Arbeitsrapport-Vorlage gratis: Regierapport als PDF zum Ausdrucken
Diese Vorlage für einen Arbeitsrapport, auch Regierapport genannt, ist ein kostenloses PDF im Format A4, ohne Anmeldung, zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand auf der Baustelle oder in der Werkstatt: Kunde, Datum, Einsatzort oder Fahrzeug, eine Zeile pro Arbeit oder Teil mit Menge (oder Stunden) und Einzelpreis, bereits erhaltene Zahlung, Bemerkungen und Unterschrift der Kundin oder des Kunden. Die Felder entsprechen dem, was die App Fele-facture liest: Fotografieren Sie den ausgefüllten Rapport, und die Rechnung ist in rund 30 Sekunden fertig.
Aktualisiert am
Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Eine Seite A4 hoch, unter 20 KB, frei zum Drucken und Kopieren. Französische und italienische Fassung: «Andere Sprachen» oben auf der Seite.
Was die Vorlage enthält, Feld für Feld
Jedes Feld ist entweder eine Angabe, welche die App auf die Rechnung übernehmen kann, oder ein Nachweis, der auf dem Papier bleibt. Die Tabelle zeigt, was aus jedem Feld wird.
| Feld der Vorlage | Wozu es dient | Vom Foto übernommen |
|---|---|---|
| Name (oder Firma) und Vorname | Den Kunden bezeichnen. Eine Firma gehört ins Feld «Name»; der Vorname bleibt dann leer. | Ja, Name und Vorname getrennt |
| Strasse und Nr., PLZ, Ort | Die Adresse des Kunden. Für die Rechnung ist sie nicht zwingend; steht sie darauf, bleiben Strasse, PLZ und Ort getrennt, wie es die strukturierte Adresse der QR-Rechnung verlangt. | Ja, jedes Feld an seinem Platz |
| Telefon | Den Kunden zurückrufen können. | Ja |
| Datum | Den Einsatz datieren. | Nein: Die Rechnung trägt das heutige Datum, vor dem Erstellen des PDF änderbar |
| Einsatzort / Baustelle | Festhalten, wo gearbeitet wurde, falls nicht an der Kundenadresse. | Wenn das Feld «Ort / Einsatzadresse» unter «Rechnung anpassen» aktiviert ist |
| Fahrzeug, Kennzeichen, Kilometerstand | Garagen und Carrosserien: das Fahrzeug bezeichnen. | Wenn die Felder Fahrzeug, Kennzeichen und Kilometerstand aktiviert sind (Garagen-Profil) |
| Beschreibung (Arbeit oder Teil) | Eine Zeile pro Arbeit oder Teil: Das ist der Text der Rechnungszeile. | Ja, eine Rechnungszeile pro Rapportzeile |
| Menge / Stunden | Anzahl Teile oder Stunden. Ohne Menge zählt die Zeile als 1. | Ja |
| Einzelpreis CHF | Der Preis eines Teils oder einer Stunde, nie das Total der Zeile. | Ja; ein unleserlicher oder fehlender Preis wird auf 0 gesetzt, nie erfunden |
| Total CHF (fakultativ, grau) | Zur Information des Kunden, der unterschreibt. Für die Rechnung unnötig. | Nein: Die App rechnet Menge × Einzelpreis selbst |
| Bereits vor Ort bezahlt | Nur ankreuzen, wenn der Kunde alles beglichen hat: bar, Karte oder TWINT. | Ja: auf dem Prüfbildschirm vorausgewählt (änderbar); das Dokument wird dann zur Quittung, ohne QR-Zahlteil |
| Bemerkungen | Was festzuhalten ist: Teil bestellen, Arbeit nachholen, Zugang zur Baustelle. | Nein |
| Unterschrift Kundin / Kunde | Der Kunde bestätigt die geleistete Arbeit. | Nein: Sie bleibt auf dem Papier, das als Nachweis dient |
So ausfüllen, dass das Foto gut gelesen wird
Eine Zeile pro Arbeit oder Teil. «Wasserhahn ersetzt» und «Mischbatterie» sind zwei Zeilen: So bleibt jeder Preis an seinem Platz, und die Rechnung ist für den Kunden klarer.
Menge (oder Stunden) und Einzelpreis gehören je in ihre Spalte: «2,5» unter Menge, «95» unter Einzelpreis. Rechnen Sie kein Total aus: Die App multipliziert selbst. Schreiben Sie Stunden als Dezimalzahl (1,5 statt «1 Std. 30»).
Schreiben Sie mit schwarzem oder dunkelblauem Kugelschreiber, in Druckbuchstaben, wenn Ihre Schrift schnell ist. Bleistift wirkt auf einem Foto blass.
Kreuzen Sie «bereits vor Ort bezahlt» nur an, wenn der Kunde alles beglichen hat. Eine Anzahlung zählt nicht: Notieren Sie sie unter Bemerkungen und ziehen Sie sie auf der Rechnung ab.
Für das Foto: Rapport flach hinlegen, die ganze Seite (und nur sie) ins Bild nehmen, gutes Licht, ohne Schatten des Handys und ohne Blitzreflex. Ein scharfes Foto von vorne ist besser als drei schräge.
| So ist es gut | Besser vermeiden | Warum |
|---|---|---|
| Eine Zeile pro Arbeit oder Teil | Alles auf einer Zeile: «Ölwechsel + Filter + 1 Std.» | Jede Rechnungszeile hat ihren eigenen Preis |
| Menge und Einzelpreis getrennt | Ein einziger Betrag: «3 Std. = 285.–» | Ein Total, das als Einzelpreis gelesen wird, verfälscht die Rechnung |
| Stunden als Dezimalzahl: 1,5 | «1 Std. 30» ins Feld gequetscht | Weniger Mehrdeutigkeit beim Lesen |
| Schwarzer oder dunkelblauer Kugelschreiber | Bleistift, verlaufender Filzstift | Die Zahlen heben sich auf dem Foto ab |
| Foto flach, von vorne, gut beleuchtet | Schräges Foto, Schatten, Blitzreflex | Jedes Feld bleibt lesbar |
Danach: vom fotografierten Rapport zur Rechnung
Tippen Sie in Fele-facture auf «Foto eines Zettels» und fotografieren Sie den ausgefüllten Rapport. Die App liest Kunde und Zeilen und zeigt dann die Rechnung an: Sie prüfen, korrigieren bei Bedarf und erstellen das PDF. Rechnen Sie mit rund 30 Sekunden.
Das Foto geht für die Dauer des Lesens an einen KI-Dienst und wird danach nicht aufbewahrt. Behalten Sie den unterschriebenen Rapport deshalb selbst, auf Papier oder als eigenes Foto.
Abos am 7. Oktober 2026: Fotos lesen und Diktieren funktionieren schon im Gratis-Abo (5 Rechnungen pro Monat, ohne QR-Zahlteil). Die QR-Rechnung ist ab dem Abo Selbstständig inklusive (CHF 15 pro Monat oder 150 pro Jahr, 25 Rechnungen pro Monat); das Abo Unbegrenzt kostet CHF 29 pro Monat oder 290 pro Jahr.
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Arbeitsrapport, Offerte, Rechnung: der Unterschied
Der Arbeitsrapport (auch Regierapport, Servicerapport oder in der Garage Reparaturauftrag) ist keine Rechnung: Er trägt weder Rechnungsnummer noch Zahlungsmittel. Er hält fest, was gemacht wurde, und der Kunde unterschreibt ihn.
| Dokument | Zeitpunkt | Inhalt | Mit Fele-facture |
|---|---|---|---|
| Offerte | Vor der Arbeit | Die vorgeschlagenen Arbeiten und ihr Preis | Wird in der App erstellt und mit einem Klick zur Rechnung |
| Arbeitsrapport | Vor Ort, während oder direkt nach dem Einsatz | Was gemacht wurde: Stunden, Teile, Einzelpreise, Unterschrift des Kunden | Wird fotografiert: Die Rechnung ist in rund 30 Sekunden fertig |
| Rechnung | Nach der Arbeit | Der geschuldete Betrag, eine Nummer, Ihre Angaben und das Zahlungsmittel (QR-Rechnung) | PDF versandbereit; QR-Rechnung ab dem Abo Selbstständig inklusive |
Ist ein Arbeitsrapport in der Schweiz Pflicht?
Nein. Kein Schweizer Gesetz schreibt vor, einen Arbeitsrapport auszufüllen. Er ist ein praktisches Werkzeug: Beim Abrechnen geht keine Stunde und kein Teil vergessen, und die Unterschrift des Kunden ist ein schriftlicher Nachweis, falls es Uneinigkeit gibt.
Ist die Rechnung erstellt, bewahren Sie ihn zusammen mit ihr auf. Das Obligationenrecht versteht unter Buchungsbelegen «alle schriftlichen Aufzeichnungen […], die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können» (Art. 957a Abs. 3 OR), und Buchungsbelege sind während zehn Jahren aufzubewahren (Art. 958f Abs. 1 OR). Elektronisch ist das zulässig, wenn die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).
Das ist keine Rechtsberatung: Bei Fragen zu Ihrer Buchhaltung entscheidet Ihre Treuhänderin oder Ihr Treuhänder.
Quellen
- Obligationenrecht (SR 220), Art. 957a Abs. 3: Begriff des Buchungsbelegs — Schweizerische Eidgenossenschaft, Fedlex (abgerufen am )
- Obligationenrecht (SR 220), Art. 958f: Aufbewahrung während zehn Jahren — Schweizerische Eidgenossenschaft, Fedlex (abgerufen am )
- Preise von Fele-facture — Fele-facture (abgerufen am )
Häufige Fragen
Ist die Arbeitsrapport-Vorlage kostenlos?+
Ja. Das PDF lässt sich ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunterladen, und Sie dürfen es beliebig oft drucken und kopieren. Es enthält keine Werbung, nur eine unauffällige Zeile in der Fusszeile, die daran erinnert, dass man es in Fele-facture fotografieren kann.
Gibt es die Vorlage als Word- oder Excel-Datei?+
Nein, nur als PDF zum Ausdrucken. Die Vorlage ist dafür gemacht, vor Ort von Hand ausgefüllt und dann fotografiert zu werden. Wenn Sie ohnehin am Computer erfassen, ist der kürzeste Weg, die Rechnung direkt in Fele-facture zu erstellen, per Tastatur oder per Sprache: Der Rapport entfällt.
Wie wird aus dem ausgefüllten Rapport eine Rechnung?+
Fotografieren Sie ihn in Fele-facture («Foto eines Zettels»): Die App liest Kunde, Zeilen, Mengen, Einzelpreise und, falls angekreuzt, die bereits erhaltene Zahlung. Sie prüfen auf dem Bildschirm, korrigieren bei Bedarf, und das PDF ist in rund 30 Sekunden fertig. Fotos lesen funktioniert schon im Gratis-Abo (5 Rechnungen pro Monat, ohne QR-Zahlteil); die QR-Rechnung ist ab dem Abo Selbstständig inklusive, für CHF 15 pro Monat.
Ist ein Arbeitsrapport in der Schweiz obligatorisch?+
Nein, kein Gesetz schreibt ihn vor, und er ist keine Rechnung. Er ist ein schriftlicher Nachweis der geleisteten Arbeit, vom Kunden unterschrieben. Ist die Rechnung erstellt, bewahren Sie ihn mit ihr auf: Das Obligationenrecht verlangt, Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR).
Was tun, wenn das Foto unscharf ist oder falsch gelesen wird?+
Machen Sie das Foto neu: Rapport flach, ganze Seite im Bild, helles Licht, ohne Schatten und ohne Blitzreflex. Bleibt eine Zeile falsch gelesen, korrigieren Sie sie auf dem Bildschirm, bevor Sie die Rechnung erstellen: Ohne Ihre Bestätigung wird nichts erstellt. Ein unleserlicher Preis wird auf 0 gesetzt, nie erfunden, und Sie ergänzen ihn.
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