Rechnungssoftware für Sanitär- und Heizungsinstallateure: Die Rechnung ist verschickt, bevor Sie den Kunden verlassen

Die Reparatur wird in Regie abgerechnet: ein Stundenansatz, abends oder am Wochenende oft mit Zuschlag, dazu eine Anfahrtspauschale und das eingebaute Material (Dichtung, Anschlussschlauch, Mischbatterie, Sicherheitsgruppe). Die Angaben stehen auf dem vom Kunden unterschriebenen Einsatzrapport – aber sie warten darauf, nochmals abgetippt zu werden.

Geplante Arbeiten – Ersatz eines Boilers, Badezimmersanierung, Einbau einer Wärmepumpe – laufen über eine Offerte, mit einer Anzahlung bei Auftragserteilung und dem Restbetrag bei der Abnahme. Und die jährliche Wartung (Heizkessel, Enthärtungsanlage, Boiler) wird pauschal abgerechnet, jedes Jahr, bei denselben Kunden.

Eine Rechnungssoftware für Sanitär- und Heizungsinstallateure muss diese drei Fälle abdecken, ohne dass Sie dafür einen Computer hochfahren müssen: Das ist der Leistungsumfang von Fele-facture, mit einer Grenze bei der jährlichen Wartung, die nicht automatisch jedes Jahr verrechnet wird.

Bei einer Reparatur diktieren Sie: «Rechnung für Frau Meier, Ersatz der Sicherheitsgruppe am Boiler, eineinhalb Stunden Arbeit zu 110 Franken, Anfahrtspauschale 45 Franken, Material 85 Franken». Aus diesem Diktat erstellt die KI die Positionen (Bezeichnung, Menge, Einzelpreis), und die App berechnet das Total. Ist die MWST aktiviert (sie lässt sich pro Rechnung ein- oder ausschalten), wendet die App den einzigen Satz aus Ihrem Profil an: Die MWST kommt zum Total hinzu oder wird aus dem Preis herausgerechnet, wenn Sie «Meine Preise verstehen sich inklusive MWST» angekreuzt haben. Den QR-Code für die Zahlung fügt die App erst ab dem Plan Selbstständig (oder während des 48-Stunden-Tests) hinzu, mit einer IBAN aus der Schweiz oder Liechtenstein (CH oder LI) und Ihrer vollständigen Gläubigeradresse. Der Kunde erhält das PDF per E-Mail oder WhatsApp, bevor Sie wieder im Lieferwagen sitzen.

Wenn Sie ohnehin einen handschriftlichen Einsatzrapport ausfüllen, fotografieren Sie ihn einfach: Fele-facture liest den Kundennamen, die Leistungen, die Mengen und die Preise heraus, und Sie prüfen die Rechnung am Bildschirm, bevor Sie sie versenden. Keine Doppelerfassung.

Ihre wiederkehrenden Kunden (Liegenschaftsverwaltungen, Hausverwaltungen, private Eigentümer) finden Sie unter «Meine Kunden»: Von ihrer Kundenkarte aus ist die neue Rechnung mit ihrer Adresse vorausgefüllt. Diktierte Bezeichnungen werden nicht automatisch vereinheitlicht. Sie können aber unter «Rechnung anpassen» › «Meine Leistungs-Kürzel» eigene Kürzel anlegen, zum Beispiel «sg» → «Ersatz Sicherheitsgruppe», mit optionalem Preis: Die vollständige Bezeichnung ersetzt das Kürzel, wenn die Bezeichnung einer Position genau aus diesem Kürzel besteht. Nur beim Diktat auf Französisch wird die Arbeitszeit einheitlich als «Main-d'œuvre» geschrieben.

Für einen Boilerersatz oder eine Sanierung erstellen Sie die Offerte direkt vor Ort, mit denselben drei Methoden – Sprache, Foto oder Tastatur –, aber ohne QR-Zahlteil. Sobald der Kunde zusagt, wird die Offerte mit einem Fingertipp in eine Rechnung umgewandelt, mit Ihrer automatischen Nummerierung.

Sie verlangen bei Auftragserteilung eine Anzahlung? Einen Dokumenttyp «Anzahlungsrechnung» gibt es nicht: Um die Anzahlung zu verlangen, stellen Sie eine normale Rechnung mit einer von Hand erfassten Position «Anzahlung 30 %» (der Prozentsatz wird nicht berechnet, und diese Rechnung ist nicht mit der Offerte verknüpft). Auf der Schlussrechnung tragen Sie die Anzahlung im Feld «Anzahlung» ein: Der «Restbetrag» und der Betrag im QR-Code werden automatisch angepasst. Ein ausgehandelter Rabatt wird als Prozentsatz auf der betreffenden Position erfasst.

Für die jährliche Wartung gibt es weder wiederkehrende Rechnungen noch eine Duplizierfunktion: Sie erstellen die Rechnung jedes Jahr neu. Auf der Kundenkarte (Seite «Meine Kunden», Karte aufgeklappt) öffnet die Schaltfläche «+ Neue Rechnung» eine neue Rechnung; die Adresse wird aus dem letzten Dokument dieses Kunden übernommen. Die Karte listet seine Dokumente mit Datum und Betrag auf und erinnert Sie so an den Betrag vom Vorjahr. Rechnungen, die 30 Tage nach dem Rechnungsdatum noch nicht bezahlt sind, werden Ihnen beim Öffnen der App angezeigt – so können Sie mahnen, ohne nebenbei eine Tabelle zu führen.

Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung nach SIX-Standard der einzige Einzahlungsschein, den die Schweizer Banken verarbeiten: Die roten und orangen Einzahlungsscheine wurden an diesem Tag vom Markt genommen. Kein Gesetz verlangt allerdings, einer Rechnung einen beizulegen: Eine Rechnung mit IBAN bleibt gültig. Fele-facture erzeugt den QR-Zahlteil mit der strukturierten Adresse (Typ S), die seit dem 22. November 2025 (Version 2.3 der Richtlinien) als einzige in einer neuen QR-Rechnung zulässig ist. UBS und die Neuenburger Kantonalbank nehmen QR-Rechnungen mit unstrukturierter Adresse seit dem 1. Oktober 2026 nicht mehr zur Zahlung an; die Freiburger Kantonalbank lehnt ab dem 2. November 2026 jede Zahlung mit unstrukturierter Adresse ab. Am 14. November 2026 treten die Richtlinien 2.4 zur QR-Rechnung und die Swiss Payment Standards 2026 in Kraft: Die strukturierte (oder hybride) Adresse wird dann für alle Zahlungen nach den Schweizer Standards zur Regel. SIX präzisiert allerdings, dass SIC die Adressen nicht validieren wird und dass die Banken die unstrukturierte Adresse ausserhalb dieser Standards weiterhin akzeptieren können (Quellen: SIX Group, PostFinance, UBS, BCN, BCF).

Zur MWST: Steuerpflichtig ist, wer ein Unternehmen betreibt und innerhalb eines Jahres mindestens 100'000 CHF Umsatz (im In- und Ausland) aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind; darunter ist man von der Steuerpflicht befreit (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Wann die Steuerpflicht beginnt, hängt von der Situation ab. Ein bestehendes Unternehmen wird mit Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem es die Schwelle erreicht hat. Wer seine Tätigkeit aufnimmt oder ausweitet, ist ab Beginn steuerpflichtig, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass er innerhalb der nächsten zwölf Monate 100'000 CHF erreicht (Art. 14 Abs. 3 MWSTG; Quelle: ESTV). Dann gilt für Sanitär- und Heizungsleistungen der Normalsatz von 8,1 %.

Unter 100'000 CHF Jahresumsatz ist man grundsätzlich von der Steuerpflicht befreit und fakturiert ohne MWST; wer nicht im Register eingetragen ist, darf auf seinen Rechnungen auch keine MWST ausweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Es gibt drei Ausnahmen: Wer seine Tätigkeit aufnimmt und innerhalb von zwölf Monaten 100'000 CHF erwartet, ist ab Beginn steuerpflichtig (Art. 14 Abs. 3); wer auf die Befreiung verzichtet hat (freiwillige Steuerpflicht, Art. 11), verrechnet MWST; und wer steuerpflichtig ist und unter die Schwelle fällt, bleibt es, solange er das nicht gemeldet hat (Art. 14 Abs. 5). Fele-facture beherrscht beide Fälle: Die MWST lässt sich pro Rechnung ein- oder ausschalten, zum einzigen Satz in Ihrem Profil (standardmässig 8,1 %), und die App kann sie aus Preisen inklusive MWST herausrechnen.

Die Vorlage enthält Ihre Kontaktdaten, die Angaben des Kunden, eine eindeutige Nummer, das Datum, die Aufstellung der Leistungen, das Total in CHF und die IBAN. Der QR-Code erscheint erst ab dem Plan Selbstständig (und während des 48-Stunden-Tests): Im Gratis-Plan und auf einer vor Ort bezahlten Quittung fehlt er. Ein eigenes Feld für die UID gibt es nicht: Die Vorlage druckt nur die im Profil erfasste MWST-Nummer (Feld «MWST-Nr. (CHE-...)»), und nur, wenn die MWST im Profil oder auf der Rechnung aktiviert ist. Wer nicht mehrwertsteuerpflichtig ist und eine UID hat, kann sie in das Feld «Zahlungsbedingungen» schreiben, das auf jeder Rechnung ausser der Quittung gedruckt wird.

Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, verlangt Art. 26 MWSTG zusätzlich: den Hinweis auf Ihre Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen mit Ihrer Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST); das Datum oder den Zeitraum der Leistung, falls sie vom Rechnungsdatum abweichen; den Steuersatz und den Steuerbetrag (bei Preisen inklusive MWST genügt der Satz). Das MWSTG ist das einzige Gesetz, das eine Liste von Rechnungsangaben festlegt. Jedes im Handelsregister eingetragene Unternehmen muss aber, ob mehrwertsteuerpflichtig oder nicht, seine eingetragene Firma vollständig und unverändert auf seinen Rechnungen angeben (Art. 954a OR). Eine eindeutige und fortlaufende Nummerierung schreibt kein Gesetz vor, sie ist aber dringend empfohlen.

Ihre Rechnungen werden gespeichert. Jede lässt sich einzeln als CSV (in Excel zu öffnen) für Ihren Treuhänder exportieren, in allen Plänen; der Sammelexport aller Rechnungen eines Jahres (Seite «Auswertungen») ist dem Plan Unbegrenzt und dem 48-Stunden-Test vorbehalten. Eine native Excel-Datei (.xlsx) erstellt die App nicht. Aufbewahren müssen Sie Ihre Rechnungen 10 Jahre lang.

Sagen wir es hier, statt es Sie herausfinden zu lassen: Fele-facture führt keine doppelte Buchhaltung, macht weder Löhne noch Lager noch Baustellenplanung und hat keine feine Rechteverwaltung pro Benutzer. Das ist keine Liste künftiger Funktionen, sondern ein bewusst gewählter Umfang.

Brauchen Sie einen dieser Punkte, sind wir nicht die richtige Antwort. Für die Buchhaltung allein hat CashCtrl einen Gratis-Plan. Banana hat einen Free-Plan, der auf 70 Buchungen beschränkt ist, und kostet danach CHF 89 im Jahr (Professional) oder CHF 179 im Jahr (Advanced, der Plan, den Banana für Mehrwertsteuerpflichtige vorsieht). Mit Löhnen nehmen Sie eine Lohnsoftware, zum Beispiel Bexio (Option ab dem Paket Advanced), KLARA (Lohnmodul) oder Crésus (Lohnmodul), alle drei Swissdec-zertifiziert. Für Baustellenverfolgung und auf dem Handy unterschriebene Regierapporte SecretarIA. Der ausführliche Vergleich der vierzehn Schweizer Lösungen steht auf unserer Vergleichsseite.

Was wir dagegen können, passt in einen Satz: direkt vom Einsatzort, von einem gesprochenen Satz oder dem Foto eines handschriftlichen Arbeitsrapports zu einer versandbereiten Schweizer Rechnung, ab dem Plan Selbstständig mit normkonformem QR-Zahlteil. Diktieren oder fotografieren, prüfen, PDF erstellen; dazu der CSV-Export (in Excel zu öffnen), damit Ihr Treuhänder nicht alles neu erfassen muss.