Akontorechnung in der Schweiz: wann verlangen, wann die MWST geschuldet ist und wie man die Anzahlung in der Schlussrechnung abzieht

Für eine Handwerksarbeit (Werkvertrag) gilt Art. 372 OR: «Der Besteller hat die Vergütung bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen.» Abs. 2 ergänzt: «Ist das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt, so hat Zahlung für jeden Teil bei dessen Ablieferung zu erfolgen.» Das Gesetz sieht also Zahlungen bei der Ablieferung vor, ganz oder in Teilen, aber nichts über eine Zahlung VOR der Arbeit.

Das Wort «Anzahlung» kommt weder im Werkvertrag (Art. 363–379) noch beim Kauf vor; die Regeln zum Kauf erwähnen eine Vorausbezahlung des Preises nur für den Fall, dass die Sache «gegen Vorausbezahlung des Preises» zu übergeben ist (Art. 214 Abs. 1). Beim Kauf bestimmt Art. 184 Abs. 2: «Sofern nicht Vereinbarung oder Übung entgegenstehen, sind Verkäufer und Käufer verpflichtet, ihre Leistungen gleichzeitig – Zug um Zug – zu erfüllen.» In der Praxis heisst das: Eine Anzahlung wird vereinbart (beim Kauf kann sie sich auch aus der Übung ergeben, Art. 184 Abs. 2). Am einfachsten halten Sie sie in der Offerte fest (Prozentsatz oder Betrag, und wann), bevor der Kunde annimmt. Das Gesetz schreibt keinen Prozentsatz vor. Zahlt der Kunde die Anzahlung, kann er dafür eine Quittung verlangen.

Für die MWST zählt der Name des Dokuments nicht: Eine Rechnung ist «jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird» (Art. 3 Bst. k MWSTG). Eine Akontorechnung folgt also den Regeln der übrigen Rechnungen. Die Angaben nach Art. 26 (Leistungserbringer mit MWST-Nummer, Empfänger, Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt der Steuersatz) sind «auf Verlangen» geschuldet (Abs. 1), und das Gesetz sagt «in der Regel»; die ESTV schreibt für Gemeinwesen: «Akonto- und Teilrechnungen werden – wie die übrigen Rechnungen – vorzugsweise gemäss den Anforderungen von Artikel 26 MWSTG ausgestellt» (MWST-Branchen-Info 19 Gemeinwesen, Ziff. E.1.4).

Wann die MWST geschuldet ist, hängt von der Abrechnungsmethode und von der Art der Anzahlung ab. Die Tabelle gibt Art. 40 MWSTG wieder. Die ESTV umschreibt die Vorauszahlung so: «Eine Vorauszahlung liegt vor, wenn im Zeitpunkt der Entstehung der Steuerforderung noch keine Leistung erbracht worden ist» (MWST-Info 19 Steuersatzerhöhung 2024, Ziff. 2.3), und die Teilzahlung: «Eine Teilzahlung liegt vor, wenn im Zeitpunkt der Entstehung der Steuerforderung erst der mit der Zahlung abgegoltene Teil der Leistung, nicht jedoch die vollständige Leistung erbracht wurde» (gleiche Publikation, Ziff. 2.2.1). Im Baugewerbe werden bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten Teilrechnungen (Situationsetats) «und die ihnen gleichgestellten Teilzahlungsgesuche» in der Periode deklariert, in der sie ausgestellt wurden. Weiter gilt: «Bei Vorauszahlungen und bei Leistungen ohne Rechnungsstellung erfolgt die Deklaration in der Abrechnungsperiode, in der das Entgelt vereinnahmt wird» (MWST-Branchen-Info 04 Baugewerbe, Ziff. 6). Im Zweifel fragen Sie Ihre Treuhänderin oder Ihren Treuhänder.

Ein mehrwertsteuerpflichtiger Handwerker (Normalsatz 8,1 %) erstellt eine Offerte über CHF 10'000.– exkl. MWST und verlangt 30 % Anzahlung bei der Bestellung. Die drei Dokumente:

Diese Darstellung bezeichnet die ESTV als nicht korrekt (MWST-Branchen-Info 19 Gemeinwesen, Ziff. E.1.4.3). Berechnet die Schlussrechnung die MWST auf dem Gesamtbetrag (810.–) und zieht dann die Anzahlung inkl. MWST (3'243.–) ab, zahlt der Kunde zwar den richtigen Betrag, aber die MWST der Anzahlung ist zweimal ausgewiesen: 243.– auf der Akontorechnung und ein zweites Mal in den 810.– der Schlussrechnung. Nach Art. 27 Abs. 2 MWSTG gilt: «Wer in einer Rechnung eine Steuer ausweist, obwohl er zu deren Ausweis nicht berechtigt ist, oder wer für eine Leistung eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet die ausgewiesene Steuer», ausser er berichtigt die Rechnung oder macht glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist.

Die ESTV erinnert daran: «Anlässlich der Schlussrechnung ist insbesondere darauf zu achten, dass die Mehrwertsteuer aufgrund der Akontorechnungen nicht doppelt bzw. nicht zu hoch ausgewiesen wird, da diese ansonsten vom jeweiligen Rechnungssteller gegenüber der ESTV geschuldet ist (Art. 27 Abs. 2 MWSTG).» In ihrem Beispiel wird «auf dem Gesamtbetrag exkl. MWST zunächst der gemäss Akontorechnung vereinnahmte Betrag exkl. MWST abgezogen. Erst auf dem noch nicht mit MWST belasteten Restbetrag wird im Anschluss die MWST berechnet» (MWST-Branchen-Info 19 Gemeinwesen, Ziff. E.1.4 und E.1.4.2). So ist das Beispiel oben aufgebaut.

Eine andere Darstellung zeigt die ESTV für Anwälte und Notare: Gesamtbetrag inklusive MWST, dann «abzüglich Ihre Akontozahlung (inkl. 8,1 % MWST)», dann der Restbetrag, ohne separaten MWST-Betrag (MWST-Branchen-Info 18, Ziff. 6, Beispiel 3): Schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Steuersatzes (Art. 26 Abs. 2 Bst. f MWSTG). Wies Ihre Akontorechnung einen MWST-Betrag aus, ist die Schlussrechnung nach Ziff. E.1.4.2 diejenige, die die ESTV als korrekt zeigt. Anzahlung vor einer Satzänderung verrechnet und Restbetrag danach: siehe unsere Seite MWST-Erhöhung 2028.

In Fele-facture erstellen Sie die Akontorechnung direkt aus der Offerte, solange diese nicht in eine Rechnung umgewandelt ist: Schaltfläche «Anzahlungsrechnung», als Betrag oder als Prozentsatz der Offerte (10, 25, 30 oder 50 % mit einem Klick, oder ein anderer Prozentsatz), mit einer Schaltfläche «Abrunden», die den Betrag auf den nächsten Hunderter (ab 10'000.– auf den nächsten Tausender) abrundet. Es ist eine normale Rechnung mit eigener Nummer, Titel «Anzahlungsrechnung» und dem Vermerk «Gemäss Offerte Nr. …»; sie übernimmt von der Offerte den Kunden und die Einstellung mit oder ohne MWST, und ihr Total trifft den verlangten Prozentsatz oder Betrag auf den Rappen genau; übersteigt er den noch zu verrechnenden Rest der Offerte, begrenzt ihn das Fenster auf diesen Rest und weist darauf hin. Sie können für dieselbe Offerte mehrere erstellen: Ab der zweiten zeigt das Fenster den bereits verrechneten Betrag und den Rest und schlägt diesen Rest vor, den Sie ändern können. Jede zählt zu den Dokumenten des Monats. Ist die Offerte umgewandelt, nimmt sie keine Akontorechnung mehr an: «In neue Offerte kopieren» unter «Meine Dokumente» startet mit einer Kopie.

Ist die Arbeit fertig, erstellt «In Rechnung umwandeln» die Schlussrechnung: Die Summe der Akontorechnungen ist vorausgefüllt und änderbar, wird mit ihren Nummern gedruckt, und der QR-Zahlteil lautet auf den Restbetrag. Mit MWST wird die Anzahlung exkl. MWST abgezogen und die MWST nur auf dem Restbetrag berechnet, wie im Beispiel. Eine Anzahlung, die ohne Akontorechnung eingegangen ist, erfassen Sie im Feld «Anzahlung»: Sie wird dann inklusive MWST nach der MWST des Gesamtbetrags abgezogen, was nur passt, wenn für diese Anzahlung keine Rechnung mit MWST-Ausweis erstellt wurde. Der QR-Zahlteil ist ab dem Abo Selbstständig (CHF 15/Monat) enthalten; das Gratis-Abo (5 Rechnungen oder Offerten pro Monat) erstellt Rechnungen ohne QR-Zahlteil. In der Auswertung und im Export für den Treuhänder (ab dem Abo Selbstständig) wird die Anzahlung nur einmal gezählt: mit ihrer Akontorechnung; die Schlussrechnung zählt dort nur mit dem Restbetrag.