Rechnungssoftware für Sanitär- und Heizungsinstallateure: Die Rechnung ist verschickt, bevor Sie den Kunden verlassen

Die Reparatur wird in Regie abgerechnet: ein Stundenansatz, abends oder am Wochenende oft mit Zuschlag, dazu eine Anfahrtspauschale und das eingebaute Material (Dichtung, Anschlussschlauch, Mischbatterie, Sicherheitsgruppe). Die Angaben stehen auf dem vom Kunden unterschriebenen Einsatzrapport – aber sie warten darauf, nochmals abgetippt zu werden.

Geplante Arbeiten – Ersatz eines Boilers, Badezimmersanierung, Einbau einer Wärmepumpe – laufen über eine Offerte, mit einer Anzahlung bei Auftragserteilung und dem Restbetrag bei der Abnahme. Und die jährliche Wartung (Heizkessel, Enthärtungsanlage, Boiler) wird pauschal abgerechnet, jedes Jahr, bei denselben Kunden.

Eine Rechnungssoftware für Sanitär- und Heizungsinstallateure muss diese drei Fälle abdecken, ohne dass Sie dafür einen Computer hochfahren müssen: Genau das ist der Leistungsumfang von Fele-facture.

Bei einer Reparatur diktieren Sie: «Rechnung für Frau Meier, Ersatz der Sicherheitsgruppe am Boiler, eineinhalb Stunden Arbeit zu 110 Franken, Anfahrtspauschale 45 Franken, Material 85 Franken». Die App strukturiert die Positionen, berechnet das Total, fügt die MWST hinzu, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, und erzeugt den QR-Code für die Zahlung. Der Kunde erhält das PDF per E-Mail oder WhatsApp, bevor Sie wieder im Lieferwagen sitzen.

Wenn Sie ohnehin einen handschriftlichen Einsatzrapport ausfüllen, fotografieren Sie ihn einfach: Fele-facture liest den Kundennamen, die Leistungen, die Mengen und die Preise heraus, und Sie prüfen die Rechnung am Bildschirm, bevor Sie sie versenden. Keine Doppelerfassung.

Ihre wiederkehrenden Kunden (Liegenschaftsverwaltungen, Hausverwaltungen, private Eigentümer) sind in Ihrem Kundenstamm hinterlegt: Sie wählen den Kunden aus der Liste, und die Rechnung ist mit seiner Adresse vorausgefüllt. Material und Leistungen, die Sie häufig diktieren, werden jedes Mal gleich geschrieben.

Für einen Boilerersatz oder eine Sanierung erstellen Sie die Offerte direkt vor Ort, mit denselben drei Methoden – Sprache, Foto oder Tastatur –, aber ohne QR-Zahlteil. Sobald der Kunde zusagt, wird die Offerte mit einem Fingertipp in eine Rechnung umgewandelt, mit Ihrer automatischen Nummerierung.

Sie verlangen bei Auftragserteilung eine Anzahlung? Auf der Schlussrechnung ziehen Sie sie ab: Der «Restbetrag» und der Betrag im QR-Code werden automatisch angepasst. Ein ausgehandelter Rabatt wird als Prozentsatz auf der betreffenden Position erfasst.

Für die jährliche Wartung ist der Kunde in Ihrem Kundenstamm hinterlegt: Auf seiner Kundenkarte öffnet die Schaltfläche «Rechnung erstellen» eine neue Rechnung mit vorausgefüllter Adresse, und die Historie zeigt Ihnen den Betrag vom Vorjahr. Rechnungen, die nach 30 Tagen noch nicht bezahlt sind, werden Ihnen beim Öffnen der App angezeigt – so können Sie mahnen, ohne nebenbei eine Tabelle zu führen.

Die QR-Rechnung nach SIX-Standard ist seit dem 30. September 2022 das Zahlungsmittel, das die Schweizer Banken erwarten. Fele-facture erzeugt sie mit der strukturierten Adresse (Typ S), die seit dem 21. November 2025 in Version 2.3 der Norm vorgeschrieben ist; ab dem 30. September 2026 weisen die Banken unstrukturierte Adressen zurück (Quelle: SIX Group).

Zur MWST: Der Normalsatz von 8,1 % gilt für Sanitär- und Heizungsleistungen, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind – was ab 100'000 CHF steuerbarem Jahresumsatz obligatorisch wird (Quelle: ESTV). Ein selbstständiger Installateur, der gerade anfängt, stellt oft Rechnungen ohne MWST; die App beherrscht beide Fälle und kann die MWST auch aus Preisen inklusive MWST herausrechnen.

Die Pflichtangaben (Ihre Kontaktdaten und die UID, falls Sie im Handelsregister eingetragen sind, die Angaben des Kunden, eindeutige Nummer, Datum, Aufstellung der Leistungen, Total in CHF, IBAN und QR-Code) sind in der Vorlage enthalten. Ihre Rechnungen werden gespeichert und lassen sich als CSV/Excel für Ihren Treuhänder exportieren – aufbewahren müssen Sie sie 10 Jahre lang.