Bexio Alternative: wenn ein Rechnungsprogramm genügt

Drei Gründe kommen immer wieder, und nur einer ist wirklich eine Preisfrage. Der erste: das Abo ist teurer geworden. Per 25. August 2026 wurde das bisherige Starter-Paket in Advanced umbenannt und stieg bei identischem Funktionsumfang von CHF 35 auf CHF 42 pro Monat – genau die Art Änderung, die zum Umschauen bringt.

Der zweite, häufigere: Man zahlt für eine Verwaltungssuite und benutzt sie nur zum Fakturieren. Die Buchhaltung führt der Treuhänder, es gibt keine Angestellten, kein Lager, keine Projekte zu verfolgen. Übrig bleibt eine einzige tatsächliche Nutzung – Rechnungen stellen – zum Preis eines Werkzeugs, das zehnmal mehr kann.

Der dritte hat nichts mit Geld zu tun: die Einarbeitung. Eine komplette Suite verlangt, einen Kontenplan, Geschäftsjahre und Buchungen zu verstehen. Für einen Handwerker, der seine Rechnung noch am selben Abend verschicken will, ist das täglicher Widerstand – und oft genau der Grund, warum Rechnungen zu spät rausgehen.

Sagen wir es gleich, denn genau das soll entscheiden: Bexio führt eine echte doppelte Buchhaltung, rechnet Löhne nach Swissdec ab, importiert Bankbuchungen, verwaltet mehrere Benutzer mit Rechten und verbindet Sie direkt mit Ihrem Treuhänder. Fele-facture macht nichts davon.

Wenn Sie Angestellte entlöhnen, Ihre Buchhaltung selbst führen oder mehrere Personen im selben Dossier arbeiten, bleibt eine komplette Suite wie Bexio oder KLARA die richtige Wahl – und für zwanzig Franken im Monat zu wechseln wäre ein schlechtes Geschäft.

Fele-facture deckt etwas anderes ab: in rund 30 Sekunden eine normkonforme Schweizer Rechnung oder Offerte erstellen, per Sprache oder mit dem Foto eines handschriftlichen Arbeitsrapports, vom Handy aus, auf der Baustelle oder in der Werkstatt. Dazu Kundenstamm, Zahlungserinnerungen, Umsatzauswertungen und CSV-Export für den Treuhänder. Ein kleinerer Umfang, bewusst so gewählt, zu einem Preis, der dazu passt.

Die Tabelle stellt Bexio den Lösungen gegenüber, zu denen man greift, wenn man den Buchhaltungsteil nicht braucht. Die Preise sind die öffentlich publizierten Tarife der Anbieter per 25. August 2026; sie ändern sich, prüfen Sie sie vor dem Entscheid.

Achten Sie auf zwei Details, die schnelle Vergleiche verfälschen. Die genannten Tarife setzen fast immer ein Jahresabo voraus – bei Bexio rechnen Sie monatlich mit rund CHF 10 mehr. Und «Gratis-Plan» heisst nicht «QR-Rechnung gratis»: bei smallinvoice kommt der Zahlungs-QR erst im Bezahl-Abo.

Aufs Jahr gerechnet ist der Unterschied konkret. Ein Bexio-Abo zu CHF 42 pro Monat macht CHF 504 im Jahr; Fele-facture Indépendant zu CHF 15 pro Monat macht CHF 180 – oder CHF 150 bei jährlicher Zahlung. Die Differenz von rund CHF 350 im Jahr entspricht ungefähr einer Treuhänder-Stunde pro Quartal.

Was es kostet: Sie haben die Buchhaltung nicht mehr im selben Werkzeug. Konkret exportieren Sie Ihre Rechnungen als CSV oder Excel und übergeben sie Ihrem Treuhänder, statt ihm einen direkten Zugang zu geben. Für eine selbstständige Person, deren Treuhänder ohnehin alles macht, ändert das nichts. Für jemanden, der seine Buchungen in Bexio selbst erfasste, ändert es alles – und dann sollte man nicht wechseln.

Der ehrliche Test, bevor Sie entscheiden: Öffnen Sie Ihr heutiges Werkzeug und schauen Sie die letzten fünf Bildschirme an, die Sie benutzt haben. Betreffen sie alle Rechnungen und Kunden, zahlen Sie für Leerlauf. Sind Buchungen, Löhne oder eine MWST-Abrechnung dabei, die Sie selbst vorbereiten, bleiben Sie, wo Sie sind.

In der Schweiz spricht nichts dagegen, das Rechnungsprogramm mitten im Jahr zu wechseln. Nur zwei Regeln, jede in einem Satz: Ihre bereits gestellten Rechnungen müssen während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben, und Ihre Nummerierung muss fortlaufend bleiben, ohne Lücke und ohne Doppel.

In der Praxis sind das drei Handgriffe. Exportieren Sie vor dem Weggang sämtliche Rechnungen als PDF und, wenn das Werkzeug es zulässt, als CSV – das ist Ihr Archiv, bewahren Sie es ausserhalb der Software auf, die Sie verlassen. Notieren Sie dann die letzte vergebene Nummer. Und stellen Sie das neue Werkzeug so ein, dass es bei dieser Nummer plus eins weiterzählt.

Der gute Zeitpunkt ist ein Quartals- oder Jahresbeginn, weil der Schnitt dann auf eine saubere Buchungsperiode fällt. Zwingend ist es nicht: die fortlaufende Nummerierung genügt, in welchem Monat auch immer.

Ein letzter Reflex, unabhängig von der gewählten Software: Stellen Sie einem echten Kunden eine echte Rechnung und prüfen Sie, ob sie sich per QR-Scan in seinem E-Banking bezahlen lässt. Das ist der einzige Test, der zählt.