Bexio Alternative: wenn ein Rechnungsprogramm genügt

Drei Gründe kommen immer wieder, und nur einer ist wirklich eine Preisfrage. Der erste: der Preis. Bei der Erhebung vom 7. Oktober 2026 startet Bexio bei CHF 35 pro Monat exkl. MWST (Basic, ein einziger Benutzer, Jahresabo). Das Paket Advanced (2 Benutzer), das Bexio als ideal für den Start präsentiert, kostet CHF 42 pro Monat exkl. MWST im Jahresabo, also CHF 504 pro Jahr, und CHF 52 exkl. MWST bei monatlicher Zahlung, also CHF 624 pro Jahr.

Der zweite, häufigere: Man zahlt für eine Verwaltungssuite und benutzt sie nur zum Fakturieren. Die Buchhaltung führt der Treuhänder, es gibt keine Angestellten, kein Lager, keine Projekte zu verfolgen. Übrig bleibt eine einzige tatsächliche Nutzung – Rechnungen stellen – zum Preis eines Werkzeugs, das zehnmal mehr kann.

Der dritte hat nichts mit Geld zu tun: die Einarbeitung. Eine komplette Suite verlangt, einen Kontenplan, Geschäftsjahre und Buchungen zu verstehen. Für einen Handwerker, der seine Rechnung noch am selben Abend verschicken will, ist das täglicher Widerstand – und oft genau der Grund, warum Rechnungen zu spät rausgehen.

Sagen wir es gleich, denn genau das soll entscheiden: Bexio führt eine echte doppelte Buchhaltung, rechnet Löhne nach Swissdec ab, importiert Bankbuchungen, verwaltet mehrere Benutzer mit Rechten und verbindet Sie direkt mit Ihrem Treuhänder. Fele-facture macht nichts davon.

Wenn Sie Angestellte entlöhnen, Ihre Buchhaltung selbst führen oder mehrere Personen im selben Dossier arbeiten, bleibt eine komplette Suite wie Bexio oder KLARA die richtige Wahl – und ein Wechsel, um 30 bis 40 Franken im Monat zu sparen, wäre ein schlechtes Geschäft.

Fele-facture deckt etwas anderes ab: eine Rechnung oder Offerte vom Handy aus erstellen, auf der Baustelle oder in der Werkstatt, per Sprache, mit dem Foto eines handschriftlichen Arbeitsrapports oder über die Tastatur, in wenigen Handgriffen: diktieren oder fotografieren, prüfen, PDF erstellen. Ab dem Abo Selbstständig (und während des vollständigen 48-Stunden-Tests, der einmal beim Erfassen der IBAN angeboten wird) trägt die Rechnung einen QR-Zahlteil nach SIX-Standard mit strukturierter Adresse, sofern das Profil eine Schweizer oder Liechtensteiner IBAN und den Namen des Zahlungsempfängers mit PLZ und Ort enthält und noch ein Betrag offen ist. Offerten haben nie einen QR-Zahlteil, und ausserhalb des Tests erstellt der Gratis-Plan ein PDF ohne QR.

Dazu kommen der Kundenstamm, der CSV-Export für den Treuhänder und eine Zahlungserinnerung: Beim Öffnen der App sehen Sie höchstens einmal pro Tag die unbezahlten Rechnungen, deren Fälligkeit (30 Tage nach Rechnungsdatum) erreicht oder überschritten ist. Die Erinnerung an den Kunden ist mit einem Handgriff vorbereitet (Schaltfläche «Erinnern», PDF im Anhang), aber Sie verschicken sie selbst: Automatisch geht nichts raus. Die Umsatzauswertungen (heute, Woche, Monat, Jahr, freier Zeitraum, Monat für Monat, MWST und Zahlungseingänge) sind dem Abo Unbegrenzt und dem 48-Stunden-Test vorbehalten. Ein kleinerer Umfang, bewusst so gewählt, zu einem Preis, der dazu passt.

Die Tabelle stellt Bexio den Lösungen gegenüber, zu denen man greift, wenn man den Buchhaltungsteil nicht braucht. Die Preise wurden zwischen dem 25. und dem 31. August 2026 auf den Websites der Anbieter erhoben und am 7. Oktober 2026 nachgeprüft; sie ändern sich, prüfen Sie sie vor dem Entscheid.

Achten Sie auf zwei Details, die schnelle Vergleiche verfälschen. Erstens setzen viele publizierte Tarife eine Bindung von einem Jahr oder länger voraus. Bexio: CHF 35 pro Monat exkl. MWST im Jahresabo, 45 bei monatlicher Zahlung. KLARA: «ab 48» exkl. MWST mit 2 Jahren Laufzeit, 55 im Jahresabo, 69 monatlich. Banana wird jährlich bezahlt, und Magic Heidi nennt CHF 299 pro Jahr (oder 39 pro Monat, inkl. MWST). Andere nennen einen Monatspreis (smallinvoice CHF 15, ERPLight CHF 14.90). Prüfen Sie die Abrechnungsperiode und ob der Preis exkl. MWST gilt, bevor Sie vergleichen. Zweitens heisst «Gratis-Plan» nicht «QR-Rechnung gratis»: Bei smallinvoice wie bei Fele-facture kommt der QR-Zahlteil erst im Bezahl-Abo.

Aufs Jahr gerechnet ist der Unterschied konkret. Ein Bexio-Abo zu CHF 42 pro Monat macht CHF 504 im Jahr; Fele-facture Selbstständig zu CHF 15 pro Monat macht CHF 180 – oder CHF 150 bei jährlicher Zahlung. Die Differenz erreicht rund CHF 350 im Jahr.

Was es kostet: Sie haben die Buchhaltung nicht mehr im selben Werkzeug. Konkret übergeben Sie Ihre Rechnungen dem Treuhänder, statt ihm einen direkten Zugang zu geben. Jede Rechnung lässt sich einzeln als CSV exportieren (in Excel zu öffnen), in allen Abos; der Sammelexport aller Rechnungen des Jahres (Seite Bilanzen, Datei «factures_JJJJ.csv») ist dem Abo Unbegrenzt und dem 48-Stunden-Test vorbehalten. Eine native Excel-Datei (.xlsx) erstellt die App nicht. Für eine selbstständige Person, deren Treuhänder ohnehin alles macht, ändert das nichts. Für jemanden, der seine Buchungen in Bexio selbst erfasste, ändert es alles – und dann sollte man nicht wechseln.

Der ehrliche Test, bevor Sie entscheiden: Öffnen Sie Ihr heutiges Werkzeug und schauen Sie die letzten fünf Bildschirme an, die Sie benutzt haben. Betreffen sie alle Rechnungen und Kunden, zahlen Sie für Leerlauf. Sind Buchungen, Löhne oder eine MWST-Abrechnung dabei, die Sie selbst vorbereiten, bleiben Sie, wo Sie sind.

In der Schweiz spricht nichts dagegen, das Rechnungsprogramm mitten im Jahr zu wechseln. Was bleibt: Ihre Geschäftsbücher und alle Buchungsbelege (ausgestellte wie erhaltene Rechnungen) müssen zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden, unverfälscht und jederzeit einsehbar (Art. 958f OR; GeBüV, Art. 3 und 6). Übertragen Sie sie in ein anderes Format oder auf einen anderen Datenträger, müssen sie vollständig und richtig bleiben, und die Übertragung ist zu protokollieren; das Protokoll wird zusammen mit den Daten aufbewahrt (GeBüV, Art. 10). Eine fortlaufende Nummerierung ohne Lücke und ohne Doppel schreibt das Gesetz nicht vor, sie ist aber dringend empfohlen: Sie zeigt, dass keine Rechnung fehlt, und erleichtert Kontrollen.

In der Praxis sind das drei Handgriffe. Exportieren Sie vor dem Weggang Ihre Rechnungen als PDF und ihre Liste in eine Tabelle, und bewahren Sie dieses Archiv ausserhalb der Software auf, die Sie verlassen. Notieren Sie dann die letzte vergebene Nummer und legen Sie sie zum Archiv. Und prüfen Sie, wie das neue Werkzeug nummeriert: Bei Fele-facture lässt sich die Startnummer nicht wählen. Die Nummerierung ist automatisch und jährlich (JJJJ-0001, 0002 …), der Zähler wird vom Server geführt; sie setzt also nicht bei der letzten Nummer der alten Software plus eins fort. Die Notiz in Ihrem Archiv verbindet die beiden Reihen.

Der gute Zeitpunkt ist ein Quartals- oder Jahresbeginn, weil der Schnitt dann auf eine saubere Buchungsperiode fällt; mit einer jährlichen Nummerierung wie bei Fele-facture vermeidet ein Start am 1. Januar zudem zwei Nummernreihen im selben Jahr. Zwingend ist es nicht: Das Gesetz schreibt keinen Zeitpunkt für den Wechsel vor.

Ein letzter Reflex, unabhängig von der gewählten Software: Stellen Sie einem echten Kunden eine echte Rechnung und prüfen Sie, ob sie sich per QR-Scan in seinem E-Banking bezahlen lässt. Das ist der einzige Test, der zählt.