Rechnungssoftware für Reinigungsfirmen: Monatspauschalen, Endreinigung und QR-Rechnung in 30 Sekunden

Das Kerngeschäft sind die wiederkehrenden Verträge: Büros, Kanzleien, Treppenhäuser und Gemeinschaftsräume für Liegenschaftsverwaltungen, Ladengeschäfte, Arztpraxen. Jeden Monat die gleiche Rechnung – oder fast die gleiche, und das für jeden Kunden. Die Summe dieser vielen «fast» ergibt Stunden an Erfassungsarbeit.

Daneben stehen die Einzeleinsätze: Endreinigung mit Abnahmegarantie bei der Schlüsselübergabe, Reinigung nach Bauarbeiten, Fenster, Teppichshampoonierung, Instandstellung. Diese Leistungen laufen oft über eine Offerte, manchmal mit einer Anzahlung, und der Kunde möchte seine Rechnung noch am selben Tag – für seinen Umzug oder für die Wohnungsabgabe.

Eine Rechnungssoftware für Reinigungsfirmen muss deshalb wiederkehrende Leistungen in wenigen Sekunden neu in Rechnung stellen und die Rechnung für den Einzeleinsatz vor Ort erstellen. Genau dafür ist Fele-facture gemacht – ohne Lohnbuchhaltung und ohne Einsatzplanung, dafür sind andere Werkzeuge zuständig.

Ihre Stammkunden stehen im Kundenstamm. Für die Monatsrechnung öffnen Sie das Kundendossier, wählen «Rechnung stellen» – die Adresse ist bereits vorausgefüllt – und erfassen oder diktieren die Position des Monats («Büroreinigung, August 2026, Monatspauschale»). Die QR-Rechnung geht raus. Wenige Sekunden pro Kunde, vom Handy oder vom Computer aus; die Kundenhistorie zeigt Ihnen dabei den Betrag des Vormonats.

Sie diktieren lieber? «Rechnung an die Liegenschaftsverwaltung Müller, Treppenhausreinigung Liegenschaft Bahnhofstrasse 4, Monat August, Pauschale 520 Franken.» Fele-facture erstellt die Position, rechnet die MWST dazu, wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, und erzeugt den QR-Code, den die Buchhaltung der Verwaltung direkt einliest.

An Rechnungen, die nach 30 Tagen noch offen sind, erinnert Sie die App beim Öffnen – bei vielen kleinen Kunden verhindert genau das, dass eine Rechnung untergeht. Die Auswertungen (Tag, Woche, Monat, Jahr) zeigen den Umsatz ohne Tabellenkalkulation, und der Buchhaltungsexport als CSV oder Excel geht an den Treuhänder.

Bei einer Endreinigung erwartet der Kunde die Rechnung oft schon am Tag der Wohnungsabgabe. Sie diktieren oder fotografieren Ihren Einsatzrapport: «Komplettreinigung 3,5-Zimmer-Wohnung, Küche, Bad, Fenster, Pauschale 890 Franken, mit Abnahmegarantie bei der Schlüsselübergabe.» Die Rechnung kommt mit QR-Code heraus, und der Kunde bezahlt sie über sein E-Banking, noch bevor er die Schlüssel abgibt.

Die Offerte für eine Baureinigung oder eine Instandstellung erstellen Sie auf dieselbe Weise, einfach ohne QR-Zahlteil; sobald sie angenommen ist, wandeln Sie sie mit einem Fingertipp in eine Rechnung um – mit Ihrer automatischen Nummerierung. Eine geleistete Anzahlung wird auf der Schlussrechnung abgezogen, sodass nur noch der Restbetrag offen bleibt; einen Rabatt erfassen Sie in Prozent auf der betreffenden Position.

Ihre Dokumente sind gesichert und begleiten Sie vom Handy an den Computer: Die Rechnung, die Sie beim Kunden erstellt haben, liegt am Abend im Büro bereit.

Die QR-Rechnung nach SIX-Standard ist seit dem 30. September 2022 der Schweizer Zahlungsstandard. Fele-facture erstellt sie mit der strukturierten Adresse (Typ S), die Version 2.3 der Norm seit dem 21. November 2025 verlangt; ab dem 30. September 2026 werden die Banken unstrukturierte Adressen zurückweisen (Quelle: SIX Group).

Der Normalsatz der MWST von 8,1 % gilt für Reinigungsleistungen, sofern Sie mehrwertsteuerpflichtig sind – obligatorisch ist das ab 100'000 CHF steuerbarem Jahresumsatz (Quelle: ESTV). Ein kleiner Reinigungsbetrieb am Anfang stellt häufig ohne MWST Rechnung; die App beherrscht beide Fälle und rechnet die MWST auf Wunsch aus einem vereinbarten Bruttopreis heraus.

Die Pflichtangaben sind in der Vorlage angelegt: Ihre Angaben und Ihre UID, wenn Sie im Handelsregister eingetragen sind, die Angaben des Kunden, eine eindeutige Nummer, das Datum, die einzelnen Leistungen, das Total in CHF sowie IBAN und QR-Code. Rechnungen sind 10 Jahre aufzubewahren – Export und Sicherung sorgen dafür.