Rechnungssoftware Schweiz: So wählen Sie richtig (und fakturieren 2026 korrekt)

Diese Seite wird von Fele-facture herausgegeben, das eines der besprochenen Werkzeuge verkauft. Das ist nicht neutral, und es zu verschweigen wäre schlimmer, als es zu sagen: Lesen Sie sie als interessierte Quelle, prüfen Sie die Zahlen über die Links am Seitenende, und holen Sie vor dem Entscheid eine Aussenmeinung ein.

Deshalb spielt diese Seite auch keine Rangliste. Der Zahlenvergleich der vierzehn Schweizer Lösungen — Einstiegspreis, QR-Rechnung inklusive oder nicht, für welches Profil — steht auf einer eigenen Seite, alphabetisch geordnet und nicht nach Präferenz, und sagt offen, wann ein Konkurrent die bessere Wahl ist.

Eine Rechnungssoftware für die Schweiz ist ein Tool, das Rechnungen nach den Schweizer Regeln erstellt: die QR-Rechnung, deren Standard die SIX Interbank Clearing AG herausgibt, und die eidgenössische MWST. Genau das unterscheidet sie von einer französischen Software oder einer internationalen ohne Schweizer Version.

Die Falle ist konkret. Ein französisches Rechnungsprogramm oder ein internationales ohne Schweizer Version kann zwar ein schönes PDF drucken, erzeugt in der Regel aber weder den Schweizer QR-Zahlteil (strukturierte Adresse, QR-IBAN, QR-Referenz) noch die Schweizer MWST-Sätze. Einige internationale Programme können es in ihrer Schweizer Version, zum Beispiel Microsoft Dynamics 365 Business Central mit der Erweiterung QR-Bill Management [CH]. Ohne diesen Code hat Ihr Kunde nichts zu scannen: Er tippt IBAN, Betrag und Referenz selbst ins E-Banking ab.

Drei Elemente sind spezifisch für die Schweiz: der QR-Zahlcode (die berühmte QR-Rechnung), die helvetischen MWST-Sätze (8,1 %, 2,6 %, 3,8 %) und die Beträge in Schweizer Franken. Eine gute Software beherrscht alle drei nativ. Idealerweise ist sie auch mehrsprachig (Französisch, Deutsch, Italienisch), denn Ihre Kunden sitzen nicht alle in der Westschweiz.

Bevor Sie sich entscheiden, prüfen Sie diese sechs Punkte. Wenn ein Tool den ersten verfehlt, scheiden Sie es aus, egal wie der Rest aussieht.

1. SIX-konforme QR-Rechnung: erzeugt einen echten Schweizer QR-Code mit der Adresse im strukturierten Format. Nicht verhandelbar.

2. Automatische Schweizer MWST: wendet je nach Leistung 8,1 %, 2,6 % oder 3,8 % an und kann auch ohne MWST fakturieren, wenn Sie nicht steuerpflichtig sind.

3. Echte Einfachheit: nutzbar ohne Buchhaltungskenntnisse, vom Handy aus, auf der Baustelle oder in der Garage.

4. Mehrsprachig: Rechnungen auf Französisch, Deutsch und Italienisch je nach Kunde.

5. Schnelle Erstellung: in Sekunden statt in Minuten messen; vom Einsatzort aus fakturieren können.

6. Sicherheit und Datenhoheit: wissen, wo Ihre Daten liegen. Fele-facture sichert Ihre Rechnungen (Hosting in Europa) und Sie finden sie auf allen Ihren Geräten wieder, auch bei Verlust oder Defekt — Sie sind an Ihr Konto gebunden; wir verkaufen sie nicht und nutzen sie nicht für Werbung, und Sie können diese Sicherung ausschalten.

Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein, den der Schweizer Zahlungsverkehr verarbeitet: Die alten orangen (ESR) und roten (ES) Einzahlungsscheine werden seither von den Banken nicht mehr akzeptiert (Quelle: SIX Group). Kein Gesetz verpflichtet, einer Rechnung einen Einzahlungsschein beizulegen. Aber ohne QR-Rechnung hat Ihr Kunde keinen Code zum Scannen: Er muss IBAN, Betrag und Referenz selbst ins E-Banking abtippen.

Der Standard der QR-Rechnung wird von der SIX Interbank Clearing AG herausgegeben (Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung, Teil der Swiss Payment Standards) und gilt für alle Schweizer Banken. Er wurde auf Basis von ISO 20022 entwickelt, der Norm des Schweizer Zahlungsverkehrs: Die Daten des Swiss QR Code (ein QR-Code nach ISO 18004) werden in den Zahlungsauftrag ISO 20022 pain.001 übernommen (Guidelines 2.3, Kap. 4.3). Konkret enthält der QR-Code Ihre IBAN, den Betrag, die Referenz und die Adresse, sodass der Kunde mit einem Handgriff scannen und bezahlen kann.

Wichtige Neuerung: Seit dem 22. November 2025 (Implementation Guidelines QR-Rechnung v2.3) ist in einer neuen QR-Rechnung nur noch die strukturierte Adresse zulässig (Typ S, mit Name, Strasse, Nummer, PLZ, Ort und Land in getrennten Feldern; Quelle: SIX Group). Einige Banken nehmen QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse (Typ K) bereits nicht mehr zur Zahlung an: bei der UBS ist seit dem 1. Oktober 2026 Schluss. Am 14. November 2026 tritt die Version 2.4 der Guidelines QR-Rechnung in Kraft. Laut SIX bleibt die für November 2026 geplante Abkehr von unstrukturierten Adressen im Schweizer Zahlungsverkehr bestehen, trotz des Aufschubs, den Swift und der EPC beschlossen haben. Das SIC, das Schweizer Interbank-Zahlungssystem, wird die Adressen allerdings nicht validieren, und die Banken können die unstrukturierte Adresse ausserhalb der Swiss Payment Standards weiterhin anbieten (Quelle: SIX Group). Prüfen Sie, ob Ihre Software diese Aktualisierung vorgenommen hat.

Nicht zu verwechseln mit eBill: Die QR-Rechnung ist ein Zahlungsmittel (ein Code auf einem PDF oder Papier), während eBill, der in das E-Banking integrierte Dienst von SIX, die Rechnung direkt zur Freigabe per Klick in die Bank des Kunden sendet. Das sind zwei verschiedene und sich ergänzende Dinge. In welchen Fällen die E-Rechnung in der Schweiz verlangt wird und was eBill kostet, erklärt unsere Seite E-Rechnung in der Schweiz.

In der Schweiz bestehen seit dem 1. Januar 2024 drei MWST-Sätze nebeneinander, die 2026 unverändert sind: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 % (Lebensmittel, Medikamente, Bücher und Zeitungen, Produkte für die Monatshygiene seit dem 01.01.2025) und Sondersatz für Beherbergung 3,8 % (Quelle: ESTV, die Eidgenössische Steuerverwaltung AFC).

Die Software muss den richtigen Satz automatisch anwenden und den MWST-Betrag klar auf der Rechnung ausweisen. Ein falscher Satz, und das wird am Jahresende zu einer buchhalterischen Korrektur.

Wichtiger Punkt für Selbstständige: MWST-pflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt und im Jahr mindestens CHF 100'000 Umsatz (im In- und Ausland) aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind. Darunter ist man grundsätzlich von der Steuerpflicht befreit (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Wann die Pflicht beginnt, hängt von der Situation ab. Ein bestehendes Unternehmen wird mit Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem es die Grenze erreicht hat. Ein Unternehmen, das seine Tätigkeit aufnimmt oder ausweitet, ist es von Beginn an, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass es innerhalb von zwölf Monaten CHF 100'000 erreicht (ESTV, «MWST-Steuerpflicht»; MWSTG Art. 14 Abs. 3). Unterhalb der Grenze fakturiert man grundsätzlich ohne MWST, ausser man hat auf die Befreiung verzichtet (freiwillige Steuerpflicht, Art. 11). Eine gute Software muss beide Fälle abdecken, ohne Sie zu zwingen, buchhalterische Häkchen zu setzen, die Sie nicht verstehen.

Der Schweizer Markt reicht von CHF 0 bis über CHF 100 pro Monat: Bexio geht bis CHF 119 pro Monat exkl. MWST im Jahresabo (Paket Ultimate; CHF 129 exkl. MWST bei monatlicher Zahlung), erhoben am 9. Oktober 2026. Mehrere Lösungen bieten eine Gratis- oder Freemium-Version an, in der Regel begrenzt in der Anzahl Rechnungen oder im Funktionsumfang, während vollständige Verwaltungssuiten (integrierte Buchhaltung, Löhne, mehrere Benutzer) eher am oberen Ende der Spanne liegen.

Fele-facture bewegt sich in dieser Spanne. Gratis: 5 Rechnungen pro Monat, ohne QR-Zahlteil. QR-Rechnung inklusive ab CHF 15/Monat (Selbstständig, 25 Rechnungen); Unbegrenzt CHF 29/Monat (unbegrenzte Rechnungen und Auswertungen); im Jahresabo CHF 150 oder 290. 48 Stunden alles testen, ohne Karte. Der QR-Zahlteil-Generator ist gratis, ohne Konto. Die Gratis-Stufe genügt, um zu starten und die Sprachfakturierung zu testen, ohne einen Franken auszugeben.

Unser ehrlicher Rat: Beginnen Sie mit dem Gratis-Plan, um die App kennenzulernen. Die QR-Rechnung ist ab dem Abo Selbstständig (CHF 15) inbegriffen – und sobald Sie Ihre IBAN erfassen, haben Sie 48 h im Vollpaket (QR inklusive, ohne Karte), um zu prüfen, dass eine QR-Rechnung bei der Bank Ihres ersten Kunden auch durchgeht. Steigen Sie erst dann höher, wenn Ihr Volumen es verlangt. Eine vollständige Verwaltungssuite kostet zum Einstieg CHF 35 bis 50 pro Monat exkl. MWST (Bexio Basic: CHF 35 im Jahresabo, 45 monatlich; KLARA Business BASIC: ab CHF 48). Sie lohnt sich nur, wenn Sie sie wirklich brauchen. Eine reine Buchhaltung gibt es auch für CHF 0 (CashCtrl FREE, 1 Benutzer) oder CHF 89 pro Jahr (Banana Professional).

Seien wir ehrlich: Es gibt keine beste Software an sich, sondern nur das richtige Tool für Ihre Situation. Hier ist unsere ehrliche Einschätzung.

Bexio und KLARA sind am vollständigsten, wenn Sie eine integrierte Buchhaltung, mehrere Benutzer, Lohnverwaltung und die Anbindung an ein Treuhandbüro wollen. Wenn das Ihr Bedarf ist, sind sie die richtige Wahl, und das sagen wir auch. Im Gegenzug sind sie teurer und aufwendiger in der Einarbeitung: Das Basisangebot von Bexio (Basic, 1 Benutzer) kostet zum Beispiel CHF 35 pro Monat exkl. MWST im Jahresabo, CHF 45 exkl. MWST bei monatlicher Zahlung, ohne dauerhaften Gratis-Plan (nur 30 Tage Testphase).

SmallInvoice und CashCtrl richten sich an KMU, die ein vollständiges Online-Verwaltungstool wollen, mit eingeschränkten Einstiegsangeboten. Magic Heidi: Schweizer Rechnungsprogramm für Selbstständige, im Web und als Apps für iPhone, Android, Mac und Windows, mit QR-Rechnung, MWST und KI-Scan der Belege. Gratis für 3 Rechnungen und 3 Belege insgesamt, danach CHF 39/Monat oder CHF 299/Jahr (erhoben am 06.10.2026).

Fele-facture richtet sich gezielt an die Selbstständigen und Handwerker in der Westschweiz, die den administrativen Aufwand hassen: Garagen, Sanitäre, Elektriker, Gärtner. Wir wollen kein Treuhandbüro ersetzen. Die App erspart das Abtippen: Man diktiert oder fotografiert den Zettel und prüft, bevor das PDF erstellt wird. Wenn Sie eine Buchhaltung mit mehreren Benutzern wollen, nehmen Sie Bexio. Wenn Sie schnell und sauber vom Einsatzort aus fakturieren wollen, probieren Sie uns aus.

Selbstständiger Einsteiger mit wenigen Rechnungen: Beginnen Sie mit einem Gratisangebot. Die Gratis-Stufe von Fele-facture (5 Rechnungen pro Monat, CHF 0) deckt die Anfänge bei Weitem ab, Sprachfakturierung inbegriffen (PDF ohne QR-Zahlteil auf dieser Stufe).

Handwerker im Einsatz (Garage, Sanitär, Elektrik, Gartenbau): Setzen Sie auf mobile Schnelligkeit und Erfassung ohne Tastatur. Das ist genau die Nische von Fele-facture, mit Sprachdiktat und Foto eines handgeschriebenen Arbeitsrapports. Das Abo Selbstständig zu CHF 15 ist genau dafür gemacht, QR-Rechnung inbegriffen.

Kleine Garage, Pannendienst oder Carrosserie: Fele-facture ist keine Garagensoftware. Es hat weder Ersatzteillager noch Werkstattagenda noch Fahrzeugakte; brauchen Sie das, nehmen Sie eine spezialisierte Software. Wird das Kennzeichen aber im Feld «Kennzeichen» erfasst, findet die Suche im Verlauf alle Rechnungen dieses Fahrzeugs («vd123456» findet «VD 123 456»). Wollen Sie vor allem die Reparatur schnell abrechnen, fotografieren Sie den von Hand ausgefüllten Reparaturauftrag: Die App macht daraus die Rechnung, die Sie prüfen, bevor Sie das PDF erstellen.

Etablierter Selbstständiger mit MWST: Sie brauchen den richtigen MWST-Satz und die inbegriffene QR-Rechnung. Bei Fele-facture legen Sie in allen Abos, Gratis inbegriffen, den MWST-Satz einmal im Profil fest (standardmässig 8,1 %). Danach entscheiden Sie Rechnung für Rechnung, ob die MWST angewendet wird. Die App mischt keine zwei Sätze auf derselben Rechnung: Wer oft Leistungen zu 8,1 % und zu 2,6 % zusammen verrechnet, braucht heute zwei Rechnungen oder eine separate Berechnung. Die QR-Rechnung ist ab dem Abo Selbstständig (CHF 15) inbegriffen; bei hohem Volumen wechseln Sie zu Unbegrenzt (CHF 29).

KMU mit Buchhaltung und mehreren Angestellten: Schauen Sie sich bei uns Unbegrenzt (CHF 29) für die Fakturierung an, oder ein vollständiges Buchhaltungs-Tool wie Bexio oder KLARA, wenn Sie alles zentralisieren wollen, Löhne inbegriffen.

Fele-facture gehört zu den wenigen Schweizer Lösungen, die Sprachdiktat und das Foto eines handgeschriebenen Zettels vereinen, mit Online-Sicherung der Daten, wie auch SecretarIA. Andere Tools wie Baunex, Opus oder SimpliFaq kombinieren ebenfalls Diktat und Foto, aber eines Belegs, eines Kassenzettels oder eines Lieferscheins, ohne für sich in Anspruch zu nehmen, einen handgeschriebenen Zettel zu lesen.

Konkret: Sie kommen von einer Baustelle, diktieren Kundenname, Leistung und Betrag, und die App füllt die Rechnung aus; Sie prüfen und erstellen dann das PDF mit der SIX-konformen QR-Rechnung. Oder Sie haben einen Rapport in ein Notizbuch gekritzelt: Sie fotografieren ihn, und die App macht daraus eine saubere Rechnung, die Sie vor dem Erstellen des PDF durchlesen. Keine zeilenweise Erfassung, keine Tabelle.

Die Sicherung zählt für alle, die von ihrem Handwerk leben: Ihre Rechnungen werden sicher aufbewahrt (Hosting in Europa) und Sie finden sie auf dem Handy wie auf dem Computer wieder, auch nach einem Verlust oder einem Defekt. Sie sind an Ihr Konto gebunden; wir verkaufen sie nicht und nutzen sie nicht für Werbung. Sie können diese Sicherung ausschalten und die Serverkopie löschen, wann immer Sie wollen. Achtung: Das Gesetz verpflichtet Sie, Ihre Geschäftsbücher und Buchungsbelege, darunter Ihre ausgestellten und erhaltenen Rechnungen, zehn Jahre lang ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren (Art. 958f Abs. 1 OR). Diese Pflicht bleibt bei Ihnen, auch wenn Sie die Sicherung ausschalten oder das Tool wechseln.

Hier das Wesentliche, getrennt nach dem, was das Gesetz verlangt, und dem, was der Brauch erwartet.

SIX-konforme QR-Rechnung, mit Adresse im strukturierten Format (Typ S), seit dem 22. November 2025 als einzige in einer neuen QR-Rechnung zulässig: Kein Gesetz schreibt sie vor, aber sie ist der einzige Einzahlungsschein, den der Schweizer Zahlungsverkehr verarbeitet, also das erwartete Zahlungsmittel. Einige Banken, darunter die UBS, nehmen QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse seit dem 1. Oktober 2026 nicht mehr zur Zahlung an. Am 14. November 2026 tritt die Version 2.4 der Guidelines in Kraft; laut SIX bleibt es dann im Schweizer Zahlungsverkehr bei der Abkehr von unstrukturierten Adressen, auch wenn die Banken die unstrukturierte Adresse ausserhalb der Swiss Payment Standards weiterhin anbieten können. Zur Orientierung: Der QR-Rechnungs-Streifen am unteren Rand des A4 misst 105 mm in der Höhe und 210 mm in der Breite (Zahlteil 148 × 105 mm, Empfangsschein 62 × 105 mm, Swiss QR Code 46 × 46 mm).

Korrekte MWST, falls Sie steuerpflichtig sind (ab 100'000 CHF steuerbarem Umsatz): der richtige Satz (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %, Art. 25 MWSTG) und der Steuerbetrag, mit dem Hinweis auf Ihre Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und Ihrer Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST). Diese Elemente gehören zur Liste von Art. 26 Abs. 2 MWSTG. Sie verlangt in der Regel zudem: Ihren Namen und Ort, jene des Kunden, Datum oder Zeitraum der Leistung, falls sie vom Rechnungsdatum abweichen, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung sowie das Entgelt. Ist die MWST im Preis inbegriffen, genügt die Angabe des Satzes. Wenn Sie nicht steuerpflichtig sind, wird die Rechnung ohne MWST erstellt: weder Satz noch Betrag (Art. 27 MWSTG).

Die Grundangaben, die der Brauch erwartet (für Nicht-Steuerpflichtige legt kein Gesetz eine Liste fest; für Steuerpflichtige decken sie sich mit Art. 26 MWSTG oben): Ihre Koordinaten und Ihre IBAN, jene des Kunden, die Detaillierung der Leistungen, der Betrag (in CHF, oder in EUR, wenn Sie in Euro fakturieren) und das Datum. Ist Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen, muss Ihre Firma so erscheinen, wie sie eingetragen ist (Art. 954a OR).

Für die MWST ist die Referenz die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV, estv.admin.ch). Für die Zahlungsstandards ist es die SIX Interbank Clearing AG: eine private Gesellschaft im Auftrag des Schweizer Finanzplatzes, keine Behörde. Sie gibt die Swiss Payment Standards und die Guidelines zur QR-Rechnung heraus (six-group.com).