Rechnungssoftware für Schreiner: Offerte nach Mass, Anzahlung bei Bestellung, Rechnung bei der Montage – aus der Werkstatt oder von der Baustelle

Eine Schreinerarbeit beginnt immer mit einer Offerte, die der Kunde vergleicht: Holzart, Masse, Oberfläche, Beschläge, Fertigung in der Werkstatt, Montage, Anfahrt. Der Kunde – Privatperson, Architekt, Liegenschaftsverwaltung, Generalunternehmer – will eine lesbare Aufstellung und einen Preis pro Position.

Ist die Offerte angenommen, finanziert die Anzahlung bei Bestellung (oft 30 bis 50 %) das Material; der Restbetrag wird bei der Montage in Rechnung gestellt, manchmal mit einem Rückbehalt, bis die Mängel behoben sind. Neben den grösseren Arbeiten gibt es die kleinen Einsätze: eine Tür, die streift, ein Beschlag, der ersetzt werden muss, eine Arbeitsplatte, die anzupassen ist – schnell und in Regie verrechnet.

Eine Rechnungssoftware für Schreiner muss also die detaillierte Offerte, die Anzahlung und den Restbetrag ohne Neueingabe verwalten und es ermöglichen, den kleinen Einsatz gleich vor Ort zu verrechnen. Genau diesen Bereich deckt Fele-facture ab.

Sie diktieren: «Offerte für Frau Keller, Bücherregal nach Mass in Eiche massiv, Material und Fertigung 4'200 Franken, Beschläge 180 Franken, Montage ein Tag 850 Franken, Anfahrt 60 Franken». Fele-facture erstellt die Positionen, berechnet den Gesamtbetrag und – falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind – die MWST, ohne QR-Zahlteil, da es sich um eine Offerte handelt.

Ihre Masse und Kalkulationen stehen schon auf einem Werkstattblatt? Fotografieren Sie es: Die App liest Kunde, Positionen, Mengen und Preise aus. Sie prüfen am Bildschirm, korrigieren eine Position und senden das PDF.

Die angenommene Offerte wird mit einem Fingertipp in eine Rechnung umgewandelt, mit Ihrer automatischen Nummerierung; Ihre wiederkehrenden Kunden (Architekten, Liegenschaftsverwaltungen, Generalunternehmer) sind im Kundenstamm hinterlegt, die Adresse ist vorausgefüllt.

Auf der Montagerechnung geben Sie die bei Bestellung geleistete Anzahlung an: Restbetrag und Betrag im QR-Code passen sich automatisch an. Ein Rabatt wird in Prozent auf der betreffenden Position erfasst, und Ihre Zahlungsbedingungen («zahlbar innert 30 Tagen») werden unter der IBAN aufgedruckt.

Einen kleinen Einsatz verrechnen Sie gleich vor Ort: «Rechnung für Herrn Huber, Einstellen von zwei Türen und Ersatz eines Türbands, eine Stunde à 95 Franken, Ersatzteil 25 Franken, Anfahrt 40 Franken». Der Kunde erhält das PDF mit dem QR-Code, bevor Sie wegfahren.

Rechnungen, die nach 30 Tagen nicht bezahlt sind, werden Ihnen beim Öffnen der App in Erinnerung gerufen; der Verlauf pro Kunde zeigt, was beglichen ist. Die Auswertungen zeigen Ihren Umsatz pro Periode, und der Buchhaltungsexport (CSV/Excel) geht an den Treuhänder. Ihre Dokumente sind gesichert und begleiten Sie vom Handy bis zum Computer in der Werkstatt.

Die QR-Rechnung nach SIX-Standard ist seit dem 30. September 2022 der Schweizer Zahlungsstandard. Fele-facture erzeugt sie mit der strukturierten Adresse (Typ S), die die Version 2.3 der Norm seit dem 21. November 2025 verlangt; ab dem 30. September 2026 weisen die Banken unstrukturierte Adressen zurück (Quelle: SIX Group).

Die MWST zum Normalsatz von 8,1 % gilt für Schreinerarbeiten und Montagen, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind – obligatorisch ab 100'000 CHF steuerbarem Jahresumsatz (Quelle: ESTV). Darunter stellen Sie ohne MWST in Rechnung. Die App deckt beide Fälle ab und kann die MWST aus einem vereinbarten Preis inklusive MWST herausrechnen.

Die Pflichtangaben (Ihre Kontaktdaten und die UID, falls Sie im Handelsregister eingetragen sind, die Angaben des Kunden, eindeutige Nummer, Datum, Leistungsdetails, Gesamtbetrag in CHF, IBAN und QR) sind in der Vorlage enthalten. Rechnungen sind 10 Jahre aufzubewahren: Export und Sicherung sorgen dafür.