Rechnungssoftware für Gärtner und Gartenbauer: Neuanlagen, Saisonunterhalt und QR-Rechnung direkt vor Ort

Gartenbau-Neuanlagen werden auf Offerte verkauft: Erdarbeiten, Plattenbeläge, Mäuerchen, Bepflanzungen, Rasen, automatische Bewässerung, Zaun, Beleuchtung. Der Kunde – Privatperson, Liegenschaftsverwaltung, Gemeinde, Architekt – will das Detail pro Position, eine Anzahlung bei Auftragserteilung für das Material und den Restbetrag bei der Abnahme.

Der Unterhalt dagegen kehrt jeden Monat oder jede Saison wieder: Rasenmähen und Schnitt im Frühling und Sommer, Laubräumung im Herbst, Schneeräumung und Salzen im Winter. Oft pauschal, manchmal im Stundenansatz, für Dutzende von Kunden – und jede dieser kleinen Rechnungen kostet Zeit, wenn man sie jedes Mal neu eintippt.

Eine Rechnungssoftware für Gärtner muss bei Neuanlagen die Kette Offerte → Anzahlung → Restbetrag abbilden und den Unterhalt in wenigen Sekunden erneut fakturieren können. Genau so ist Fele-facture aufgebaut.

Per Sprache, während Sie das Material einräumen: «Rechnung für Frau Meier, Gartenunterhalt August, viermal Rasen gemäht und ein Heckenschnitt, Pauschale 380 Franken». Die KI macht daraus die Positionen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis), und die App berechnet das Total. Die MWST schalten Sie Rechnung für Rechnung ein oder aus; ist sie eingeschaltet, wendet die App den einen Satz aus Ihrem Profil an: Die MWST kommt zum Total hinzu oder wird aus dem Preis herausgerechnet, wenn Sie «Meine Preise verstehen sich inklusive MWST» angekreuzt haben. Den QR-Code fügt die App erst ab dem Plan Selbstständig (oder während der 48-h-Testphase) hinzu, mit einer Schweizer oder Liechtensteiner IBAN und der vollständigen Adresse des Kontoinhabers in Ihrem Profil.

Bei einer Neuanlage diktieren Sie die Schlussrechnung («Schlussrechnung für die Liegenschaftsverwaltung Müller, Terrassengestaltung gemäss Offerte») und tragen die bereits geleistete Anzahlung im Feld «Anzahlung» der Vorschau ein: Aus dem Diktat liest die App die Anzahlung nicht heraus. Restbetrag und Betrag im QR-Zahlteil werden dann neu berechnet.

Führen Sie einen Baustellenrapport oder ein Stundenheft, fotografieren Sie ihn einfach: Die App liest Kunde, Leistungen, Mengen und Preise aus; Sie prüfen das Ergebnis am Bildschirm, bevor Sie es versenden.

Ihre Unterhaltskunden sind im Kundenstamm hinterlegt: Im Kundeneintrag (Seite «Meine Kunden», aufgeklappt) öffnet die Schaltfläche «+ Neue Rechnung» eine neue Rechnung mit der Adresse aus dem letzten Dokument dieses Kunden, und der Eintrag listet auf, was Sie ihm bereits fakturiert haben. Gemeinden und Liegenschaftsverwaltungen erhalten eine detaillierte Rechnung. Die Objekt- oder Vertragsreferenz kann in ein eigenes Feld, das Sie unter «Rechnung anpassen» aktivieren: «Baustellen-Nr.», «Ort / Einsatzadresse» oder «Vertrags-/Dossier-Nr.» (die Vorlage «Gärtner / Landschaftsbau» bringt Ort, Fläche und Zeitraum gleich mit). Diese Felder stehen über der Aufstellung der Leistungen, am Bildschirm wie im PDF, und das Diktat versucht, sie auszufüllen. Andernfalls schreiben Sie die Referenz einfach in die Bezeichnung einer Position.

Die Offerte für eine Neuanlage erstellen Sie per Sprache, Foto oder Tastatur, ohne QR-Zahlteil; ist sie angenommen, wird sie mit einem Fingertipp zur Rechnung, mit Ihrer automatischen Nummerierung. Die bei Auftragserteilung geleistete Anzahlung, im Feld «Anzahlung» erfasst, wird auf der Schlussrechnung abgezogen, und der QR-Code (ab dem Plan Selbstständig) trägt den Restbetrag.

Ein gewährter Rabatt wird in Prozent auf der betreffenden Position erfasst; Ihre Zahlungsbedingungen stehen unter der IBAN. Rechnungen, die nach 30 Tagen noch offen sind, werden Ihnen beim Öffnen der App in Erinnerung gerufen – das zählt, wenn man viele kleine Unterhaltskunden hat.

Die Auswertungen zeigen, in welchen Saisons Ihr Umsatz stark und in welchen er schwach ist: heute, Woche, Monat, Jahr, frei wählbarer Zeitraum, Aufschlüsselung Monat für Monat, MWST und Zahlungseingänge. Sie sind dem Plan Unbegrenzt (und der 48-h-Testphase) vorbehalten; im Gratis-Plan und im Plan Selbstständig zeigt die Seite «Auswertungen» einen Hinweis zum Upgrade. Für den Treuhänder lässt sich jede Rechnung einzeln als CSV exportieren (in Excel zu öffnen), in allen Plänen; der gesammelte Export aller Rechnungen des Jahres («Excel-Export» der Auswertungen, in Wirklichkeit eine CSV-Datei) ist dem Plan Unbegrenzt und der 48-h-Testphase vorbehalten. Eine echte .xlsx-Datei erzeugt die App nicht. Ihre Dokumente sind gesichert und begleiten Sie vom Handy bis zum Computer.

Die MWST verdient in diesem Beruf besondere Aufmerksamkeit. Steuerpflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt und innerhalb eines Jahres im In- und Ausland einen Umsatz von mindestens CHF 100'000 aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind; darunter ist man grundsätzlich von der Steuerpflicht befreit (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Ab wann das gilt, hängt von Ihrer Situation ab: Ein bestehendes Unternehmen wird mit Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem es die Umsatzgrenze erreicht hat; wer eine Tätigkeit aufnimmt oder ausweitet, ist es von Beginn an, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass innerhalb der folgenden zwölf Monate CHF 100'000 erreicht werden (Art. 14 Abs. 3 MWSTG; Quelle: ESTV, «MWST-Steuerpflicht»). Sind Sie steuerpflichtig, unterliegen Ihre Dienstleistungen – Bepflanzung, Unterhalt, Erdarbeiten, Baumschnitt – dem Normalsatz von 8,1 %. Die Lieferung von Sämereien, lebenden Pflanzen, Stecklingen, Pfropfreisern, Schnittblumen und Zweigen unterliegt dagegen dem reduzierten Satz von 2,6 % (Art. 25 Abs. 2 Bst. a Ziff. 5 MWSTG), ebenso jene von Dünger, Pflanzenschutzmitteln und Mulch (Ziff. 7). Werden die Pflanzen zusammen mit einer zum Normalsatz steuerbaren Leistung geliefert (Bepflanzung, Unterhalt), bleiben sie bei 2,6 %, «gesonderte Rechnungsstellung vorausgesetzt» (Ziff. 5). Die Verordnung der ESTV über die Höhe der Saldosteuersätze unterscheidet denn auch beim Gartenbau die «Pflanzenlieferungen, wenn gesondert fakturiert» (SR 641.202.62).

Fele-facture rechnet mit einem einzigen MWST-Satz, den Sie einmal im Profil festlegen (standardmässig 8,1 %); pro Rechnung wählen Sie, ob MWST anfällt. Zwei Sätze auf derselben Rechnung kann die App heute nicht, und sie wählt den Satz nicht an Ihrer Stelle: Für Arbeit zu 8,1 % und Pflanzen zu 2,6 % braucht es zwei Rechnungen oder eine separate Berechnung, am besten nach Rat Ihres Treuhänders. Unterhalb der Schwelle stellen Sie grundsätzlich ohne MWST in Rechnung; solange Sie nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind, dürfen Sie die MWST auf Ihren Rechnungen auch gar nicht ausweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Es gibt drei Ausnahmen: Wer startet und innerhalb von zwölf Monaten CHF 100'000 erwartet, ist von Beginn an steuerpflichtig (Art. 14 Abs. 3 MWSTG); wer auf die Befreiung verzichtet hat (freiwillige Steuerpflicht, Art. 11 MWSTG), stellt MWST in Rechnung; und eine steuerpflichtige Person, deren Umsatz unter die Grenze fällt, bleibt es, solange sie dies nicht gemeldet hat (Art. 14 Abs. 5 MWSTG).

Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung nach SIX-Standard der einzige Einzahlungsschein, den die Schweizer Banken verarbeiten: Die orangen und roten Einzahlungsscheine wurden an diesem Tag vom Markt genommen. Kein Gesetz schreibt allerdings vor, einen beizulegen: Eine Rechnung mit IBAN bleibt gültig. Fele-facture erstellt den QR-Zahlteil (ab dem Plan Selbstständig) mit der strukturierten Adresse (Typ S), die seit dem 22. November 2025 als einzige in einer neuen QR-Rechnung zulässig ist (Version 2.3 der Richtlinien). UBS und die Neuenburger Kantonalbank (BCN) nehmen QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse seit dem 1. Oktober 2026 nicht mehr zur Zahlung an; die Freiburger Kantonalbank (BCF) lehnt ab dem 2. November 2026 jede Zahlung mit unstrukturierter Adresse ab. Am 14. November 2026 treten die Richtlinien QR-Rechnung 2.4 und die Swiss Payment Standards 2026 in Kraft: Die strukturierte (oder hybride) Adresse wird dann für alle Zahlungen nach den Schweizer Standards zur Regel. SIX hält allerdings fest, dass SIC die Adressen nicht validieren wird und dass die Banken die unstrukturierte Adresse ausserhalb dieser Standards weiterhin annehmen können (Quellen: SIX Group, PostFinance, UBS, BCN, BCF).

Die Rechnungsvorlage enthält Ihre Angaben, jene des Kunden, eine eindeutige Nummer, das Datum, das Detail der Leistungen, das Total in CHF und die IBAN. Der QR-Code steht erst ab dem Plan Selbstständig (und während der 48-h-Testphase) darauf: Im Gratis-Plan und auf einer vor Ort bezahlten Quittung fehlt er. Sind Sie steuerpflichtig, verlangt Art. 26 MWSTG zusätzlich: den Hinweis auf Ihre Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen mit Ihrer Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST), den die App im Kopf druckt, sobald die MWST eingeschaltet ist (im Profil oder auf der Rechnung) und Sie die Nummer im Profil erfasst haben; das Datum oder den Zeitraum der Leistung, falls abweichend vom Rechnungsdatum; den Steuersatz und den Steuerbetrag (versteht sich der Preis inklusive MWST, genügt der Satz). Ein eigenes Feld für die UID hat die Vorlage nicht: Sind Sie nicht steuerpflichtig, erscheint sie nur, wenn Sie sie ins freie Feld «Zahlungsbedingungen» schreiben. Das MWSTG ist das einzige Gesetz, das eine Liste von Rechnungsangaben festlegt. Jedes im Handelsregister eingetragene Unternehmen muss aber, ob steuerpflichtig oder nicht, auf seinen Rechnungen seine eingetragene Firma vollständig und unverändert angeben (Art. 954a OR). Kein Gesetz schreibt dagegen die QR-Rechnung oder die Nummerierung vor: Die erste ist der einzige Einzahlungsschein, den die Banken verarbeiten, die zweite eine dringend empfohlene gute Praxis.

Ihre Rechnungen sind während 10 Jahren ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren (Art. 958f OR), in einer Form, die lesbar bleibt und sicherstellt, dass sie nicht unbemerkt verändert werden können (Art. 958f Abs. 3 OR; GeBüV, Art. 3 und 9). Der PDF- und CSV-Export von Fele-facture hilft Ihnen, dieses Archiv anzulegen; die Aufbewahrung bleibt aber Ihre Sache: Legen Sie es ausserhalb der App ab.

Sagen wir es hier, statt es Sie herausfinden zu lassen: Fele-facture führt keine doppelte Buchhaltung, macht weder Löhne noch Lager noch Baustellenplanung und hat keine feine Rechteverwaltung pro Benutzer. Das ist keine Liste künftiger Funktionen, sondern ein bewusst gewählter Umfang.

Brauchen Sie einen dieser Punkte, sind wir nicht die richtige Antwort. Für die Buchhaltung allein hat CashCtrl einen Gratis-Plan; Banana hat einen Plan Free mit höchstens 70 Buchungen und kostet danach CHF 89 im Jahr (Professional) oder CHF 179 im Jahr (Advanced, der Plan, den Banana für MWST-Pflichtige vorsieht). Für Löhne nehmen Sie ein Lohnprogramm: zum Beispiel Bexio (Option ab dem Paket Advanced), KLARA (Lohnmodul) oder Crésus (Lohnmodul), alle drei Swissdec-zertifiziert. Für Baustellenverfolgung und auf dem Handy unterschriebene Regierapporte SecretarIA. Der ausführliche Vergleich der vierzehn Schweizer Lösungen steht auf unserer Vergleichsseite.

Was wir dagegen können, passt in einen Satz: von einem gesprochenen Satz oder dem Foto eines handschriftlichen Arbeitsrapports zu einer versandbereiten Schweizer Rechnung, mit wenigen Handgriffen, direkt vom Einsatzort, mit dem normkonformen QR-Zahlteil ab dem Plan Selbstständig. Dazu der CSV-Export jeder Rechnung, der sich in Excel öffnen lässt, um Ihre Daten dem Treuhänder zu übergeben.