Rechnungsprogramm kostenlos in der Schweiz: was gratis ist und was nicht

Drei Wege kosten nichts, aber nicht alle liefern einen QR-Zahlteil. Übersicht, Stand 7. Oktober 2026:

Der Generator erstellt den QR-Zahlteil mit Empfangsschein als PDF, nach SIX-Standard und mit strukturierter Adresse (Typ S). Nötig sind Name, PLZ, Ort und eine Schweizer oder Liechtensteiner IBAN; die Strasse ist nicht Pflicht. Mit einer QR-IBAN braucht es zusätzlich eine Referenz, und der Zahlteil muss auf CHF lauten. Betrag, Mitteilung und Adresse der zahlenden Person sind freiwillig; wer aber eine zahlende Person erfasst, muss mindestens Name, PLZ und Ort angeben.

Der Generator verlangt weder Konto noch E-Mail und bewahrt Ihre Eingaben nicht auf: Das PDF wird im Arbeitsspeicher erstellt, zurückgeschickt und danach vergessen. Um Missbrauch zu bremsen (5 Zahlteile pro Stunde und Besucher), hält der Server nur vorübergehend im Arbeitsspeicher Ihre IP-Adresse und die Uhrzeit Ihrer Anfragen fest; unser Code schreibt sie weder in eine Datenbank noch in eine Datei.

Er erstellt keine Rechnung: keine Positionen, keine MWST, keine Nummerierung, kein Kundenstamm. Für eine gelegentliche Zahlungsaufforderung reicht das. SIX führt auf seiner Seite zur QR-Rechnung weitere kostenlose Generatoren auf, darunter jene von PostFinance, UBS und Raiffeisen.

Das Gratis-Abo kostet CHF 0 und verlangt keine Kredit- oder Debitkarte. Es erstellt Rechnungen und Offerten nach Schweizer Vorgaben als PDF, mit oder ohne MWST. Sie diktieren, fotografieren einen handgeschriebenen Arbeitsrapport oder tippen. Eine Offerte zählt dabei wie eine Rechnung.

Nicht enthalten ist der QR-Zahlteil. Ihre Kundschaft kann trotzdem bezahlen, muss IBAN und Betrag aber von Hand ins E-Banking übertragen. Diese Grenze nennen wir vor der Anmeldung, nicht erst beim Versand der ersten Rechnung.

Sobald Sie regelmässig fakturieren und Ihre Kundschaft per Scan bezahlen soll. Selbstständig kostet CHF 15 pro Monat oder CHF 150 pro Jahr und umfasst 25 Rechnungen pro Monat mit integriertem QR-Zahlteil. Unbegrenzt kostet CHF 29 pro Monat oder CHF 290 pro Jahr, ohne Mengengrenze bei den Rechnungen und mit Umsatzübersichten nach Tag, Woche, Monat und Jahr.

Vor dem Entscheid testen Sie 48 Stunden lang alles, QR-Rechnung inbegriffen und ohne Kredit- oder Debitkarte. Der Test beginnt, sobald Sie Ihre IBAN erfassen, und gilt einmal pro Firma.

Gratis-Angebote haben fast immer eine Grenze, aber nicht überall dieselbe. Sie betrifft die Anzahl Dokumente (AbaNinja Starter: 1'000 Dokumente pro Jahr sowie 1'000 Adressen und Produkte), die Anzahl Benutzer (CashCtrl FREE: 1 Benutzer, 1 Organisation), die Funktionen (ERPLight Starter: kein Kundenstamm, Vermerk «Erstellt mit ERPLight») oder den QR-Code selbst. Die entscheidende Frage bleibt: Ist der QR-Zahlteil im Gratis-Angebot enthalten? In den meisten Gratis-Plänen Schweizer Programme, erhoben am 9. Oktober 2026, ist die QR-Rechnung enthalten (CashCtrl, ERPLight, Swiss21, Magic Heidi, SecretarIA). Sie fehlt im Gratis-Plan von smallinvoice und in jenem von Fele-facture.

Magic Heidi: 3 Rechnungen und 3 Belege insgesamt, danach CHF 39/Monat oder CHF 299/Jahr (erhoben am 6. Oktober 2026). Zervant: 5 Kunden und 5 Rechnungen pro Monat (Stand Juni 2026). Bexio: 30-tägige Testversion, kein dauerhafter Gratis-Plan (erhoben am 7. Oktober 2026). Angebote ändern sich; massgebend ist die Website des Anbieters.

Ein Programm für KMU deckt oft mehr ab, etwa Buchhaltung, Projekte oder Löhne. Fele-facture beschränkt sich auf Offerten und Rechnungen und auf die schnelle Eingabe per Sprache oder Foto.

Die QR-Rechnung hat am 30. September 2022 die roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine abgelöst. Seit dem 22. November 2025 ist in einer neuen QR-Rechnung nur noch die strukturierte Adresse (Typ S) zulässig. UBS und die Neuenburger Kantonalbank (BCN) nahmen QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse nur bis zum 30. September 2026 zur Zahlung an; ab dem 14. November 2026 gelten die Regeln 2.4, und die strukturierte Adresse ist für alle Zahlungen nach Schweizer Standard Pflicht. Ein Gratis-Werkzeug, das noch das alte Format erzeugt, hilft deshalb nicht weiter.

MWST 2026 (ESTV): Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Sondersatz Beherbergung 3,8 %. Steuerpflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt und innerhalb eines Jahres im In- und Ausland einen Umsatz von mindestens CHF 100'000 aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind; darunter ist man von der Steuerpflicht befreit und fakturiert grundsätzlich ohne MWST (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Wann die Steuerpflicht beginnt, hängt von der Situation ab. Ein bestehendes Unternehmen wird nach Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem es die Umsatzgrenze erreicht hat. Ein Unternehmen, das seine Tätigkeit aufnimmt oder ausweitet, ist ab Beginn steuerpflichtig, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass es innerhalb der folgenden zwölf Monate CHF 100'000 erreicht (ESTV, «MWST-Steuerpflicht»; MWSTG Art. 14 Abs. 3). Ein Rechnungsprogramm muss deshalb Rechnungen mit und ohne MWST erstellen können.

Fele-facture erstellt eine Rechnung oder Offerte per Sprache, Foto oder Tastatur, in wenigen Schritten: Sie diktieren einen Satz oder fotografieren einen handgeschriebenen Arbeitsrapport, prüfen das Ergebnis und erstellen das PDF. Das gilt auch im Gratis-Abo.

Gedacht ist das für Garagen, Sanitär- und Elektroinstallateure und andere Handwerker, die vor Ort fakturieren. Die App läuft im Browser, auch auf dem iPhone, und als Android-App, auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

Prinzip «Sie verlieren nichts»: Ihre Rechnungen, Offerten und Kundendaten werden auf Ihrem Konto gesichert, gehostet in Frankfurt (Supabase, AWS-Region eu-central-1), und zwischen Ihren Geräten synchronisiert, vom Handy zum Computer. Die Sicherung ist standardmässig aktiv; Sie können sie unter «Erweiterte Optionen» ausschalten. Wenn Sie Ihr Handy verlieren, beschädigen oder wechseln, finden Sie alles wieder, sobald Sie sich mit demselben Konto anmelden; auch das Firmenprofil hängt am Konto. Drei Dinge bleiben auf dem Gerät: die Entwürfe, die Einstellung «Rechnung anpassen» (Definition der eigenen Felder) und die Leistungs-Kürzel. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung.

Ein gelöschtes Dokument verschwindet von Ihren synchronisierten Geräten. Auf dem Server wird es nur als gelöscht markiert: Sein Inhalt bleibt gespeichert, bis Sie die Serverkopie löschen (Erweiterte Optionen) oder Ihr Konto löschen. Bei einer Rechnung bleibt der Registereintrag (Nummer, Betrag, Kunde, Datum) bis zur Löschung des Kontos bestehen.