Facture électronique en Suisse : obligatoire ou pas, et sous quelle forme ?

Le PDF envoyé par e-mail est le document lui-même : aucun format n'est imposé. La QR-facture n'est pas une facture électronique au sens strict : c'est la section paiement normalisée par SIX, imprimée sur le PDF ou sur le papier, que le client scanne, et aucune loi n'impose d'en joindre une. En PDF, elle porte des lignes de découpe et des ciseaux, pas de perforation (voir notre guide du papier perforé) ; pour en créer une, voir la QR-facture.

eBill est un canal : la facture arrive dans l'e-banking du client, qui la vérifie et la valide. Selon eBill (27 août 2026), le service compte quatre millions d'utilisateurs inscrits, plus de 110 banques le prennent en charge, 93 millions de factures ont été traitées en 2025 et plus de 100 millions sont attendues en 2026.

La facture structurée transmet des données lisibles par la machine, importées dans le logiciel comptable du client. Pour la Confédération, elle passe par PostFinance ou Swisscom, ou par un réseau qui leur est relié comme ABACUS, io-market, PENTAG ou StepCom (AFF).

Confédération. L'AFC écrit que, conformément à la décision du Conseil fédéral, les fournisseurs de l'administration fédérale sont obligés de recourir à la facturation électronique pour les marchés dont la valeur contractuelle dépasse 5000 francs. Le Contrôle fédéral des finances parle, lui, de contrats dont la valeur « atteint ou excède 5000 francs », obligation en vigueur depuis le 1er janvier 2016 avec une phase de transition jusqu'au 1er janvier 2017 (audit 16580) : pour un contrat d'exactement CHF 5000.–, demandez à l'office. Selon l'AFF, les petites acquisitions ne sont pas concernées, et la Confédération reçoit déjà plus de 90 % de ses factures sous forme électronique, environ 687'000 sur quelque 750'000 par an.

Assurance-maladie. Depuis le 1er juillet 2026, l'art. 42 al. 3ter LAMal dit que le fournisseur de prestations remet sa facture au débiteur de la rémunération sous forme électronique : l'assureur dans le système du tiers payant, l'assuré dans celui du tiers garant (art. 42 al. 1 et 2). À la demande de l'assuré, il la lui remet gratuitement sur papier. Fournisseurs de prestations et assureurs doivent convenir d'un standard unique pour toute la Suisse ; faute d'accord dans les deux ans, le Conseil fédéral le fixe (dispositions transitoires de la modification du 21 mars 2025). Fele-facture ne produit pas ces factures de santé.

Cantons, communes et autres acheteurs publics : la décision du Conseil fédéral vise les fournisseurs de l'administration fédérale. Une autre collectivité peut fixer ses propres exigences ; demandez-lui, avant de facturer, sous quelle forme elle veut la facture.

Entre entreprises privées et envers les particuliers, hors assurance-maladie, aucune loi fédérale générale n'impose eBill, un format XML ou Peppol. Un client peut toutefois l'exiger par contrat : c'est alors une question commerciale.

Le PDF par e-mail est gratuit pour toutes les factures destinées à l'administration fédérale (AFF). Les règles : un seul PDF par facture, bulletin de versement et annexes compris ; plusieurs PDF peuvent partir dans un même e-mail, de 25 Mo au plus ; la référence de commande reçue de l'office figure toujours dans le PDF. Les signatures électroniques présentes dans le PDF sont reprises et restent valables.

L'adresse dépend de l'unité administrative, dans la liste publiée par l'AFF. Au 13 octobre 2026, 66 unités de cette liste renvoient à la même adresse centrale, PDF-Rechnung@efv.admin.ch ; le Tribunal fédéral, le Tribunal administratif fédéral, le Tribunal pénal fédéral, le Tribunal fédéral des brevets, armasuisse et la Défense ont chacun la leur. Vérifiez dans la liste avant l'envoi.

Selon l'AFF, depuis le 30 juin 2023, l'administration fédérale n'accepte plus de PDF transmis par un prestataire : un PDF part par e-mail. Les données structurées passent par PostFinance, Swisscom ou un réseau relié ; la saisie dans le formulaire en ligne d'un prestataire est une autre voie, que l'AFF recommande quand on n'a que peu de factures à adresser à la Confédération.

Avec Fele-facture, la référence de commande s'imprime grâce à un champ personnalisé : activez « Personnaliser ma facture » (désactivé par défaut, disponible dans tous les forfaits), puis ajoutez un champ nommé « Référence de commande », ou renommez un champ existant comme « N° de contrat / dossier ». Ce réglage est enregistré sur l'appareil.

Pour un assujetti, la facture porte « en règle générale » les indications de l'art. 26 al. 2 LTVA (le détail est dans notre guide de la facturation pour indépendants) ; la loi ne dit rien du support. Depuis le 1er janvier 2018, l'art. 122 OTVA renvoie, pour la transmission et la conservation des pièces justificatives électroniques, aux art. 957 à 958f CO et à l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de compte (Olico). L'ancienne OelDI (RS 641.201.511) n'est plus en vigueur (Fedlex).

Signature : l'AFC « ne voit pas la nécessité d'exiger, dans le domaine de la TVA, des signatures électroniques qualifiées », et une pièce n'a pas à porter la signature électronique d'une personne physique. Ce qui compte, c'est de pouvoir prouver l'authenticité (l'origine) et l'intégrité des données qui servent à la déduction de l'impôt préalable ou à la perception de l'impôt ; la facture imprimée, la facture numérisée et la facture électronique ont la même force probante (AFC). Dans la procédure de TVA, le principe de la libre appréciation des preuves s'applique (art. 81 al. 3 LTVA).

Conservation : les livres et pièces comptables se conservent dix ans à compter de la fin de l'exercice, sur papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, tant que le lien avec les opérations est garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances (art. 958f al. 1 et 3 CO). Pour la TVA, l'assujetti les conserve jusqu'à la prescription absolue de la créance fiscale, dix ans après la fin de la période fiscale (art. 70 al. 2 et 42 al. 6 LTVA) ; certains documents liés aux immeubles, 20 ans (art. 70 al. 3 LTVA).

Côté émetteur, la connexion à l'infrastructure eBill de SIX n'est possible que via un partenaire réseau certifié, et vos clients doivent avoir ajouté votre entreprise comme émetteur de factures dans leur portail eBill (eBill, « Envoyer des factures »). eBill utilise l'IDE comme identifiant de l'entreprise (FAQ eBill).

Le prix est fixé par le partenaire réseau (FAQ eBill). Exemple relevé le 13 octobre 2026 chez PostFinance : CHF 0.40 par facture jusqu'à 1000 factures par mois, 0.35 jusqu'à 5000, 0.30 jusqu'à 10'000, au-delà sur demande, prix nets hors TVA ; le premier palier comprend CHF 8.– de transactions gratuites par mois. Sans logiciel, PostFinance propose un portail simple et gratuit pour charger ses factures PDF une par une et les envoyer par eBill.

Pour les particuliers, eBill est gratuit, et les factures validées restent visibles 730 jours après l'échéance dans les archives de la plateforme (FAQ eBill). Côté entreprises destinataires, la réception d'eBill n'est pas encore proposée par toutes les banques.

Convertir une QR-facture PDF en eBill est possible chez PostFinance, à trois conditions minimales (fiche 460.287, 09.2025) : l'émetteur est inscrit chez PostFinance et chez eBill ; le Swiss QR Code contient la « procédure de paiement alternative eBill » (l'e-mail du destinataire pour un particulier, son IDE ou son identifiant pour une entreprise) ; le fichier est nommé BillerID_TransactionID.pdf. Le code Swico et l'identifiant de destinataire à 17 chiffres ne servent qu'à l'envoi B2B vers un logiciel comptable, « et pas via eBill ». Le Swiss QR Code de Fele-facture ne contient pas cette procédure alternative : un PDF Fele-facture ne peut donc pas être converti en eBill par ce canal.

France : depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise établie en France doit pouvoir recevoir des factures électroniques ; les grandes entreprises et les ETI doivent aussi en émettre, les PME et micro-entreprises au plus tard le 1er septembre 2027 (DGFiP, fiche 1, mise à jour juin 2026). Une entreprise étrangère sans établissement stable en France n'entre pas dans le champ de la facturation électronique. Mais si elle réalise une opération située en France pour laquelle elle doit elle-même la TVA française, elle entre dans le champ de l'e-reporting (transmission des données de transactions à l'administration), à partir du 1er septembre 2027 pour une TPE, une PME ou une micro-entreprise ; les exportations en sont exclues (DGFiP, webinaire du 10 février 2026). Pour un chantier en France, faites vérifier votre cas par un fiduciaire.

Allemagne : l'obligation vise les opérations entre entreprises « inländisch », qui ont leur siège, leur direction ou un établissement participant à l'opération en Allemagne (BMF, FAQ, état mars 2026, question 3). Depuis le 1er janvier 2025, ces entreprises doivent pouvoir recevoir une E-Rechnung (question 12) : un client allemand peut donc vous en demander une. Formats admis : la norme EN 16931, dont XRechnung et ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1, sauf les profils MINIMUM et BASIC-WL (question 7).

Italie : l'obligation de facturation électronique ne concerne que les opérations entre sujets résidents ou établis en Italie (Agenzia delle Entrate) : un fournisseur suisse sans établissement en Italie n'y est pas soumis.

Dans les trois pays, un client peut exiger un format par contrat. Fele-facture ne produit aucune facture structurée (XML, dont XRechnung et ZUGFeRD) ; ses PDF existent en français, allemand, italien, anglais et espagnol.

Fele-facture crée des factures et des devis en PDF. Le bouton « Envoyer » ouvre la feuille de partage du téléphone (e-mail, messagerie) ; si l'appareil ne peut pas partager de fichier, souvent sur ordinateur, il ouvre le PDF dans un onglet, et vous le joignez vous-même à votre e-mail. « Imprimer » ouvre l'impression sur ordinateur, et le PDF à imprimer sur téléphone. Une version du PDF sans bulletin QR et un export CSV de la facture existent aussi. La section paiement QR s'imprime en français, allemand, italien ou anglais ; pour une facture en espagnol, elle passe en anglais.

Fele-facture n'émet pas d'eBill, n'est pas partenaire réseau eBill, ne produit aucun fichier XML (ni Peppol, ni ZUGFeRD, ni XRechnung, ni facture LAMal) et n'envoie aucune facture à vos clients depuis ses serveurs.

Forfaits : Gratuit, 5 factures ou devis par mois, PDF sans bulletin QR. QR-facture incluse dès Indépendant (CHF 15/mois, 25 factures ou devis) ; Illimité CHF 29/mois ; annuel 150.– / 290.– (voir les tarifs). Essai complet de 48 h dès la saisie de l'IBAN, une fois par IBAN. Le bulletin exige un IBAN CH ou LI valide, votre nom, votre NPA et votre localité, un montant dû supérieur à 0 et un document qui n'est ni un devis ni une quittance ; en EUR sur un QR-IBAN, pas de bulletin. Bulletin seul : générateur gratuit, sans compte.