Offerten und Rechnungen diktieren: vom gesprochenen Satz zum PDF, mit QR-Zahlteil ab dem Abo Selbstständig

Sie öffnen die App und diktieren zum Beispiel: «Offerte für Frau Meier, Armatur im Bad ersetzen, zwei Stunden Arbeit zu 95 Franken, Material 180 Franken». Die App ordnet Kunde, Positionen, Mengen und Preise den richtigen Feldern zu. Sie prüfen das Ergebnis und erstellen daraus eine Offerte oder direkt eine Rechnung; bei der Rechnung kommen die MWST, falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, und der QR-Zahlteil (ab dem Abo Selbstständig) dazu.

Genau daher kommt die Zeitersparnis: keine Felder, die Sie eines nach dem anderen ausfüllen müssen, keine Tastatur auf einem kleinen Bildschirm. Sie sprechen, wie Sie mit einem Assistenten sprechen würden, prüfen die ausgefüllten Felder und erstellen das versandbereite PDF.

Nimmt die Kundschaft die Offerte an, wandeln Sie sie mit einem Klick in eine Rechnung um. Und liegt der Rapport oder Regierapport schon auf Papier vor, fotografieren Sie ihn: Die App macht daraus die Rechnung. Sprache und Foto decken die beiden Situationen vor Ort ab: die Hände frei, oder das Papier bereits ausgefüllt.

Das Administrative ist die tote Zeit der Selbstständigen. Viele Handwerker schieben ihre Rechnungen auf den Abend oder das Wochenende, weil ihnen tagsüber die Zeit fehlt. Mit dem Sprachdiktat lässt sich zwischen zwei Einsätzen fakturieren, direkt vor Ort, statt alles für den Abend aufzusparen.

Schnell fakturieren heisst auch früher bezahlt werden. Bei gleicher Zahlungsfrist ist eine Rechnung, die noch am selben Tag ausgestellt wird, früher bei der Kundschaft als eine, die bis zum Wochenende wartet, und die QR-Rechnung wird im E-Banking per Scan bezahlt.

Und schliesslich senkt die Sprache die technische Hürde. Sie müssen keine Buchhaltungssoftware bedienen können: Wenn Sie Ihre Leistung mündlich beschreiben können, können Sie auch Ihre Rechnung erstellen.

Eine Rechnung zu diktieren ändert nichts an ihrer Konformität. Ab dem Abo Selbstständig (und während des 48-Stunden-Tests) erzeugt Fele-facture eine QR-Rechnung nach SIX-Standard (Swiss Payment Standards), mit der Adresse im strukturierten Format (Typ S), das seit dem 22. November 2025 in jeder neuen QR-Rechnung vorgeschrieben ist (Quelle: SIX Group).

Das ist wichtig: UBS und die Neuenburger Kantonalbank nahmen QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse nur bis zum 30. September 2026 zur Zahlung an, und ab dem 14. November 2026 ist die strukturierte Adresse für alle Zahlungen nach Schweizer Standard Pflicht (Quellen: SIX Group, UBS). Eine mit Fele-facture diktierte QR-Rechnung hat bereits dieses Format.

Die QR-Rechnung ist das Zahlungsmittel, das die Schweizer Banken seit dem 30. September 2022 erwarten – dem Datum, seit dem die alten orangen und roten Einzahlungsscheine nicht mehr akzeptiert werden. Ab dem Abo Selbstständig ist das Ergebnis, ob Sie tippen oder diktieren, eine Rechnung, die Ihr Kunde durch Scannen des Codes bezahlen kann; im Gratis-Abo kommt sie ohne QR-Zahlteil.

Handwerker und Selbstständige, die draussen unterwegs sind: Garagisten, Sanitär- und Heizungsinstallateure, Elektriker, Gärtner, Maler. Sie profitieren am meisten davon, ihre Rechnung einfach zu diktieren, ohne sich an einen Computer setzen zu müssen.

Therapeuten und Dienstleister, die einen Termin nach dem anderen haben: Zwischen zwei Kunden verhindert eine diktierte Rechnung, dass sich administrativer Rückstand anhäuft.

Ganz allgemein alle, die eine klassische Fakturierungssoftware zu langsam finden. Mit dem Gratis-Abo von Fele-facture (CHF 0, 5 Rechnungen pro Monat, ohne Kreditkarte) lässt sich das Diktat ausprobieren, bevor man sich entscheidet.

Eine Rechnung zu diktieren ist kein Alleinstellungsmerkmal mehr, und es zu verschweigen wäre unredlich. Stand 9. Oktober 2026 können es mindestens sechs Schweizer Lösungen: Sie diktieren eine Rechnung, oder eine Offerte oder einen Rapport, aus dem danach eine QR-Rechnung nach SIX-Standard wird.

Fele-facture (gratis 5 Rechnungen pro Monat ohne QR-Zahlteil, QR-Rechnung ab dem Abo zu CHF 15 pro Monat) nimmt die Sprache UND das Foto eines handschriftlichen Arbeitsrapports, mit einer Oberfläche in vier Sprachen. SecretarIA macht dasselbe und akzeptiert Diktat auf Portugiesisch, Spanisch, Italienisch, Albanisch oder Englisch mit sauberer französischer Ausgabe; gratis sind 3 Dokumente pro Monat, und das Abo Pro kostet zum Lancierungspreis CHF 29 pro Monat (oder CHF 290 pro Jahr) bei Abschluss vor dem 31.12.2026, ein Preis, der bleibt, solange das Abo aktiv ist; neue Konten zahlen danach CHF 39 pro Monat (oder CHF 390 pro Jahr). Offeroo (CHF 19 pro Monat, monatlich kündbar, 14 Tage Test, kein Gratis-Angebot) ist nur auf Deutsch und geht von der Offerte statt von der Rechnung aus. Opus (ab CHF 39 pro Monat, nach 30 Tagen Test) geht ebenfalls von der Offerte aus: Die diktierte Offerte wird nach der Annahme zur Rechnung mit QR-Zahlteil. SimpliFaq bietet mit der Assistentin Ziva ein Gratis-Angebot mit 3 Rechnungen pro Monat, kostet danach CHF 32 pro Monat und bringt einen breiteren Buchhaltungsteil mit. Baunex (Rapporte ab dem Abo Pro: CHF 34 pro Monat und Benutzer bei jährlicher Zahlung, also CHF 408 pro Jahr, oder CHF 39 pro Monat bei monatlicher Zahlung; das Abo Starter ab CHF 24 enthält keine Rapportierung) geht vom Baustellenrapport aus und nimmt das Diktat im Schweizer Dialekt.

Bei Fele-facture hört eine automatische Transkription zu (OpenAI Whisper, bei Ausfall Deepgram und danach Groq), dann ordnet ein Sprachmodell (Anthropic Claude) das Gesagte den richtigen Feldern zu: Kunde, Leistungen, Stunden, Material, Beträge. Offeroo nennt dieselbe Kette (Whisper, dann Claude), und auch Opus stützt sich auf Claude von Anthropic; SecretarIA, SimpliFaq und Baunex legen sie auf den am 9. Oktober 2026 gelesenen Seiten nicht offen. Der sichtbare Unterschied liegt in drei Punkten: was das Werkzeug als Eingabe akzeptiert, die Sprache und der Preis. Die ausführliche Tabelle steht auf unserer Vergleichsseite.