Rechnungssoftware für Maler und Gipser: von der Offerte pro m² bis zur Schlussrechnung, ohne Umweg übers Büro

Alles beginnt mit der Offerte. Der Kunde – Privatperson, Liegenschaftsverwaltung, Architekt – will die Details sehen: Wände in m², Decken, Holzwerk, Anzahl Anstriche, Vorbereitung (Abwaschen, Ausbessern, Schleifen, Spachteln), Abdecken des Mobiliars, Anfahrt. Beim Gipser kommen Trennwände, Putze, Abrieb und abgehängte Decken hinzu.

Ist die Offerte angenommen, können Sie bei Auftragserteilung eine Anzahlung verlangen (zum Beispiel 30 %) und den Restbetrag bei der Abnahme der Arbeiten in Rechnung stellen – oder eine Zwischenrechnung, wenn die Baustelle länger dauert. Am Abend wartet das alles in einem Notizbuch oder im Handschuhfach.

Eine Rechnungssoftware für Maler muss Ihnen die Neuerfassung zwischen Offerte und Rechnung ersparen und eine konforme QR-Rechnung erzeugen, die die Liegenschaftsverwaltung ohne Rückfrage bezahlt. In Fele-facture wird eine Offerte ohne Neuerfassung zur Rechnung: Kunde, Positionen, Bemerkung, Betreff und Felder werden übernommen. Die Umwandlung erfolgt ein einziges Mal; danach ist die Offerte als «umgewandelt» markiert und behält den Verweis auf die Rechnung. Einen Schritt «Anzahlungsrechnung» gibt es nicht: Die geleistete Anzahlung erfassen Sie von Hand im Feld «Anzahlung» der Rechnung.

Sie diktieren: «Offerte für Herrn Brunner, Wohnzimmer und Korridor, Wände 62 m² zwei Anstriche à 28 Franken pro m², Decken 24 m² à 32 Franken, Untergrundvorbereitung pauschal 350 Franken, Abdecken und Anfahrt 120 Franken». Aus diesem Diktat erstellt die KI die Positionen (Bezeichnung, Menge, Einheitspreis), und die App berechnet das Total. Die MWST schalten Sie pro Dokument ein oder aus; ist sie aktiviert, wendet die App den einen Satz aus Ihrem Profil an: Die MWST wird zum Total hinzugerechnet oder aus dem Preis herausgerechnet, wenn Sie «Meine Preise verstehen sich inklusive MWST» aktiviert haben. Die Offerte wird ohne QR-Zahlteil erstellt; die daraus entstehende Rechnung enthält ihn ab dem Plan Selbstständig (oder während der 48-h-Testphase), mit einer IBAN CH oder LI und der vollständigen Adresse des Zahlungsempfängers in Ihrem Profil.

Haben Sie bereits alles vor Ort notiert – Aufmasse mit Bleistift auf einem Blatt –, fotografieren Sie es einfach: Die App liest Kunde, Positionen, Mengen und Preise heraus; Sie prüfen am Bildschirm, passen eine Position an und senden dem Kunden das PDF.

Die angenommene Offerte wird mit einem Fingertipp zur Rechnung, mit Ihrer automatischen Nummerierung. Ihre Stammkunden (Liegenschaftsverwaltungen, Hausverwaltungen, Architekten) sind im Kundenstamm hinterlegt, die Adresse ist vorausgefüllt.

Für die Anzahlung kennt die App nur die Offerte und die Rechnung: Einen Typ «Anzahlungsrechnung» gibt es nicht. Sie stellen eine gewöhnliche Rechnung mit einer Position «Anzahlung 30 %» aus, deren Betrag Sie selbst eingeben; der Prozentsatz wird nicht berechnet, und diese Rechnung ist nicht mit der Offerte verknüpft. Auf der Schlussrechnung geben Sie die bereits geleistete Anzahlung im Feld «Anzahlung» an: Restbetrag und Betrag im QR-Code werden automatisch angepasst. Ein Rabatt wird in Prozent auf der betreffenden Position erfasst; Ihre Zahlungsbedingungen («zahlbar innert 30 Tagen») werden unter der IBAN gedruckt.

An Rechnungen, die nach 30 Tagen nicht bezahlt sind, werden Sie beim Öffnen der App erinnert; die Historie pro Kunde zeigt, was beglichen ist und was nicht. Die Auswertungen liefern Ihren Umsatz ohne Tabellenkalkulation: heute, Woche, Monat, Jahr, frei wählbarer Zeitraum, Aufstellung Monat für Monat, MWST und Zahlungseingänge. Sie sind dem Plan Unbegrenzt (und der 48-h-Testphase) vorbehalten; im Gratis-Plan und im Plan Selbstständig zeigt die Seite Auswertungen einen Hinweis zum Upgrade. Für den Treuhänder lässt sich jede Rechnung einzeln als CSV exportieren (in Excel zu öffnen), in allen Plänen; der Sammelexport aller Rechnungen des Jahres (Seite Auswertungen, Datei «factures_JJJJ.csv») ist dem Plan Unbegrenzt und der 48-h-Testphase vorbehalten. Eine echte .xlsx-Datei erzeugt die App nicht.

Ihre Rechnungen, Offerten und Kundendaten werden in Ihrem Konto gesichert (Supabase, in der EU) und zwischen Ihren Geräten synchronisiert (Handy ↔ Computer): Die auf der Baustelle erstellte Offerte liegt im Büro für die Schlussrechnung bereit. Die Sicherung ist standardmässig aktiv und lässt sich unter «Erweiterte Optionen» ausschalten. Verlieren, beschädigen oder wechseln Sie Ihr Handy, finden Sie alles wieder, sobald Sie sich mit demselben Konto anmelden, samt Ihrem Firmenprofil. Drei Dinge bleiben auf dem Gerät: die Entwürfe, die Einstellung «Rechnung anpassen» (Definition der eigenen Felder) und die Leistungs-Kürzel.

Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung nach SIX-Standard der einzige Einzahlungsschein, den die Schweizer Banken verarbeiten: Die orangen und roten Einzahlungsscheine wurden an diesem Tag vom Markt genommen. Kein Gesetz schreibt allerdings vor, einen beizulegen: Eine Rechnung mit IBAN bleibt gültig. Fele-facture erzeugt den QR-Zahlteil (ab Plan Selbstständig) mit der strukturierten Adresse (Typ S), die seit dem 22. November 2025 als einzige in einer neuen QR-Rechnung zulässig ist (Version 2.3 der Richtlinien). UBS und die Neuenburger Kantonalbank (BCN) nehmen QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse seit dem 1. Oktober 2026 nicht mehr zur Zahlung an; die Freiburger Kantonalbank (BCF) lehnt ab dem 2. November 2026 jede Zahlung mit unstrukturierter Adresse ab. Am 14. November 2026 treten die Richtlinien QR-Rechnung 2.4 und die Swiss Payment Standards 2026 in Kraft: Die strukturierte (oder hybride) Adresse wird dann für alle Zahlungen nach den Schweizer Standards zur Regel. SIX hält allerdings fest, dass SIC die Adressen nicht validiert und dass die Banken die unstrukturierte Adresse ausserhalb dieser Standards weiterhin akzeptieren können (Quellen: SIX Group, PostFinance, UBS, BCN, BCF).

Die MWST zum Normalsatz von 8,1 % gilt für Maler- und Gipserarbeiten, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind. Steuerpflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt und innerhalb eines Jahres im In- und Ausland einen Umsatz von mindestens CHF 100'000 aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind; darunter ist man befreit (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Ab wann das gilt, hängt von Ihrer Situation ab. Ein bestehendes Unternehmen wird nach Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem die Umsatzgrenze erreicht wurde. Wer eine Tätigkeit aufnimmt oder ausweitet, ist ab Beginn steuerpflichtig, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass innerhalb der folgenden zwölf Monate CHF 100'000 erreicht werden (ESTV, «MWST-Steuerpflicht»; Art. 14 Abs. 3 MWSTG).

Unter CHF 100'000 Jahresumsatz ist man also grundsätzlich von der Steuerpflicht befreit und stellt ohne MWST in Rechnung; wer nicht im Register der Steuerpflichtigen eingetragen ist, darf die MWST auf seinen Rechnungen auch gar nicht ausweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Es gibt drei Ausnahmen: Das Unternehmen, das seine Tätigkeit aufnimmt und innerhalb von zwölf Monaten CHF 100'000 erwartet, ist ab Beginn steuerpflichtig (Art. 14 Abs. 3); wer auf die Befreiung verzichtet hat (freiwillige Steuerpflicht, Art. 11), stellt die MWST in Rechnung; und eine steuerpflichtige Person, deren Umsatz unter die Grenze fällt, bleibt steuerpflichtig, solange sie dies nicht gemeldet hat (Art. 14 Abs. 5). In der App schalten Sie die MWST pro Rechnung ein oder aus, zum einen Satz aus Ihrem Profil, und sie lässt sich aus einem vereinbarten Bruttopreis herausrechnen.

Die Rechnungsvorlage enthält Ihre Kontaktdaten, die Angaben des Kunden, eine eindeutige Nummer, das Datum, die Aufstellung der Leistungen, das Total in CHF und die IBAN. Der QR-Code erscheint erst ab dem Plan Selbstständig (und während der 48-h-Testphase): Im Gratis-Plan und auf einer vor Ort bezahlten Quittung fehlt er. Ein eigenes UID-Feld hat die Vorlage nicht: Sie druckt nur die MWST-Nummer aus Ihrem Profil (Feld «MWST-Nr. (CHE-...)»), und zwar nur, wenn die MWST in Ihrem Profil oder auf der Rechnung aktiviert ist; sind Sie nicht steuerpflichtig und möchten Ihre UID angeben, tragen Sie sie im Profilfeld «Zahlungsbedingungen» ein, das auf jeder Rechnung gedruckt wird (ausser auf einer Quittung). Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, verlangt Art. 26 MWSTG zusätzlich: den Hinweis auf Ihre Eintragung im Register der Steuerpflichtigen mit Ihrer Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST); Datum oder Zeitraum der Leistung, wenn sie vom Rechnungsdatum abweichen; Steuersatz und Steuerbetrag (bei einem Preis inklusive MWST genügt der Steuersatz). Das MWSTG ist das einzige Gesetz, das eine Liste von Rechnungsangaben festlegt. Jedes im Handelsregister eingetragene Unternehmen muss aber, ob steuerpflichtig oder nicht, auf seinen Rechnungen seine eingetragene Firma vollständig und unverändert angeben (Art. 954a OR). Kein Gesetz schreibt dagegen die QR-Rechnung oder die Nummerierung vor: Die erste ist der einzige Einzahlungsschein, den die Banken verarbeiten, die zweite eine dringend empfohlene gute Praxis.

Ihre Rechnungen sind während 10 Jahren ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren (Art. 958f OR), in einer Form, die lesbar bleibt und gewährleistet, dass sie nicht unbemerkt verändert werden können (Art. 958f Abs. 3 OR; GeBüV, Art. 3 und 9). Der PDF- und CSV-Export von Fele-facture hilft Ihnen, dieses Archiv anzulegen, die Aufbewahrung bleibt aber Ihre Sache: Legen Sie es ausserhalb der App ab.

Sagen wir es hier, statt es Sie herausfinden zu lassen: Fele-facture führt keine doppelte Buchhaltung, macht weder Löhne noch Lager noch Baustellenplanung und hat keine feine Rechteverwaltung pro Benutzer. Das ist keine Liste künftiger Funktionen, sondern ein bewusst gewählter Umfang.

Brauchen Sie einen dieser Punkte, sind wir nicht die richtige Antwort. Für die Buchhaltung allein hat CashCtrl einen Gratis-Plan. Banana hat einen Gratis-Plan (Free) mit höchstens 70 Buchungen und kostet danach CHF 89 im Jahr (Professional) oder CHF 179 im Jahr (Advanced, der Plan, den Banana für MWST-pflichtige Unternehmen vorsieht). Mit Löhnen nehmen Sie eine Lohnsoftware: zum Beispiel Bexio (Option ab Paket Advanced), KLARA (Lohnmodul) oder Crésus (Lohnbuchhaltung), alle drei Swissdec-zertifiziert. Für Baustellenverfolgung und auf dem Handy unterschriebene Regierapporte SecretarIA. Der ausführliche Vergleich der vierzehn Schweizer Lösungen steht auf unserer Vergleichsseite.

Was wir dagegen können, passt in einen Satz: von einem gesprochenen Satz oder dem Foto eines handschriftlichen Arbeitsrapports zu einer versandbereiten Schweizer Rechnung, mit wenigen Handgriffen, direkt vom Einsatzort, mit dem konformen QR-Zahlteil ab dem Plan Selbstständig. Dazu der passende CSV-Export, der sich in Excel öffnen lässt: Rechnung für Rechnung in allen Plänen, oder das ganze Jahr auf einmal über die Auswertungen im Plan Unbegrenzt.