Rechnungssoftware für Elektriker: vom Baustellenrapport zur QR-Rechnung, direkt vom Handy

Ein Elektriker hat zwei Kundengruppen, die nicht dieselbe Rechnung erwarten. Die Privatperson will einen klaren Gesamtbetrag und einen QR-Code zum Scannen. Liegenschaftsverwaltung, Architekt oder Generalunternehmer wollen die Details: Stunden pro Einsatz, verbautes Material mit Mengen, Anfahrten sowie die Referenz der Baustelle oder der Wohnung.

Dazwischen liegt der Störungsdienst: eine Störung am Samstag, eine Stunde vor Ort, ein ersetztes Teil. Wird die Rechnung nicht gleich im Anschluss geschrieben, entsteht sie am Sonntagabend – oder nie.

Eine Rechnungssoftware für Elektriker muss deshalb Detailtiefe ohne Umstände ermöglichen – und die sofortige Rechnungsstellung ohne Computer. Genau das ist der Ansatz von Fele-facture.

Per Sprache: «Rechnung für die Verwaltung Müller, Wohnung 3. Stock links, Bahnhofstrasse 12, Ersatz des Elektrotableaus, acht Stunden Arbeit à 105 Franken, Material 620 Franken, Anfahrt 40 Franken». Die KI macht daraus die Positionen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis), die App rechnet das Total. Die MWST schalten Sie Rechnung für Rechnung ein oder aus; ist sie eingeschaltet, wendet die App den einen Satz aus Ihrem Profil an: Die MWST kommt zum Total hinzu oder wird aus dem Preis herausgerechnet, wenn Sie «Meine Preise verstehen sich inklusive MWST» angekreuzt haben. Den QR-Code fügt die App erst ab dem Abo Selbstständig (oder während des 48-h-Tests) hinzu, mit einer Schweizer oder Liechtensteiner IBAN und der vollständigen Adresse des Kontoinhabers in Ihrem Profil.

Per Foto: Wenn Sie einen Baustellenrapport oder einen vom Kunden unterschriebenen Regierapport ausfüllen, fotografieren Sie ihn – die App liest Kunde, Leistungen, Mengen und Preise heraus. Sie prüfen am Bildschirm, korrigieren bei Bedarf eine Position und senden die Rechnung.

Wiederkehrende Kunden – Liegenschaftsverwaltungen, Hausverwaltungen, Generalunternehmer – sind in Ihrem Kundenstamm hinterlegt; die Rechnung ist mit ihrer Adresse vorausgefüllt. Damit deren Buchhaltung die Rechnung der Bestellung zuordnen kann, kann die Referenz in ein eigenes Feld eingetragen werden, das Sie unter «Rechnung anpassen» einschalten: «Baustellen-Nr.», «Ort / Einsatzadresse» oder «Vertrags-/Dossier-Nr.». Diese Felder stehen über den Leistungspositionen, am Bildschirm wie im PDF, und das Diktat versucht, sie auszufüllen. Andernfalls können Sie die Referenz jederzeit in die Bezeichnung einer Position schreiben.

Für eine komplette Installation (Sanierung, Tableau, Ladestation, Gebäudeautomation) erstellen Sie eine Offerte – ohne QR-Zahlteil –, die der Kunde unterschreibt. Ist sie angenommen, wandeln Sie sie mit einem Fingertipp in eine Rechnung um, mit Ihrer automatischen Nummerierung.

Bei längeren Baustellen können Sie bei der Bestellung eine Anzahlung verlangen und bei der Abnahme alles abrechnen: Auf der Schlussrechnung wird die geleistete Anzahlung (Feld «Anzahlung») vom Total abgezogen, und der Betrag im QR-Code entspricht dem, was noch offen ist. Eine separate Anzahlungsrechnung erstellt die App nicht. Ein gewährter Rabatt wird in Prozent auf der betreffenden Position erfasst. Teilrechnungen nach Baufortschritt verwaltet die App nicht: Sie kennt nur die Offerte und die Rechnung, die eine vom Total abgezogene Anzahlung tragen kann. Aufeinanderfolgende Rechnungen können Sie von Hand ausstellen, aber ohne Verfolgung des kumulierten Betrags.

An Rechnungen, die nach 30 Tagen noch offen sind, werden Sie beim Öffnen der App erinnert; die Historie pro Kunde zeigt, was bezahlt ist und was nicht. Die Bilanzen liefern Ihren Umsatz ohne Tabellenkalkulation: heute, Woche, Monat, Jahr, frei wählbarer Zeitraum, Aufschlüsselung Monat für Monat, MWST und Zahlungseingänge. Sie sind dem Abo Unbegrenzt (und dem 48-h-Test) vorbehalten; im Gratis-Plan und im Abo Selbstständig zeigt die Seite «Bilanzen» einen Hinweis zum Upgrade.

Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung nach SIX-Standard der einzige Einzahlungsschein, den die Schweizer Banken verarbeiten: Die orangen und roten Einzahlungsscheine wurden an diesem Tag vom Markt genommen. Kein Gesetz verpflichtet allerdings, einen beizulegen: Eine Rechnung mit IBAN bleibt gültig. Fele-facture erstellt den QR-Zahlteil (ab dem Abo Selbstständig) mit der strukturierten Adresse (Typ S), die in einer neuen QR-Rechnung seit dem 22. November 2025 als einzige zugelassen ist (Version 2.3 der Richtlinien). UBS und die Neuenburger Kantonalbank (BCN) lehnen die Zahlung von QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse bereits seit dem 1. Oktober 2026 ab; die Freiburger Kantonalbank (BCF) lehnt ab dem 2. November 2026 jede Zahlung mit unstrukturierter Adresse ab. Am 14. November 2026 treten die Richtlinien QR-Rechnung 2.4 und die Swiss Payment Standards 2026 in Kraft: Die strukturierte (oder hybride) Adresse wird dann zur Regel für alle Zahlungen nach den Schweizer Standards. SIX hält allerdings fest, dass SIC die Adressen nicht validieren wird und dass Banken die unstrukturierte Adresse ausserhalb dieser Standards weiterhin annehmen können (Quellen: SIX Group, PostFinance, UBS, BCN, BCF).

Die MWST zum Normalsatz von 8,1 % gilt für Elektroinstallationen und Störungsdienste, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind. Steuerpflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt und im Jahr mindestens CHF 100'000 Umsatz (im In- und Ausland) aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind; darunter ist man grundsätzlich von der Steuerpflicht befreit (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Wann die Pflicht beginnt, hängt von Ihrer Situation ab: Ein bestehendes Unternehmen wird mit Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem es die Grenze erreicht hat; ein Unternehmen, das seine Tätigkeit aufnimmt oder ausweitet, ist es von Beginn an, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass es innerhalb von zwölf Monaten CHF 100'000 erreicht (Art. 14 Abs. 3 MWSTG; Quelle: ESTV, «MWST-Steuerpflicht»). Unter der Grenze stellen Sie grundsätzlich ohne MWST in Rechnung; solange Sie nicht im Register eingetragen sind, dürfen Sie die MWST auf Ihren Rechnungen auch gar nicht ausweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Es gibt drei Ausnahmen: Wer startet und innerhalb von zwölf Monaten CHF 100'000 erwartet, ist von Beginn an steuerpflichtig; wer auf die Befreiung verzichtet hat (freiwillige Steuerpflicht, Art. 11 MWSTG), stellt MWST in Rechnung; und eine steuerpflichtige Person, deren Umsatz unter die Grenze fällt, bleibt es, solange sie dies nicht gemeldet hat (Art. 14 Abs. 5 MWSTG). In der App schalten Sie die MWST Rechnung für Rechnung ein oder aus, zum einen Satz aus Ihrem Profil, und sie lässt sich aus vereinbarten Bruttopreisen herausrechnen.

Die Rechnungsvorlage enthält Ihre Angaben, jene des Kunden, eine eindeutige Nummer, das Datum, das Detail der Leistungen, das Total in CHF und die IBAN. Der QR-Code steht erst ab dem Abo Selbstständig (und während des 48-h-Tests) darauf: Im Gratis-Plan und auf einer vor Ort bezahlten Quittung fehlt er. Sind Sie steuerpflichtig, verlangt Art. 26 MWSTG zusätzlich: den Hinweis auf Ihre Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen mit Ihrer Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST); das Datum oder den Zeitraum der Leistung, falls abweichend vom Rechnungsdatum; den Steuersatz und den Steuerbetrag (versteht sich der Preis inklusive MWST, genügt der Satz). Die App druckt die Nummer im Kopf so, wie Sie sie im Profil erfasst haben, sobald die MWST eingeschaltet ist: Erfassen Sie sie vollständig mit dem Zusatz «MWST», die App ergänzt ihn nicht. Das MWSTG ist das einzige Gesetz, das eine Liste von Rechnungsangaben festlegt. Jedes im Handelsregister eingetragene Unternehmen muss aber, ob steuerpflichtig oder nicht, auf seinen Rechnungen seine eingetragene Firma vollständig und unverändert angeben (Art. 954a OR). Kein Gesetz schreibt dagegen die QR-Rechnung oder die Nummerierung vor: Die erste ist der einzige Einzahlungsschein, den die Banken verarbeiten, die zweite eine dringend empfohlene gute Praxis.

Ihre Rechnungen, ausgestellte wie erhaltene, sind Buchungsbelege und zehn Jahre lang aufzubewahren (Art. 958f OR; für Selbstständigerwerbende auch Art. 126 Abs. 3 DBG). Die CSV-Exporte von Fele-facture dienen dazu, Ihre Daten dem Treuhänder zu übergeben. Es gibt zwei: das CSV einer einzelnen Rechnung und die Jahresliste «Excel-Export» auf der Seite «Bilanzen» (Abo Unbegrenzt), die in Wirklichkeit ebenfalls ein CSV ist. Es sind veränderbare Textdateien, die die ausgestellte Rechnung nicht wiedergeben (weder Ihre Angaben noch den QR-Zahlteil): Allein erfüllen sie die Aufbewahrungspflicht daher nicht. Bewahren Sie die Rechnungen selbst so auf, wie sie verschickt wurden, auf Papier oder als archiviertes PDF, wie es die GeBüV verlangt (Art. 3 und 9).

Sagen wir es hier, statt es Sie herausfinden zu lassen: Fele-facture führt keine doppelte Buchhaltung, macht weder Löhne noch Lager noch Baustellenplanung und hat keine feine Rechteverwaltung pro Benutzer. Das ist keine Liste künftiger Funktionen, sondern ein bewusst gewählter Umfang.

Brauchen Sie einen dieser Punkte, sind wir nicht die richtige Antwort. Für die Buchhaltung allein hat CashCtrl einen Gratis-Plan; Banana hat einen Plan Free mit höchstens 70 Buchungen und kostet danach CHF 89 im Jahr (Professional) oder CHF 179 im Jahr (Advanced, der Plan, den Banana für MWST-Pflichtige vorsieht). Für Löhne nehmen Sie ein Lohnprogramm: zum Beispiel Bexio (Option ab dem Paket Advanced), KLARA (Lohnmodul) oder Crésus (Lohnmodul), alle drei Swissdec-zertifiziert. Für Baustellenverfolgung und auf dem Handy unterschriebene Regierapporte SecretarIA. Der ausführliche Vergleich der vierzehn Schweizer Lösungen steht auf unserer Vergleichsseite.

Was wir dagegen können, passt in einen Satz: von einem gesprochenen Satz oder dem Foto eines handschriftlichen Arbeitsrapports zu einer versandfertigen Schweizer Rechnung, mit wenigen Handgriffen, direkt vom Einsatzort, ab dem Abo Selbstständig mit normkonformem QR-Zahlteil. Dazu der CSV-Export jeder Rechnung, in Excel zu öffnen, um Ihre Daten dem Treuhänder zu übergeben.