Rechnungsprogramm für Gebäudereinigung und Reinigungsfirmen: Unterhaltsreinigung, Endreinigung und QR-Rechnung direkt vor Ort

Das Kerngeschäft sind die wiederkehrenden Verträge der Unterhaltsreinigung: Büros, Kanzleien, Treppenhäuser und Gemeinschaftsräume für Liegenschaftsverwaltungen, Ladengeschäfte, Arztpraxen. Jeden Monat die gleiche Rechnung – oder fast die gleiche, und das für jeden Kunden. Die Summe dieser vielen «fast» ergibt Stunden an Erfassungsarbeit.

Daneben stehen die Einzeleinsätze: Endreinigung mit Abnahmegarantie bei der Schlüsselübergabe, Reinigung nach Bauarbeiten, Fenster, Teppichshampoonierung, Instandstellung. Diese Leistungen laufen oft über eine Offerte, manchmal mit einer Anzahlung, und der Kunde möchte seine Rechnung noch am selben Tag – für seinen Umzug oder für die Wohnungsabgabe.

Eine Rechnungssoftware für Reinigungsfirmen muss deshalb wiederkehrende Leistungen in wenigen Sekunden neu in Rechnung stellen und die Rechnung für den Einzeleinsatz vor Ort erstellen. Genau dafür ist Fele-facture gemacht – ohne Lohnbuchhaltung und ohne Einsatzplanung, dafür sind andere Werkzeuge zuständig.

Ihre Stammkunden stehen im Kundenstamm. Für die Monatsrechnung öffnen Sie das Kundendossier, tippen auf «+ Neue Rechnung» – die Adresse wird aus seiner letzten Rechnung übernommen – und erfassen oder diktieren die Position des Monats («Büroreinigung, August 2026, Monatspauschale»). Die Rechnung ist versandbereit. Wenige Sekunden pro Kunde, vom Handy oder vom Computer aus; die Kundenhistorie zeigt Ihnen dabei den Betrag des Vormonats. Die Position wird nicht von Monat zu Monat kopiert, und nichts geht automatisch raus: Sie erstellen und senden jede Rechnung selbst.

Sie diktieren lieber? «Rechnung an die Liegenschaftsverwaltung Müller, Treppenhausreinigung Liegenschaft Bahnhofstrasse 4, Monat August, Pauschale 520 Franken.» Aus diesem Diktat erstellt die KI die Positionen (Bezeichnung, Menge, Einzelpreis), und die App berechnet das Total. Ist die MWST aktiviert (sie lässt sich pro Rechnung ein- oder ausschalten), wendet die App den einzigen Satz aus Ihrem Profil an: Die MWST kommt zum Total hinzu oder wird aus dem Preis herausgerechnet, wenn Sie «Meine Preise verstehen sich inklusive MWST» angekreuzt haben. Den QR-Code, den die Buchhaltung der Verwaltung zum Bezahlen einliest, fügt die App erst ab dem Plan Selbstständig (oder während des 48-Stunden-Tests) hinzu, mit einer IBAN CH oder LI und Ihrer vollständigen Gläubigeradresse.

An Rechnungen, die 30 Tage nach dem Rechnungsdatum noch offen sind, erinnert Sie die App beim Öffnen – bei vielen kleinen Kunden verhindert genau das, dass eine Rechnung untergeht. Mit dem Abo Unbegrenzt (und während des 48-Stunden-Tests) zeigen die Auswertungen (Tag, Woche, Monat, Jahr) den Umsatz ohne Tabellenkalkulation, und alle Rechnungen des Jahres lassen sich auf einmal exportieren («Excel-Export» auf der Seite «Bilanzen», in Wirklichkeit eine CSV-Datei «factures_JJJJ.csv»). In allen Plänen, auch im Gratis-Plan, lässt sich jede Rechnung als CSV exportieren: Trennzeichen «;», UTF-8 mit BOM, eine Zeile pro Position, Datum im Format TT.MM.JJJJ. Die Datei lässt sich in Excel öffnen; für den Import in eine Buchhaltungssoftware (Crésus, Bexio, Banana …) muss sie in der Regel an deren Importformat angepasst werden.

Bei einer Endreinigung erwartet der Kunde die Rechnung oft schon am Tag der Wohnungsabgabe. Sie diktieren oder fotografieren Ihren Einsatzrapport: «Komplettreinigung 3,5-Zimmer-Wohnung, Küche, Bad, Fenster, Pauschale 890 Franken, mit Abnahmegarantie bei der Schlüsselübergabe.» Ab dem Plan Selbstständig kommt die Rechnung mit QR-Code heraus, und der Kunde bezahlt sie über sein E-Banking, noch bevor er die Schlüssel abgibt.

Die Offerte für eine Baureinigung oder eine Instandstellung erstellen Sie auf dieselbe Weise, einfach ohne QR-Zahlteil; sobald sie angenommen ist, wandeln Sie sie mit einem Fingertipp in eine Rechnung um – mit Ihrer automatischen Nummerierung. Eine geleistete Anzahlung wird auf der Schlussrechnung abgezogen, sodass nur noch der Restbetrag offen bleibt; einen Rabatt erfassen Sie in Prozent auf der betreffenden Position.

Ihre Rechnungen, Offerten und Kundenkarten werden in Ihrem Konto gesichert (Supabase, EU) und zwischen Ihren Geräten synchronisiert (Handy ↔ Computer): Die Rechnung, die Sie beim Kunden erstellt haben, liegt am Abend im Büro bereit. Die Sicherung ist standardmässig aktiv und lässt sich unter «Erweiterte Optionen» ausschalten. Verlieren, beschädigen oder wechseln Sie Ihr Handy, finden Sie alles wieder, sobald Sie sich mit demselben Konto anmelden; auch Ihr Firmenprofil hängt am Konto. Drei Dinge bleiben auf dem Gerät: die Entwürfe, die Einstellung «Rechnung anpassen» (Definition der eigenen Felder) und die Leistungs-Kürzel.

Eine Reinigungsrechnung wird schneller bezahlt, wenn der Kunde sofort sieht, wofür sie ist. Eine Liegenschaftsverwaltung erhält jeden Monat Dutzende Rechnungen: Die Position sollte die Liegenschaft und den Zeitraum nennen. Wer bei der Wohnungsabgabe auszieht, will Adresse und Datum der Endreinigung wiederfinden.

In Fele-facture steht all das in der Beschreibung der Position, diktiert oder getippt. Ein Satz, der auf jeder Rechnung wiederkehrt (etwa die Zahlungsfrist), gehört einmal ins Feld «Zahlungsbedingungen» im Profil (120 Zeichen); er wird auf jede Rechnung und jede Offerte gedruckt, ausser auf eine Quittung (vor Ort bezahltes Dokument).

Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung nach SIX-Standard der einzige Einzahlungsschein, den die Schweizer Banken verarbeiten: Die roten und orangen Einzahlungsscheine wurden an diesem Tag vom Markt genommen (Quelle: PostFinance). Kein Gesetz verlangt allerdings, einer Rechnung einen beizulegen: Eine Rechnung mit IBAN bleibt gültig. Fele-facture erstellt den QR-Zahlteil vom Handy aus nach SIX-Standard, mit der strukturierten Adresse (Typ S), die seit dem 22. November 2025 (Version 2.3 der Richtlinien) als einzige in einer neuen QR-Rechnung zulässig ist (Quelle: SIX Group, Seite «QR-Rechnung»). Dafür braucht es den Plan Selbstständig oder höher (oder den 48-Stunden-Test), eine IBAN CH oder LI und Ihre vollständige Gläubigeradresse; sonst kommt das PDF ohne QR heraus. Dass jede Bank sie annimmt, können wir nicht garantieren: SIX weist selbst darauf hin, dass ein schlecht gedruckter Swiss QR Code abgelehnt werden kann.

UBS und die Neuenburger Kantonalbank nehmen QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse seit dem 1. Oktober 2026 nicht mehr zur Zahlung an; die Freiburger Kantonalbank lehnt ab dem 2. November 2026 jede Zahlung mit unstrukturierter Adresse ab. Am 14. November 2026 treten die Richtlinien 2.4 zur QR-Rechnung und die Swiss Payment Standards 2026 in Kraft: Die strukturierte (oder hybride) Adresse wird dann für alle Zahlungen nach den Schweizer Standards zur Regel. SIX präzisiert allerdings, dass SIC die Adressen nicht validieren wird und dass die Banken die unstrukturierte Adresse ausserhalb dieser Standards weiterhin akzeptieren können (Quellen: SIX Group, Seite «Zahlungsverkehr Schweiz», UBS, BCN, BCF).

Zur MWST: Steuerpflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt und innerhalb eines Jahres mindestens 100'000 CHF Umsatz (im In- und Ausland) aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind; darunter ist man von der Steuerpflicht befreit (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Wann die Steuerpflicht beginnt, hängt von der Situation ab. Ein bestehender Reinigungsbetrieb wird mit Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem er die Schwelle erreicht hat. Wer seine Tätigkeit aufnimmt oder ausweitet, ist ab Beginn steuerpflichtig, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass er innerhalb der nächsten zwölf Monate 100'000 CHF erreicht (ESTV, «MWST-Steuerpflicht»; Art. 14 Abs. 3 MWSTG). Dann gilt für Reinigungsleistungen der Normalsatz von 8,1 % (ESTV, «Mehrwertsteuer (MWST)»).

Unter 100'000 CHF Jahresumsatz ist man grundsätzlich von der Steuerpflicht befreit und fakturiert ohne MWST; wer nicht im Register eingetragen ist, darf auf seinen Rechnungen auch keine MWST ausweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Es gibt drei Ausnahmen: Wer seine Tätigkeit aufnimmt und innerhalb von zwölf Monaten 100'000 CHF erwartet, ist ab Beginn steuerpflichtig (Art. 14 Abs. 3); wer auf die Befreiung verzichtet hat (freiwillige Steuerpflicht, Art. 11), verrechnet MWST; und wer steuerpflichtig ist und unter die Schwelle fällt, bleibt es, solange er das nicht gemeldet hat (Art. 14 Abs. 5). Fele-facture beherrscht beide Fälle: Die MWST lässt sich pro Rechnung ein- oder ausschalten, zum einzigen Satz in Ihrem Profil (standardmässig 8,1 %), und die App kann sie aus einem vereinbarten Bruttopreis herausrechnen.

Die Vorlage enthält Ihre Kontaktdaten, die Angaben des Kunden, eine eindeutige Nummer, das Datum, die einzelnen Leistungen, das Total in CHF und die IBAN. Der QR-Code erscheint erst ab dem Plan Selbstständig (und während des 48-Stunden-Tests): Im Gratis-Plan und auf einer vor Ort bezahlten Quittung fehlt er. Ein eigenes Feld für die UID gibt es nicht: Die Vorlage druckt nur die im Profil erfasste MWST-Nummer (Feld «MWST-Nr. (CHE-...)»), und nur, wenn die MWST im Profil oder auf der Rechnung aktiviert ist. Wer nicht mehrwertsteuerpflichtig ist und eine UID hat, sieht sie also nicht gedruckt, ausser er schreibt sie in das Feld «Zahlungsbedingungen», das auf jeder Rechnung ausser der Quittung gedruckt wird.

Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, verlangt Art. 26 MWSTG zusätzlich: den Hinweis auf Ihre Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen mit Ihrer Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST); das Datum oder den Zeitraum der Leistung, falls sie vom Rechnungsdatum abweichen; den Steuersatz und den Steuerbetrag. Nur das MWSTG legt eine Liste von Rechnungsangaben fest, und sie gilt nur für Mehrwertsteuerpflichtige. Wer nicht steuerpflichtig ist, hat keine Liste einzuhalten, mit zwei Vorbehalten: Er darf weder Steuersatz noch Steuerbetrag ausweisen (Art. 27 MWSTG); und ist er im Handelsregister eingetragen, muss seine Firma vollständig und unverändert auf seinen Rechnungen stehen (Art. 954a OR). Die QR-Rechnung und die fortlaufende Nummerierung schreibt dagegen kein Gesetz vor: Die erste ist der einzige Einzahlungsschein, den die Banken verarbeiten, die zweite ist dringend empfohlen.

Sie müssen Ihre Rechnungen 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahren (Art. 958f OR), in einer Form, die lesbar bleibt und gewährleistet, dass sie nicht unbemerkt verändert werden können (Art. 958f Abs. 3 OR; GeBüV Art. 3 und 9). Der PDF- und CSV-Export von Fele-facture hilft Ihnen, dieses Archiv anzulegen; die Aufbewahrung bleibt aber Ihre Sache: Legen Sie es ausserhalb der App ab.

Sagen wir es hier, statt es Sie herausfinden zu lassen: Fele-facture führt keine doppelte Buchhaltung, macht weder Löhne noch Lager noch Baustellenplanung und hat keine feine Rechteverwaltung pro Benutzer. Das ist keine Liste künftiger Funktionen, sondern ein bewusst gewählter Umfang.

Brauchen Sie einen dieser Punkte, sind wir nicht die richtige Antwort. Für die Buchhaltung allein hat CashCtrl einen Gratis-Plan. Banana hat einen Free-Plan, der auf 70 Buchungen beschränkt ist, und kostet danach CHF 89 im Jahr (Professional) oder CHF 179 im Jahr (Advanced, der Plan, den Banana für Mehrwertsteuerpflichtige vorsieht). Mit Löhnen nehmen Sie eine Lohnsoftware, zum Beispiel Bexio (Option ab dem Paket Advanced), KLARA (Lohnmodul) oder Crésus (Lohnmodul), alle drei Swissdec-zertifiziert. Für Baustellenverfolgung und auf dem Handy unterschriebene Regierapporte SecretarIA. Der ausführliche Vergleich der vierzehn Schweizer Lösungen steht auf unserer Vergleichsseite.

Was wir dagegen können, passt in einen Satz: direkt vom Einsatzort, von einem gesprochenen Satz oder dem Foto eines handschriftlichen Arbeitsrapports zu einer versandbereiten Schweizer Rechnung, ab dem Plan Selbstständig mit QR-Zahlteil nach SIX-Standard. Diktieren oder fotografieren, prüfen, PDF erstellen. Für den Treuhänder lässt sich jede Rechnung einzeln als CSV (in Excel zu öffnen) exportieren, in allen Plänen; der Sammelexport aller Rechnungen eines Jahres (Seite «Bilanzen», «factures_JJJJ.csv») ist dem Plan Unbegrenzt und dem 48-Stunden-Test vorbehalten. Eine native .xlsx-Datei erstellt die App nicht.