Rechnungs-App Schweiz: fakturieren Sie vom Handy aus, per Sprache oder per Foto

Eine klassische Rechnungssoftware wurde für den Desktop-Computer gedacht: Man setzt sich hin, öffnet ein Fenster, füllt Zeilen aus. Eine Rechnungs-App hingegen ist für das Handy und den Einsatzort gedacht: Sie fakturieren dort, wo Sie sind, im Lieferwagen, beim Kunden, gleich nach der Leistung.

Für einen Selbstständigen oder Handwerker in der Schweiz ist dieser Unterschied konkret. Die Rechnung, die man nicht sofort macht, ist jene, die man vergisst oder auf den Sonntagabend verschiebt. Eine App beseitigt diese Verzögerung: Man fakturiert vor Ort und wird schneller bezahlt.

Der gemeinsame Nenner bleibt die Schweizer Konformität. Kein Gesetz schreibt die QR-Rechnung vor: Sie ist der Standard von SIX und der einzige Einzahlungsschein, den der Schweizer Zahlungsverkehr verarbeitet. Ein gutes Schweizer Rechnungstool erzeugt eine QR-Rechnung gemäss den Implementation Guidelines von SIX, in CHF oder in EUR (IG 2.4, Kap. 4.2.2: «Nur CHF und EUR zugelassen»). Für MWST-pflichtige Unternehmen trägt die Rechnung zudem die Angaben nach Art. 26 MWSTG, darunter den angewendeten Steuersatz und den Steuerbetrag (ist die Steuer im Preis inbegriffen, genügt der Steuersatz). Eine Rechnung darf auch in einer Fremdwährung ausgestellt werden: Für die MWST-Abrechnung wird sie dann in Franken umgerechnet (Art. 45 MWSTV).

Eine ausländische App, die ein schönes PDF ohne konformen Swiss QR Code ausgibt, erzeugt keine QR-Rechnung. Ihr Kunde kann sie im E-Banking nicht scannen und muss die Zahlung von Hand erfassen (IBAN, Betrag, Referenz).

Die Stärke einer Rechnungs-App ist die Mobilität. Garagen, Sanitäre, Elektriker, Gärtner, Dienstleister: Sie arbeiten im Einsatz, nicht hinter einem Schreibtisch. Zwischen zwei Einsätzen einen Computer hervorzuholen, ergibt keinen Sinn.

Mit einer App entsteht die Rechnung in dem Moment, in dem die Leistung noch frisch im Kopf ist. Sie notieren den Kunden, was Sie gemacht haben, den Betrag – und die Rechnung geht gleich raus, als QR-Rechnung, wenn Ihr Abo sie enthält. Kein Stapel Rapporte mehr, den man abends überträgt, keine Vergesslichkeit.

Es ist auch eine Frage der Liquidität. Je schneller die Rechnung rausgeht, desto früher werden Sie bezahlt. Die App erspart Ihnen das Abtippen: Sie diktieren oder fotografieren den Zettel und prüfen dann alles, bevor Sie das PDF erstellen. Das spart nicht nur Zeit: Es verkürzt die Zeit zwischen Leistung und Zahlung.

Mit der App Fele-facture können Sie eine Rechnung erstellen, indem Sie sie laut diktieren, oder indem Sie einen handgeschriebenen Arbeitsrapport abfotografieren. Das Diktat ist verbreitet: Mindestens sechs Schweizer Tools erstellen eine Rechnung oder eine Offerte per Sprache. Das Foto eines handgeschriebenen Zettels ist seltener: Nach unserem Wissen beanspruchen das nur Fele-facture und SecretarIA. Fele-facture kann beides.

Konkret: Sie kommen von einer Baustelle und diktieren Kundenname, Leistung und Betrag. Oder Sie haben einen Rapport in ein Notizbuch gekritzelt: Sie fotografieren ihn. In beiden Fällen füllt die App die Rechnung aus, Sie prüfen sie und erstellen dann das PDF, mit der QR-Rechnung nach SIX-Standard, wenn Ihr Abo sie enthält. Keine zeilenweise Erfassung, keine winzige Tastatur.

Wie SecretarIA vereint Fele-facture das Diktat, das Foto eines handgeschriebenen Zettels und eine Online-Sicherung der Daten. Andere Tools wie Baunex, Opus oder SimpliFaq kombinieren ebenfalls Diktat und Foto, allerdings von einem Beleg, einer Quittung oder einem Lieferschein, ohne das Lesen eines handgeschriebenen Zettels zu beanspruchen.

Die QR-Rechnung ist seit dem 30. September 2022 der Zahlungsstandard in der Schweiz. Die alten orangen und roten Einzahlungsscheine werden seit diesem Datum von den Schweizer Banken nicht mehr akzeptiert (Quelle: SIX Group). Kein Gesetz schreibt die QR-Rechnung vor, aber sie ist der einzige Einzahlungsschein, den der Schweizer Zahlungsverkehr noch verarbeitet. Ohne QR-Rechnung hat Ihre Kundschaft keinen Code zum Scannen: Sie muss IBAN, Betrag und Referenz selbst ins E-Banking abtippen.

Der Standard QR-Rechnung wird von der SIX Interbank Clearing AG herausgegeben (Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung, Teil der Swiss Payment Standards) und gilt für alle Schweizer Banken. Er wurde auf Basis von ISO 20022 entwickelt, der Norm des Schweizer Zahlungsverkehrs: Die Daten des Swiss QR Code (eines QR-Codes nach ISO 18004) werden in den ISO-20022-Zahlungsauftrag pain.001 übernommen (IG 2.3, Kap. 4.3). Der QR-Code enthält Ihre IBAN, den Betrag, die Referenz und die Adresse, sodass der Kunde mit einem Handgriff aus seinem E-Banking scannen und bezahlen kann.

Wichtig zu wissen: Seit dem 22. November 2025 lassen die Richtlinien QR-Rechnung 2.3 in einer neuen QR-Rechnung nur noch die Adresse im strukturierten Format (Typ S) zu. UBS und die Neuenburger Kantonalbank nehmen QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse seit dem 1. Oktober 2026 nicht mehr zur Zahlung an; die Freiburger Kantonalbank weist ab dem 2. November 2026 jede Zahlung mit unstrukturierter Adresse zurück. Am 14. November 2026 treten die Richtlinien QR-Rechnung 2.4 und die Swiss Payment Standards 2026 in Kraft: Die strukturierte (oder hybride) Adresse wird dann zur Regel für alle Zahlungen nach den Schweizer Standards. SIX hält allerdings fest, dass SIC die Adressen nicht validieren wird und dass Banken ausserhalb dieser Standards die unstrukturierte Adresse weiterhin akzeptieren können (Quellen: SIX Group, UBS, BCN, BCF). Prüfen Sie, ob jede App, die Sie testen, diese Aktualisierung vorgenommen hat – und machen Sie einen Versuch mit Ihrem ersten Kunden, um zu bestätigen, dass die Zahlung durchgeht.

Fele-facture ist eine progressive Web-App (PWA). Im Klartext: Sie funktioniert im Browser und lässt sich auch auf dem Startbildschirm Ihres iPhones oder Android-Handys installieren, wie eine native App, ohne lange Installation.

Auf dem iPhone fügen Sie sie aus Safari zum Startbildschirm hinzu (Teilen → Zum Home-Bildschirm). Auf Android ist sie verfügbar und mit einem Handgriff installiert. Auf dem Computer öffnet sie sich einfach im Browser. Ihre Rechnungen, Offerten und Kundendaten werden über Ihr Konto zwischen Ihren Geräten synchronisiert (Sicherung standardmässig aktiv).

Die Oberfläche der App gibt es in vier Sprachen: Französisch, Deutsch, Italienisch und Englisch. Und weil Ihre Kunden nicht alle in der Westschweiz sitzen, lässt sich jede Rechnung oder Offerte in der Sprache des Kunden ausstellen: Französisch, Deutsch, Italienisch, Englisch oder Spanisch (auf Spanisch wird der QR-Zahlteil auf Englisch gedruckt).

Seien wir klar und ehrlich: Fele-facture ist kein verkapptes Gratis-Tool. Es ist eine App mit einem Gratis-Plan und Bezahl-Plänen, alle im Voraus angezeigt, ohne böse Überraschung.

Der Gratis-Plan (CHF 0) erlaubt es, 5 Rechnungen pro Monat zu erstellen und die App kennenzulernen, Sprachfakturierung inbegriffen. Danach folgen Selbstständig zu CHF 15 pro Monat (oder CHF 150 pro Jahr) und Unbegrenzt zu CHF 29 pro Monat (oder CHF 290 pro Jahr). Die QR-Rechnung ist ab dem Abo Selbstständig inbegriffen.

Um die QR-Rechnung ohne Zahlung zu testen: Sobald Sie Ihre IBAN erfassen, erhält Ihr Konto 48 h im Vollpaket (QR inklusive, ohne Bankkarte), einmal pro IBAN. Das ist der ehrliche Weg, um zu prüfen, dass eine QR-Rechnung bei der Bank Ihres ersten Kunden auch durchgeht, bevor Sie ein Abo wählen.

Das Prinzip ist einfach: Öffnen Sie die App, wählen Sie diktieren, fotografieren oder tippen, und geben Sie den Kunden, die Leistung und den Betrag an. Pro Rechnung entscheiden Sie, ob MWST anfällt; den Satz legen Sie einmal im Profil fest (standardmässig 8,1 %). Die App wählt den Satz nicht für Sie und mischt keine zwei Sätze auf derselben Rechnung: Leistungen zu 8,1 % und zu 2,6 % erfordern heute zwei Rechnungen oder eine separate Berechnung. Sie prüfen alles, dann erstellt die App das PDF. Die QR-Rechnung nach SIX-Standard ist dabei, wenn Ihr Abo sie enthält (Selbstständig oder höher, oder die 48-h-Testphase) und Ihr Profil eine IBAN CH oder LI sowie Ihre vollständige Adresse enthält; sonst kommt das PDF ohne QR heraus.

Nützlicher Hinweis: Steuerpflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt und innerhalb eines Jahres im In- und Ausland einen Umsatz von mindestens CHF 100'000 aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind; darunter ist man befreit (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Ab wann das gilt, hängt von der Situation ab. Ein bestehendes Unternehmen wird nach Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem die Umsatzgrenze erreicht wurde. Wer eine Tätigkeit aufnimmt oder ausweitet, ist ab Beginn steuerpflichtig, wenn anzunehmen ist, dass CHF 100'000 innerhalb der folgenden zwölf Monate erreicht werden (ESTV, «MWST-Steuerpflicht»; Art. 14 Abs. 3 MWSTG). Unter der Schwelle fakturiert man grundsätzlich ohne MWST – die App deckt beide Fälle ab, ohne buchhalterisches Fachchinesisch.

Ihre Rechnungen, Offerten und Kundendaten werden auf Ihrem Konto gesichert (Supabase, Hosting in der EU) und zwischen Ihren Geräten synchronisiert, vom Handy zum Computer. Die Sicherung ist standardmässig aktiv und lässt sich unter «Erweiterte Optionen» ausschalten. Wenn Sie Ihr Handy verlieren, beschädigen oder wechseln, finden Sie alles wieder, sobald Sie sich mit demselben Konto anmelden; auch das Firmenprofil hängt am Konto. Drei Dinge bleiben auf dem Gerät: die Entwürfe, die Einstellung «Rechnung anpassen» (Definition der eigenen Felder) und die Leistungs-Kürzel. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung.