Fatturazione per indipendenti in Svizzera: la guida completa (e aggiornata)

Ecco cosa deve tenere a mente prima di creare la sua prima fattura in Svizzera.

1. Ha il diritto di fatturare fin dall'avvio della sua attività, anche senza numero IVA. Lo statuto di indipendente si chiede alla sua cassa di compensazione AVS (quella del suo Cantone o, se ne è membro, quella della sua associazione professionale); nell'edilizia e nei trasporti serve prima il via libera della Suva.

2. Al di sotto di 100'000 CHF di cifra d'affari annua, è in linea di principio esentato dall'assoggettamento e fattura senza IVA. Tre eccezioni: l'attività che parte prevedendo 100'000 CHF in 12 mesi, l'assoggettamento volontario e il contribuente sceso sotto la soglia che non lo ha notificato.

3. Una fattura svizzera chiara riporta i suoi dati di contatto, quelli del cliente, la data, la descrizione precisa della prestazione e l'importo totale in CHF. Un numero di fattura univoco e un mezzo di pagamento sono fortemente raccomandati; un elenco di indicazioni fissato dalla legge esiste solo per chi è assoggettato all'IVA (art. 26 LIVA). Chi non è assoggettato non deve indicare l'IVA e, se è iscritto nel registro di commercio, deve riportare la sua ditta così come è iscritta.

4. Dal 30 settembre 2022, data in cui le polizze di versamento arancioni e rosse sono state sostituite, la fattura QR conforme allo standard SIX è l'unica polizza di versamento che le banche svizzere elaborano. Nessuna legge impone però di allegarne una: una fattura con IBAN resta valida.

5. Deve conservare le sue fatture, emesse e ricevute, per 10 anni dalla fine dell'esercizio, su carta o in una forma elettronica che ne garantisca l'integrità (art. 958f CO e Olc).

Chi inizia non deve per forza pagare subito per la fattura QR. Tre soluzioni non costano nulla, ma non tutte danno la sezione pagamento QR. Per tutte, l'indirizzo nel codice QR deve essere strutturato (tipo S): via, NPA e località in campi separati. Situazione al 7 ottobre 2026:

Sì. Non appena esercita un'attività indipendente (ditta individuale), può emettere fatture ai suoi clienti, siano essi privati o aziende.

Per essere riconosciuto come indipendente, si affilia a una cassa di compensazione AVS: quella del suo Cantone di domicilio o del Cantone in cui l'impresa ha sede (per esempio, a Ginevra, la cassa cantonale dell'OCAS), oppure la cassa professionale della sua associazione se è membro di un'associazione fondatrice (art. 64 LAVS e art. 117 cpv. 2 OAVS). Questa cassa esamina caso per caso se la sua attività è indipendente ai fini dell'AVS e riscuote i suoi contributi AVS/AI/IPG (art. 63 LAVS). Nell'edilizia (pittore, muratore…) e nei trasporti è prima la Suva a riconoscere lo statuto di indipendente; la procedura presso l'AVS viene dopo (SECO, portale PMI). Questi passi si compiono fin dall'avvio effettivo dell'attività.

Un'impresa individuale deve iscriversi nel registro di commercio non appena ha realizzato una cifra d'affari di almeno 100'000 CHF nell'ultimo esercizio; ne sono dispensati le persone che esercitano una professione liberale e gli agricoltori, se non gestiscono un'impresa in forma commerciale. Al di sotto della soglia l'iscrizione è facoltativa (art. 931 CO). Il numero IDI (formato CHE-XXX.XXX.XXX) viene attribuito alle imprese iscritte al registro di commercio, ma anche a quelle registrate all'IVA o presso l'AVS (registro IDI dell'Ufficio federale di statistica).

In Svizzera non esiste uno statuto speciale come quello dell'«auto-entrepreneur» francese: l'equivalente è l'indipendente in ditta individuale.

Solo la legge sull'IVA fissa un elenco di indicazioni (LIVA, art. 26), e vale solo per chi è assoggettato. Chi non è assoggettato non ha un elenco da rispettare, con due riserve. Non può indicare né aliquota né importo IVA (art. 27 LIVA). E se è iscritto nel registro di commercio, la sua ditta deve figurare sulle fatture in modo completo e senza modifiche (art. 954a CO). Per il resto, la check-list qui sotto è la buona pratica: è ciò che rende una fattura chiara, dimostrabile e facile da pagare.

Lato emittente: il suo nome o ragione sociale, il suo indirizzo completo, e il suo numero IDI nel formato CHE-XXX.XXX.XXX se ne ha uno.

Lato cliente: il suo nome (o ragione sociale) e il suo indirizzo.

Lato fattura: una data di emissione, la descrizione precisa della prestazione (quantità, prezzo unitario) e l'importo totale espresso in CHF. Un numero di fattura univoco e sequenziale e le modalità di pagamento (IBAN e fattura QR) non sono imposti dalla legge, ma sono fortemente raccomandati.

Se è assoggettato all'IVA, l'art. 26 cpv. 2 LIVA chiede di regola: il suo nome e il suo luogo, con l'indicazione che è iscritto nel registro dei contribuenti e il suo numero (CHE-XXX.XXX.XXX IVA); il nome e il luogo del cliente; la data o il periodo della prestazione, se non coincidono con la data della fattura; il genere, l'oggetto e l'entità della prestazione; l'ammontare della controprestazione; l'aliquota applicabile e l'importo dell'IVA. Se l'IVA è compresa nel prezzo, basta indicare l'aliquota, e non è richiesto un importo al netto d'imposta separato. L'indirizzo completo resta una buona pratica: la legge chiede solo il luogo.

Ecco una fattura completa di un indipendente in Svizzera, dall'alto in basso. I dati sono fittizi: li sostituisca con i suoi. Una fattura fatta in Word o Excel con questi campi è valida; le manca solo la sezione di pagamento QR, che si crea a parte con un generatore gratuito.

Tutto dipende dalla sua cifra d'affari. La soglia di assoggettamento all'IVA in Svizzera è di 100'000 CHF di cifra d'affari annua proveniente da prestazioni imponibili, realizzata in Svizzera e all'estero. Al di sotto, è in linea di principio esentato dall'assoggettamento e fattura senza IVA; al di sopra, deve iscriversi nel registro dei contribuenti e fatturare l'IVA. Questa soglia resta valida nel 2026. Tre casi sfuggono alla regola «sotto la soglia niente IVA»: l'attività che parte prevedendo 100'000 CHF in 12 mesi (vedi sotto), l'assoggettamento volontario (art. 11 LIVA) e il contribuente la cui cifra d'affari scende sotto la soglia, che resta assoggettato finché non lo notifica (art. 14 cpv. 5 LIVA). Fonte: Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC/ESTV).

Attenzione al momento: chi avvia (o amplia) un'attività è assoggettato fin dall'inizio se le circostanze lasciano prevedere 100'000 CHF di cifra d'affari nei 12 mesi successivi. Chi è già in attività diventa assoggettato alla fine dell'esercizio nel corso del quale ha raggiunto la soglia: non deve iscriversi prima di averla raggiunta. Fonte: AFC, pagina «Assoggettamento all'IVA».

Le aliquote IVA svizzere in vigore nel 2026 sono: 8,1 % (aliquota normale), 2,6 % (aliquota ridotta per derrate alimentari, libri, medicinali) e 3,8 % (aliquota speciale alloggio). Sono queste le aliquote che si applicano alle sue fatture oggi.

Un aumento per finanziare la 13a rendita AVS è stato votato dal Parlamento (aliquota normale portata all'8,5 %, alloggio al 4,0 %, l'aliquota ridotta restando al 2,6 %), ma non è definitivo: deve ancora passare davanti al popolo il 29 novembre 2026 ed entrerebbe in vigore solo nel 2028. In chiaro: nulla cambia per le sue fatture nel 2026.

È semplice: fattura l'importo della sua prestazione senza aggiungere l'IVA, e non indica alcun numero IVA.

È anzi ciò che prevede la legge: chi non è iscritto nel registro dei contribuenti IVA non può menzionare l'imposta sulle fatture, quindi né aliquota né importo IVA. Chi lo fa comunque deve l'imposta indicata, salvo che corregga la fattura o renda verosimile che per la Confederazione non ne risulta una perdita d'imposta (art. 27 LIVA).

Per evitare ogni confusione (in particolare per un cliente professionale che si chiederebbe perché non c'è IVA da recuperare), si raccomanda di aggiungere un'indicazione chiara sulla fattura, per esempio: « IVA non applicabile – impresa non assoggettata ».

Questa indicazione segnala al cliente che non potrà dedurre l'IVA su questa fattura, il che è normale dato che lei non la fattura. Finché non è iscritto nel registro dei contribuenti, una fattura senza IVA è l'unica conforme. Restare sotto i 100'000 CHF però non basta sempre: se avvia l'attività prevedendo questa cifra d'affari in 12 mesi, è assoggettato fin dall'inizio e deve iscriversi.

Buono a sapersi: anche sotto la soglia può rinunciare all'esenzione e assoggettarsi volontariamente (art. 11 LIVA), per esempio per recuperare l'IVA sui suoi acquisti; in tal caso fattura l'IVA. Al contrario, un contribuente la cui cifra d'affari scende sotto i 100'000 CHF resta assoggettato finché non lo notifica all'AFC (art. 14 cpv. 5 LIVA).

Dal 30 settembre 2022 la fattura QR conforme allo standard SIX è l'unica polizza di versamento che le banche svizzere elaborano: le polizze arancioni (PVR) e rosse (PV) sono state sostituite quel giorno. Nessuna legge impone però di allegarne una a una fattura: una fattura con IBAN resta valida.

Concretamente, una fattura QR comprende una sezione di pagamento e una ricevuta, con uno Swiss QR Code che contiene l'IBAN (o il QR-IBAN), l'importo e il riferimento. Il suo cliente scansiona questo codice con la sua applicazione bancaria e il pagamento è precompilato, senza errori di immissione.

Lato formato, la fattura QR occupa una banda di 105 mm di altezza per 210 mm di larghezza in fondo al foglio A4. A sinistra la ricevuta (62 × 105 mm), a destra la sezione di pagamento (148 × 105 mm). In quest'ultima, lo Swiss QR Code di 46 × 46 mm, con una croce svizzera al centro, è stampato nella colonna di sinistra, sotto il titolo, con un margine di 5 mm; la zona delle indicazioni (conto, riferimento, pagabile da) occupa la parte destra. Queste dimensioni sono normate e vanno rispettate affinché la fattura sia scansionabile.

Dal 22 novembre 2025 la norma (versione 2.3) ammette in una nuova fattura QR solo l'indirizzo nel formato strutturato (« tipo S »). UBS e la Banca Cantonale di Neuchâtel (BCN) hanno accettato il pagamento delle vecchie fatture QR con indirizzo non strutturato solo fino al 30 settembre 2026. Altre banche hanno annunciato il rifiuto dei pagamenti con indirizzo non strutturato solo a partire dal 2 novembre 2026 (Banca Cantonale di Friburgo, che precisa che la regola vale già per le fatture QR dal 2025) o dal 14 novembre 2026 (Banque Cantonale du Jura; alla BCV, per ogni data di esecuzione successiva al 14 novembre 2026). Dal 14 novembre 2026 l'indirizzo strutturato è obbligatorio per tutti i pagamenti secondo gli standard svizzeri. Se genera le sue fatture con uno strumento aggiornato, questo aspetto è gestito automaticamente.

Per un indipendente, generare manualmente una fattura QR conforme è laborioso. È una delle ragioni per cui uno strumento di fatturazione diventa rapidamente utile: produce il QR-code a partire dal suo IBAN e applica la norma corretta. Fonti: SIX Group (Implementation Guidelines fattura QR 2.3, Style Guide QR-facture, pagina «QR-bill» di six-group.com), PostFinance per la sostituzione delle vecchie polizze, UBS, BCN, BCF, BCJ e BCV per le date bancarie.

Nessuna legge impone un numero di fattura, ma un numero univoco e sequenziale è fortemente raccomandato: serve da prova e facilita i controlli. Non riutilizzi mai uno stesso numero ed eviti i buchi. Un sistema semplice basta: 2026-001, 2026-002, ecc.

Nessuna legge impone una data di fattura a chi non è assoggettato, ma in pratica è indispensabile. Per chi è assoggettato, l'art. 26 cpv. 2 lett. c LIVA chiede la data o il periodo della prestazione, se non coincidono con la data della fattura. La data della fattura fa decorrere il termine di pagamento solo se le sue condizioni lo prevedono («pagabile a 30 giorni data fattura»). In Fele-facture la scadenza seguita dall'app (promemoria, stato «In ritardo») è calcolata a 30 giorni dalla data della fattura.

Lato termine: se il tempo dell'adempimento non è stabilito né dal contratto (anche orale) né dalla natura dell'affare, il pagamento può essere chiesto subito (art. 75 CO). Il cliente è però in mora solo dopo un'interpellazione (un sollecito), salvo che sia stato convenuto un giorno di scadenza (art. 102 CO). Nessuna legge fissa un termine tipo; come riferimento, la norma SIA 118 (art. 190), su cui si basa la maggior parte dei contratti di costruzione, prevede 30 giorni. Indichi dunque sempre un termine chiaro, per esempio « Pagabile entro 30 giorni », per evitare malintesi.

Non indicare un termine non rende invalida la sua fattura, ma apre la porta ai ritardi e alle discussioni.

Deve conservare tutte le sue fatture, emesse come ricevute, per 10 anni dalla fine dell'esercizio (art. 958f cpv. 1 CO).

Può conservare le sue fatture su carta o in forma elettronica, se è garantita la concordanza con le operazioni e se possono essere rese leggibili in ogni momento (art. 958f cpv. 3 CO). Su un supporto alterabile (disco rigido, chiavetta, cloud), l'Olc pone in più quattro condizioni cumulative (art. 9 cpv. 1 lett. b): un procedimento tecnico che garantisca l'integrità delle informazioni registrate (per es. una firma digitale), una prova inequivocabile del momento della memorizzazione (per es. una marcatura oraria), il rispetto delle ulteriori prescrizioni sull'impiego di tale procedimento in vigore al momento della memorizzazione e procedure stabilite e documentate, conservando anche le informazioni necessarie (verbali e log files). Una semplice cartella di PDF classificati per anno non basta quindi da sola. Archivi con una soluzione conforme (chieda alla sua fiduciaria) o conservi una copia cartacea.

Questo obbligo vale fin dalla sua prima fattura, anche se è agli inizi e fattura poco. In caso di controllo, deve poter ritrovare ogni documento.

Un idraulico indipendente a Losanna, non assoggettato all'IVA, interviene per un danno d'acqua. La sua fattura elenca: « Trasferta (1 × 90 CHF) », « Manodopera 2h (2 × 110 CHF) », « Guarnizione e raccordo (1 × 35 CHF) », totale 345 CHF, indicazione « IVA non applicabile – impresa non assoggettata », IBAN e fattura QR, pagabile a 30 giorni.

Un consulente indipendente assoggettato all'IVA fattura un incarico: « Consulenza strategica, 3 giorni (3 × 1'200 CHF) » = 3'600 CHF al netto d'imposta, IVA 8,1 % = 291,60 CHF, totale 3'891,60 CHF. Indica il suo numero CHE-XXX.XXX.XXX IVA, che attesta la sua iscrizione nel registro dei contribuenti.

Un elettricista in cantiere vuole evitare di perdere un'ora la sera a digitare le sue fatture. Detta direttamente la sua prestazione a voce, oppure fotografa il bollettino di lavoro manoscritto che ha compilato sul posto, e la fattura con QR si genera automaticamente.

Il punto in comune di questi tre casi: righe chiare, un totale in CHF, un mezzo di pagamento (QR) e la giusta indicazione IVA secondo lo statuto.

Un modello Word o Excel può togliere d'impiccio per una prima fattura, ma non crea la sezione pagamento QR: bisogna farla a parte con un generatore. La numerazione si tiene a mano (rischio di doppione). In Word anche l'IVA si calcola a mano; un modello Excel può calcolarla con una formula, se è impostato bene.

Un software di fatturazione automatizza tutto ciò: numerazione sequenziale, calcolo dell'IVA, generazione dello Swiss QR Code, conservazione dei documenti. Per un indipendente da solo, la posta in gioco è soprattutto il guadagno di tempo e la conformità alla norma.

Esistono diverse soluzioni in Svizzera (Bexio, SmallInvoice, Magic Heidi, Zervant, ecc.), con tariffe e filosofie varie. La scelta giusta dipende dal suo volume di fatture e dal suo bisogno di semplicità.

Dal telefono, Fele-facture crea le sue fatture e i suoi preventivi a voce, fotografando un foglio manoscritto o da tastiera, in pochi gesti: si detta o si fotografa, si verifica, si crea il PDF. È uno dei rari strumenti a proporre la voce e la foto come modi di immissione.

Detta la sua prestazione (« trasferta 90 franchi, due ore di manodopera a 110 ») e la fattura si compone da sola, con il totale corretto in CHF. In cantiere, fotografa il bollettino di lavoro che ha compilato a mano: l'applicazione lo legge e lo trasforma in fattura, che lei verifica prima di crearla.

La sezione pagamento QR segue lo standard SIX, con indirizzo strutturato (l'unico ammesso dal 22.11.2025). Servono il piano Indipendente o superiore (o la prova di 48 ore), un IBAN svizzero o del Liechtenstein (CH/LI) e l'indirizzo completo del titolare del conto nel profilo; altrimenti il PDF esce senza QR. Fele-facture non può garantire che ogni banca accetti ogni sezione pagamento: è la stessa SIX a precisare che uno Swiss QR Code stampato male può essere rifiutato. Come per ogni strumento, le consigliamo quindi di verificare il risultato con la sua prima fattura reale.

Fele-facture gestisce per lei la numerazione e la fattura con o senza IVA secondo il suo statuto. Il termine di pagamento è fissato a 30 giorni e nessuna schermata permette di cambiarlo. Serve al promemoria mostrato nell'app, allo stato «In ritardo» in «I miei documenti», alla scadenza dell'esportazione CSV e alla data di validità del preventivo. Nessuna scadenza viene stampata sulla fattura, salvo se la scrive nel campo «Condizioni di pagamento (facoltativo)». Nemmeno l'indicazione « IVA non applicabile » viene stampata automaticamente, ma può aggiungerla in queste stesse condizioni di pagamento, stampate su ogni fattura.

Lato sicurezza: le sue fatture, i preventivi e le schede clienti sono salvati sul suo account (Supabase, server a Francoforte, regione AWS eu-central-1) e sincronizzati tra i suoi dispositivi (telefono ↔ computer). Il backup è attivo per impostazione predefinita; può disattivare il backup online delle sue fatture in «Opzioni avanzate». Se perde, rompe o cambia telefono, li ritrova accedendo di nuovo con lo stesso account; anche il profilo aziendale è legato all'account. Tre cose restano sul dispositivo: le bozze, l'impostazione «Personalizza la fattura» (definizione dei campi personalizzati) e le scorciatoie delle prestazioni. I suoi documenti sono legati al suo account: non li vendiamo e non li usiamo per la pubblicità.

Attenzione: la legge la obbliga a conservare i suoi libri e documenti contabili, tra cui le fatture emesse e ricevute, per dieci anni dalla fine dell'esercizio (art. 958f cpv. 1 CO). Questo obbligo resta suo, anche se disattiva il backup o cambia strumento.

Il piano Gratuito (CHF 0) permette di emettere fino a 5 fatture al mese, senza sezione pagamento QR. I piani a pagamento iniziano a CHF 15 (Indipendente), con la fattura QR inclusa fin da questo piano; Illimitato a CHF 29 aggiunge fatture illimitate e bilanci.

Credere di non poter fatturare senza numero IVA: falso. Finché non è iscritto nel registro dei contribuenti, fattura senza IVA; in linea di principio è il caso sotto i 100'000 CHF di cifra d'affari annua.

Fare a meno della fattura QR: una fattura con il solo IBAN resta valida, ma il cliente deve poi inserire il pagamento a mano; il codice QR invece si scansiona in pochi secondi.

Riutilizzare o saltare numeri di fattura: la legge non lo vieta, ma una numerazione univoca e sequenziale è la sua prova migliore in caso di controllo.

Non indicare un termine di pagamento e stupirsi dei ritardi: precisi « 30 giorni ».

Buttare le proprie vecchie fatture: deve tenerle 10 anni.

Sbagliare il momento dell'iscrizione all'IVA: chi avvia un'attività è assoggettato da subito se prevede 100'000 CHF nei primi 12 mesi; chi è già in attività lo diventa alla fine dell'esercizio in cui ha raggiunto la soglia.