Übrigen enthält eine klare Rechnung dieselben Elemente (ohne MWST), mit Ihrer vollständigen Adresse, Ihrer UID-Nummer, falls Sie eine haben, dem Datum, einer eindeutigen und fortlaufenden Nummer (dringend empfohlen) und einem Zahlungsmittel: IBAN und QR-Rechnung, der einzige Einzahlungsschein, den die Schweizer Banken verarbeiten.
Ist die QR-Rechnung wirklich obligatorisch?+
Für den Einzahlungsschein ja: Seit dem 30. September 2022, als die orangen und roten Einzahlungsscheine abgelöst wurden, ist die QR-Rechnung der einzige, den die Schweizer Banken verarbeiten. Kein Gesetz verlangt aber einen Einzahlungsschein: Eine Rechnung mit IBAN bleibt gültig. Seit dem 22. November 2025 ist in einer neuen QR-Rechnung nur die strukturierte Adresse zulässig. UBS und die BCN nahmen alte QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse nur bis zum 30. September 2026 an. Andere Banken haben die Zurückweisung von Zahlungen mit unstrukturierter Adresse erst ab dem 2. November 2026 angekündigt (BCF, die präzisiert, dass die Regel für QR-Rechnungen schon seit 2025 gilt) oder ab dem 14. November 2026 (BCJ; bei der BCV für jedes Ausführungsdatum nach dem 14. November 2026).
Ab welchem Betrag muss ich die MWST in Rechnung stellen?+
Ab 100'000 CHF Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen. Bei einem Start (oder einer Ausweitung der Tätigkeit) beginnt die Pflicht sofort, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass Sie die Schwelle in den folgenden 12 Monaten erreichen; ein bereits tätiges Unternehmen wird nach Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem es die Schwelle erreicht hat (Quelle: ESTV). Unter der Schwelle können Sie sich auch freiwillig unterstellen (Art. 11 MWSTG): Dann stellen Sie die MWST in Rechnung. Die Sätze 2026 sind 8,1 % (normal), 2,6 % (reduziert) und 3,8 % (Beherbergung). Eine Erhöhung für die 13. AHV-Rente wurde vom Parlament beschlossen, muss aber am 29. November 2026 noch der Volksabstimmung vorgelegt werden und würde erst 2028 in Kraft treten.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?+
10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Das gilt für alle Ihre Rechnungen, ausgestellte wie erhaltene, ab Ihrer ersten Rechnung. Papier ist zulässig. Elektronisch müssen die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen und die jederzeitige Lesbarkeit gewährleistet sein; auf einem veränderbaren Träger (Festplatte, USB-Stick, Cloud) verlangt die GeBüV zusätzlich vier Voraussetzungen, die alle erfüllt sein müssen (Art. 9): ein Verfahren, das die Integrität gewährleistet, einen unverfälschbaren Nachweis des Speicherzeitpunkts, die Einhaltung der weiteren Vorschriften über den Einsatz dieses Verfahrens sowie festgelegte und dokumentierte Abläufe, deren Protokolle und Log files ebenfalls aufbewahrt werden. Ein einfacher PDF-Ordner genügt also für sich allein nicht.
Wie erstellt man eine konforme Rechnung, wenn man anfängt und kein Buchhalter ist?+
Am einfachsten ist es, ein Tool zu verwenden, das für Sie die Nummerierung, die MWST und die QR-Rechnung übernimmt. Mit Fele-facture diktieren Sie Ihre Leistung per Sprache, fotografieren ein handgeschriebenes Papier oder tippen sie ein, prüfen und erstellen dann das PDF. Das Gratis-Abo erlaubt 5 Rechnungen pro Monat zu CHF 0, ohne QR-Zahlteil. Die QR-Rechnung nach SIX-Standard ist ab CHF 15/Monat (Abo Selbstständig) enthalten, sofern Ihr Profil eine Schweizer oder Liechtensteiner IBAN und die vollständige Adresse des Kontoinhabers enthält.
Auch interessant
- Rechnungssoftware Schweiz
- Rechnungs-App (mobil)
- QR-Rechnung erstellen
- QR-Rechnung-Generator (kostenlos)
- Strukturierte Adresse: die 3 Daten
- QR-Rechnung drucken: welches Papier
- QR-IBAN: brauche ich eine?
- E-Rechnung: Pflicht?
- Arbeitsrapport-Vorlage (PDF, gratis)
- Gratis-Abo oder Bezahl-Abo?
- Rechnung per Sprache erstellen
- Vergleich Schweizer Rechnungssoftware
- Alternative zu Magic Heidi
- Bexio Alternative
- Unbezahlte Rechnung: was tun?
Nach Branche
Erstellen Sie Ihre erste konforme Rechnung gratis: Registrieren Sie sich bei Fele-facture (CHF 0, 5 Rechnungen/Monat) und diktieren Sie Ihre Rechnung, fotografieren Sie Ihren Rapport oder tippen Sie sie ein.
Gratis startenOhne Kreditkarte · Gratis: 5 Rechnungen pro Monat, ohne QR-Zahlteil (QR-Rechnung ab CHF 15/Monat) · Siehe auch die Preise.